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内部通知规范

一、内部通知规范概述

内部通知是组织内部进行信息传达、工作安排、政策宣导等的重要载体，其规范性直接影响信息传递的效率和准确性。本规范旨在明确内部通知的制作、发送、接收及归档等环节的要求，确保内部通知的统一性、严肃性和有效性。

二、内部通知制作规范

（一）格式要求

1.标题：简洁明了，概括通知核心内容，如“关于XX项目进度调整的通知”。

2.发文号：按照组织内部发文编号规则，唯一标识该通知。

3.发文机关：注明通知发布部门或单位全称。

4.主送机关：明确通知的主要接收对象，如“各部门负责人”、“全体员工”。

5.正文：分条列项，重点突出，语言精练。

6.落款：注明发文日期，并加盖发文机关印章或电子签章。

（二）内容要求

1.目的明确：清晰阐述发布通知的目的和意义。

2.依据充分：引用相关制度、规定或上级文件作为依据。

3.内容具体：明确工作要求、时间节点、责任人等关键信息。

4.语言规范：使用正式、严谨的书面语言，避免口语化表述。

三、内部通知发送规范

（一）发送渠道

1.电子邮件：适用于发送范围广、内容复杂的通知。

2.内部通讯系统：如企业微信、钉钉等，适用于即时性较强的通知。

3.纸质文件：适用于需要正式存档或重要程度较高的通知。

（二）发送流程

1.审核环节：通知在发送前需经过相关负责人审核，确保内容准确无误。

2.发送记录：详细记录发送时间、接收人、发送人等信息，便于后续查询。

3.催办机制：对重要通知设置催办提醒，确保信息及时送达并得到反馈。

四、内部通知接收与反馈规范

（一）接收要求

1.及时查收：接收人应在收到通知后第一时间查阅，确保不遗漏重要信息。

2.确认收到：通过邮件回复、内部系统确认等方式，向发送方确认已收到通知。

3.疑问反馈：如对通知内容存在疑问，应及时向发送方或相关负责人咨询。

（二）反馈机制

1.执行情况：接收人需在规定时间内反馈通知的执行情况，包括完成进度、存在问题等。

2.建议意见：鼓励接收人提出对通知内容或执行过程中的改进建议。

3.跟踪管理：发送方需对反馈信息进行跟踪管理，及时解决执行过程中的问题。

五、内部通知归档规范

（一）归档范围

1.所有正式发布的内部通知均需归档保存。

2.通知归档包括电子版和纸质版，确保存档的完整性和安全性。

（二）归档流程

1.整理分类：按照发文日期、部门、主题等进行分类整理。

2.标签标识：为每个归档文件添加清晰的标签，便于检索。

3.存档保管：将电子版存储在指定服务器，纸质版存放在档案室，确保存档环境安全、防火、防潮。

一、内部通知规范概述

内部通知是组织内部进行信息传达、工作安排、政策宣导、知识分享等的重要载体，其规范性直接影响信息传递的效率和准确性，关系到组织运营的顺畅度和成员工作的协同性。一个完善的内部通知规范体系，能够确保信息的权威性、一致性，并提升组织沟通的效率。本规范旨在详细明确内部通知在制作、审核、发送、接收、反馈及归档等各个环节的具体要求和操作指引，以促进组织内部沟通的标准化和高效化，确保各项信息能够准确、及时地传达至相关人员和部门。

二、内部通知制作规范

（一）格式要求

1.标题：简洁、明确、高度概括通知的核心内容。应使用能够准确反映通知主旨的词语，避免模糊不清或引起歧义的表述。例如：“关于调整第二季度部门会议时间的通知”、“关于组织XX技术培训报名的通知”。标题应置于通知正文之前，居中或左对齐，字号略大于正文。

2.发文号：按照组织内部统一的发文编号规则进行编排，用于唯一标识该通知。发文号通常包括发文机关代字、年份、发文顺序号。例如：“XX公司办发〔2023〕15号”。发文号应位于标题下方或页面右上角，居中排版。

3.发文机关：明确标注发布该通知的部门或单位全称。如果是由多个部门联合发文，需列出所有联合发文的部门名称。例如：“人力资源部”、“市场部”、“信息技术中心”。发文机关名称通常位于页面页脚居中或右下角，与发文号对应。

4.主送机关：清晰、准确地列出通知的主要接收对象。应根据通知内容确定主送范围，可以使用部门全称、岗位名称或人员群体。例如：“各部门负责人”、“全体员工”、“XX项目全体成员”。主送机关通常位于正文之前，标题下方或左上方，顶格书写或根据版面调整。

5.正文：这是通知的核心部分，内容应条理清晰、重点突出、语言精练、表达准确。

开头（事由）：简明扼要地说明发布通知的原因、背景或目的。例如：“为进一步规范公司内部文件流转，提高工作效率，现就文件管理相关规定通知如下：”。

主体（内容）：详细阐述通知的具体事项。根据内容复杂程度，可采用分条列项、分点说明或分步骤描述的方式。

分条列项：适用于列举事项、规定、要