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企业办公用品采购与管理规范

一、规范适用范围与核心目标

本规范适用于企业内部各部门办公用品的采购申请、审批、采购执行、入库管理、领用发放及库存控制全流程，旨在通过标准化管理实现以下目标：

规范采购行为，保证办公用品采购的合规性、经济性；

优化库存结构，避免资源浪费与积压；

明确各部门职责，提高采购与管理效率；

保障办公用品质量，满足日常工作需求。

二、采购管理全流程操作细则

（一）需求提报与初审

需求发起

各部门根据实际工作需要，由指定负责人（或办公用品管理员）填写《办公用品需求申请表》（详见模板1），明确物品名称、规格型号、单位、需求数量、预计用途及需求日期。

对于常规办公用品（如A4纸、签字笔等），需求部门需按月度提报；对于临时性、紧急性需求（如会议物资、突发办公耗材短缺），需在需求说明中标注“紧急”，并注明原因。

部门初审

需求部门负责人（或授权人）对申请表的真实性、必要性进行审核，签字确认后，于每月25日前（紧急需求需2小时内）提交至行政部。

若需求存在重复提报、规格不明或数量不合理等情况，行政部有权退回并要求需求部门补充说明。

（二）需求汇总与采购计划制定

需求汇总

行政部每月28日前汇总各部门需求，结合《办公用品库存台账》（详见模板4）核对现有库存，形成《月度办公用品采购需求汇总表》，明确实际采购清单（避免重复采购）。

采购计划审批

行政部根据汇总表制定《月度办公用品采购计划》（详见模板2），注明采购物品清单、规格、数量、预估单价及总预算，提交至分管领导（*某某）审批。

单次采购金额超过5000元的，需额外提交至总经理（*某某）终审。

（三）供应商选择与采购执行

供应商管理

行政部建立《合格供应商名录》（详见模板5），优先选择与公司签订长期合作协议的供应商（如办公文具、耗材类供应商），合作周期一般为1年，到期评估后可续签或更换。

新供应商引入需提供营业执照、相关资质证明、产品报价单及样品，经行政部、财务部联合评审合格后方可纳入名录。

采购执行

常规采购：行政部根据审批通过的采购计划，向合格供应商下达采购订单，明确交货时间、地点、质量标准及付款方式。

紧急采购：可先通过电话/即时通讯工具与供应商确认需求，事后2个工作日内补签采购订单，保证采购留痕。

采购过程中需坚持“货比三家”原则，同等质量下优先选择价格优惠、服务良好的供应商，保留比价记录（如报价单、聊天截图）备查。

（四）入库验收与登记

实物验收

供应商送货至公司后，行政部指定验收人（*某某）与需求部门共同到场验收：

核对物品名称、规格型号、数量是否与采购订单一致；

检查物品外观、质量是否完好，无破损、无过期（如食品、墨盒类）；

对技术性较强的物品（如打印机、投影仪），需协同IT部门进行功能测试。

单据与系统登记

验收合格后，验收人填写《办公用品入库验收单》（详见模板3），签字确认后，供应商、行政部、财务部各留存一联。

行政部在1个工作日内将入库信息更新至《办公用品库存台账》，保证账实相符。

（五）领用发放与登记

领用流程

员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》（详见模板6），注明领用人、所在部门、物品名称、规格、数量、领用日期及用途。

部门常规办公用品（如纸张、文件夹等）由部门办公用品管理员统一领用，个人专用物品（如签字笔、计算器等）可由个人直接领用。

领用需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，普通办公用品每月领用不超过2次，贵重物品（如U盘、移动硬盘等）需经部门负责人审批。

发放与登记

行政部核对领用表与库存信息，确认无误后发放物品，领用人签字确认。

行政部每日更新《办公用品库存台账》，实时减少库存数量，保证“账、物、卡”三相符。

（六）库存盘点与报废处理

定期盘点

行政部每月末组织一次全面盘点，每季度末由财务部、行政部联合盘点，形成《办公用品盘点报告》（详见模板7）。

盘点发觉盘盈、盘亏或毁损的，需查明原因：属于管理不善的，由责任人承担相应损失；属于自然损耗的，提交分管领导审批后调整账目。

报废与处置

对于无法使用、过期或淘汰的办公用品（如旧打印机、损坏的办公椅），由行政部填写《办公用品报废申请表》（详见模板8），注明物品名称、数量、报废原因及评估价值，提交分管领导审批。

报废物品由行政部统一回收，可变卖的按废品处理收入上缴财务，不可变卖的按环保要求妥善处置，严禁私自丢弃或挪用。

三、常用管理表单模板

模板1：办公用品需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

部门负责人签字：

行政部初审意见：

日期：

日期：

模板2：月度办公用品采购计划

制定部门：行政部

制定日期：

月份：

序号

物品名称

规格型号

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————–

————–

1

2

分管领导审批：

总经理审批：

日期：

日期：

模板3：办公用品入库验收单

验收单号：

供应