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公司合同管理流程操作手册

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司合同管理行为，明确合同管理各环节职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司及所属各部门、各分支机构对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件的管理。公司内部管理类文件不适用本手册。

1.3基本原则

合同管理遵循以下原则：

*合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

*审慎严谨原则：对待合同管理的每一个环节，均需保持高度的责任心和专业的审慎态度。

*风险控制原则：以识别、评估、防范和控制合同风险为核心，确保公司利益最大化。

*效率与效益平衡原则：在保证合同质量和风险可控的前提下，优化流程，提高效率，降低管理成本。

*全程管理原则：对合同的发起、谈判、起草、评审、审批、签署、履行、变更、终止、归档等全过程进行规范化管理。

二、合同管理组织与职责

2.1组织架构

公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的制度。设立合同管理领导小组，由公司主要领导担任组长，成员包括法务、财务、业务及相关职能部门负责人。日常合同管理工作由法务部门（或指定的合同管理部门，下同）牵头，各业务部门协同配合。

2.2职责分工

*法务部门：作为合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度及标准文本；组织合同评审；提供法律支持，审核合同的合法性、合规性及完整性；参与重大合同的谈判与起草；监督合同履行；处理合同纠纷；负责合同专用章的管理；组织合同管理培训及相关档案管理。

*业务部门：作为合同的发起部门和履行主体，负责合同项目的可行性论证；提出合同需求；参与合同谈判；起草或提供合同草案及相关背景资料；负责合同相对方的初步筛选与资质审查；跟踪合同履行过程，及时反馈履行中出现的问题；收集、整理和提交合同履行相关的证明文件。

*财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款、结算方式等财务相关条款进行审核；参与涉及大额资金支出或融资类合同的评审；根据合同约定办理收付款业务；对合同履行过程中的财务风险进行把控。

*其他相关部门：根据合同内容及部门职责，对合同中涉及本部门专业领域的条款进行审核并提出意见。

*审批人：根据公司授权权限，对合同进行审批，对所审批合同的合规性、可行性及风险承担相应责任。

三、合同管理流程

3.1合同发起与准备

3.1.1项目可行性与需求确认

业务部门在发起合同前，应进行充分的市场调研和项目可行性分析，明确合同目的、主要权利义务、预算及预期效益。对于重大或复杂项目，应形成可行性研究报告或项目立项批复。

3.1.2合同相对方选择与资质审查

业务部门负责选择合同相对方，并对其主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况、相关资质许可（如需要）等进行初步审查，索取并核实对方营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书、相关资质证书等文件。必要时，可进行实地考察或要求提供履约担保。

3.1.3合同意向与谈判

在正式起草合同前，业务部门可与相对方就合同主要条款进行初步洽谈，形成合同意向。重要合同的谈判应组成谈判小组，法务部门可根据需要参与。谈判过程中应注意记录，并形成谈判纪要。

3.2合同起草与评审

3.2.1合同起草

合同一般由业务部门根据谈判结果或合同意向起草，或由法务部门协助起草。优先使用公司发布的标准合同文本。如无标准文本，起草时应参照相关法律法规，确保合同条款齐全、内容明确、逻辑严谨、权责对等。合同文本应包括当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议方法等基本要素。

3.2.2内部评审

合同草案完成后，业务部门填写《合同评审表》，连同合同草案、相对方资质文件、谈判纪要及其他必要资料，按规定流程提交相关部门评审。

*业务部门初审：业务部门负责人对合同草案的真实性、完整性、与项目需求的一致性进行审核。

*法务部门审核：法务部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完备性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性等，并出具书面审核意见。

*财务部门审核：财务部门对合同的付款安排、税务处理、成本效益、资金风险等进行审核。

*其他部门审核：根据合同性质和内容，流转至其他相关部门进行专业审核。

评审部门应在规定时限内完成评审并反馈意见。对评审意见有异议的，由业务部门与相关部门协商解决，必要时由法务部门或上级领导协调。

3.3合同审批与签署

3.3.1审批流程

3.3.2审批权限

公司根据合同类型、金额、重要程度等因素，设定不同层级的审批权限，具体参照《公司合同审批权限表》执行。超