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行政文书写作规范与格式范例

行政文书作为机关、企事业单位在日常行政管理和公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、政策执行效果乃至单位形象。因此，掌握行政文书的写作规范，熟悉其常用格式，对于提升公务处理能力至关重要。本文将系统阐述行政文书写作的基本原则、通用规范，并结合常见文种提供格式范例，以期为相关从业人员提供实用参考。

一、行政文书写作的基本原则

行政文书的写作并非随意为之，它遵循着一系列经过长期实践检验的基本原则，这些原则是保证文书质量的基石。

（一）准确规范原则

准确是行政文书的生命线。这要求内容必须真实可靠，数据无误，观点明确，政策依据充分。遣词造句必须规范，避免使用模糊、歧义或生僻的词语。同时，文书的格式、称谓、编号、印章等也必须符合既定标准，不容许随意更改。任何一点疏漏或偏差，都可能导致理解错误、决策失误，甚至产生不良后果。

（二）简明扼要原则

行政工作讲究效率，文书写作亦应如此。要用最精炼的语言表达最核心的内容，避免空话、套话、废话，力戒冗长繁琐。做到言简意赅，直奔主题，让读者能够迅速抓住要点，理解意图。这需要作者具备较强的概括能力和语言驾驭能力。

（三）庄重得体原则

行政文书代表着发文机关的权威和形象，因此其语言风格必须庄重、严肃、客观。应使用规范的书面语，避免口语化、随意化的表达。同时，要根据行文对象的身份、级别以及行文目的，选择恰当的语气和措辞，做到得体适度，既不卑不亢，又能体现应有的尊重。

（四）逻辑清晰原则

一篇合格的行政文书，其结构必须严谨，层次必须分明，逻辑必须严密。无论是提出问题、分析问题还是解决问题，都应条理清晰，论证充分，因果关系明确。观点与材料要统一，论据要支持论点，避免出现逻辑混乱或自相矛盾的情况。

（五）时效观念原则

行政工作往往具有较强的时效性，行政文书的写作和传递也应及时、迅速，以适应工作需要。对于紧急事项，必须优先处理，确保文书能够在规定时间内发挥其应有的作用。同时，文书内容也应反映最新的情况和政策精神。

二、行政文书通用格式规范

行政文书的格式是其规范性的重要体现，统一的格式有助于提高文书处理效率，保证信息传递的准确性。以下是行政文书通用的格式要素及规范：

（一）标题

标题应准确概括文书的主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成，如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。标题应简明扼要，避免过长。字体通常选用方正小标宋简体，字号为二号，居中排布。

（二）主送机关

主送机关是指文书的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关的统称。主送机关顶格写在正文之上，其后加冒号。如为普发性文件，主送机关可使用“各部门、各单位：”等。

（三）正文

正文是文书的核心部分，承载着文书的具体内容。其结构一般包括开头、主体、结尾三部分。

*开头：通常说明发文的依据、目的、原因或背景。

*主体：详细阐述文书的具体事项、意见、要求或情况。内容较多时，可分条列项，但应避免过度琐碎。

*结尾：根据文种不同，可提出希望、要求、请求批复、表示感谢或说明施行日期等。

正文一般使用三号仿宋_GB2312字体，每自然段左空二字，回行顶格。行距通常设定为28磅或单倍行距。

（四）附件

如文书内容较多或需要附带说明材料，可在正文之后列出附件。附件名称后不加标点符号。标注方式为：“附件：1.XXXXX”（如有多个附件，应标明序号）。附件应与主件一并装订。

（五）发文机关署名

发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文（或附件说明）的右下方。

（六）成文日期

成文日期即文书的签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排，与发文机关署名居中对齐。

（七）印章

公开发布的正式行政文书，必须加盖发文机关印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（八）抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓文书内容的其他机关，标注在成文日期之下，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（九）页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

（十）用纸及装订

行政文书用纸一般采用A4型纸（210mm×297mm）。装订应规范，左侧装订，不掉页。

三、常见行政文书格式范例与写作要点

（一）通知

适用范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机