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连锁超市盘点及库存管理规范

一、总则

库存，作为连锁超市运营的核心资产之一，其准确性与健康度直接关系到商品流转效率、资金占用成本、顾客满意度乃至企业整体的盈利能力。为确保库存数据的真实可靠，优化库存结构，降低运营风险，特制定本规范。本规范旨在为各门店及相关部门提供一套系统、严谨且具操作性的库存管理与盘点作业指引，适用于连锁超市所有商品的入库、存储、盘点、出库及相关的账务处理等环节。

二、库存管理基本原则

库存管理工作应遵循以下基本原则，以确保整个流程的有序与高效：

1.准确性原则：库存数据必须真实反映实际库存状况，这是所有库存管理决策的基础。任何环节的操作都应以确保数据准确为首要前提。

2.及时性原则：库存信息的记录、更新与反馈必须及时，以便管理层能够迅速掌握库存动态，及时调整采购与销售策略。

3.全面性原则：库存管理应覆盖所有商品品类及存储位置，确保无遗漏、无死角。

4.权责清晰原则：明确各岗位在库存管理各环节中的职责与权限，做到责任到人，便于追溯与考核。

5.效益最大化原则：在保证商品供应、满足顾客需求的前提下，通过科学管理，努力降低库存持有成本，加速资金周转，提升整体运营效益。

三、组织架构与职责分工

为确保库存管理工作的有效推行，需建立清晰的组织架构并明确各相关部门及人员的职责。

1.总部层面：

*采购部门：负责根据销售数据、库存水平及市场预测制定合理的采购计划，控制商品采购成本与到货周期，协同处理滞销品。

*营运部门：督导各门店的日常库存管理工作，包括商品陈列、排面整理、临期品管理等，推动库存优化方案的执行。

*财务部门：负责库存商品的价值核算，监督盘点过程的合规性，审核库存差异调整，参与库存减值准备的计提。

*信息部：负责库存管理系统（如ERP、WMS）的正常运行、维护与升级，确保数据流转顺畅与安全。

2.门店层面：

*店长：对门店整体库存管理负总责，审批门店盘点计划，协调解决盘点及库存管理中出现的重大问题。

*店助/库存主管：协助店长具体组织与实施门店的盘点工作，监督日常库存管理流程的执行，分析库存差异原因并提出改进措施。

*各课组组长：负责本区域商品的日常陈列、补货、排面整理、临期品检查与上报，带领组员完成本区域的盘点任务。

*收银员/理货员：参与商品的上架、理货、盘点等具体操作，及时反馈商品破损、临期、缺货等信息。

四、盘点作业流程规范

盘点是验证库存准确性的关键手段，必须严格按照规范流程执行。

1.盘点计划与准备：

*确定盘点范围与周期：根据商品特性、销售状况及管理需求，设定不同商品的盘点周期（如月度、季度、年度全面盘点，以及重点商品的不定期抽查）。明确每次盘点的具体范围，确保不重复、不遗漏。

*制定盘点时间表：明确盘点开始与结束时间、各区域完成时限、数据录入与核对截止时间等关键节点。

*人员组织与培训：组建盘点小组，明确各组员负责区域及职责。进行盘点前培训，内容包括盘点方法、数据记录规范、条码/货号识别、异常情况处理等。

*商品整理与准备：盘点前应对货架商品进行整理，确保排面整齐、价签与商品对应。仓库商品应按区域、分类码放，便于清点。暂停非必要的商品入库与出库操作（或做好详细记录以便区分）。

*盘点工具准备：准备好盘点表（手工盘点时）、手持终端（PDA）、计算器、笔、标签等工具，并确保PDA电量充足、系统正常。

2.盘点实施：

*初盘：盘点人员按照预定路线和方法（如“从上到下、从左到右”）对负责区域商品进行数量清点，将结果准确记录在盘点表或PDA中。注意区分正品、残次品、赠品，避免混淆。

*复盘：为保证准确性，可采用交叉复盘或指定专人复盘的方式，对初盘结果进行抽查或全面复核。复盘差异需及时与初盘人员共同确认。

*数据核对与录入：手工盘点时，需将盘点表数据准确录入至信息系统；使用PDA盘点时，确保数据上传成功。录入过程中需再次核对，防止录入错误。

3.盘点差异处理：

*差异查找：系统生成盘点差异报表后，库存主管应组织人员对差异较大的商品进行重点复盘，查找差异原因（如计数错误、录入错误、串码、破损未上报、内盗、外盗等）。

*差异确认与上报：经反复核对确认差异后，填写《库存差异报告表》，详细说明差异商品名称、规格、数量、差异原因分析等，按审批流程上报。

*账务调整：经审批同意后，由财务部门或指定人员根据《库存差异报告表》进行账务调整，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的处理，需符合公司财务制度及相关法规要求。

五、库存日常管理规范

日常细致的库存管理是维持库存准确性、提升运营效率的基础。

1.商品入库验收：

*严格执行收货流程，核对供应商送货单与采购订单是