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调档函

编号：

公司：

根据工作需要，我单位决定接收同志，请贵处

将其档案寄至人力资源部。

身份证号码：

邮寄地址：

邮政编码：

收件人：

电话：

调档函使用说明

调档函是一份正式文件，主要用于单位间因工作需要而进行的档案调动。以下是对调档函

（标准版模板）的详细使用说明，旨在帮助用户正确填写和使用该文件。

一、文件基本信息

调档函包含编号、公司名称、接收人信息、邮寄地址、邮政编码、收件人及电话等关键信

息。这些信息是档案调动过程中的重要依据，必须准确无误地填写。

二、填写说明

编号：此栏用于填写调档函的唯一编号，以便于管理和追踪。编号的编制应遵循单位内部

的编号规则，确保其唯一性和可追溯性。

公司：此处应填写需要寄出档案的单位名称，即档案所在单位。填写时需确保单位名称准

确无误，与公章或官方文件上的名称一致。

接收人信息：

同志：填写被接收人的姓名，需与身份证上的姓名一致。

身份证号码：准确填写被接收人的身份证号码，这是确认身份的重要依据。

邮寄地址：填写接收档案的人力资源部的具体地址，包括街道名称、门牌号等详细信息。

确保地址准确无误，以便档案能够顺利送达。

邮政编码：根据邮寄地址填写对应的邮政编码，有助于加快邮件的投递速度。

收件人：填写人力资源部负责接收档案的具体人员姓名，以便在档案送达时能够及时联系

到相关人员。

电话：填写人力资源部的联系电话，包括区号和电话号码。确保电话畅通，以便在需要时

能够及时沟通。

三、使用注意事项

准确性：在填写调档函时，务必确保所有信息的准确性。任何错误或遗漏都可能导致档

调动失败或延误。

正式性：调档函是一份正式文件，应使用单位正式信头纸打印，并加盖单位公章。这有助

于确保文件的正式性和法律效力。

及时性：在确定需要调动档案后，应尽快填写并发出调档函。同时，与档案所在单位保持

沟通，确保档案能够按时寄出。

保密性：档案中包含个人敏感信息，因此在档案调动过程中应严格遵守保密规定，确保档

案信息不被泄露。

跟进与确认：在发出调档函后，应定期跟进档案的寄送情况，并与接收单位确认档案是否

已安全送达。如有需要，可要求接收单位提供档案送达的证明。

通过遵循以上使用说明，用户可以正确填写和使用调档函，确保档案调动过程的顺利进

行。