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标准化办公文件撰写及管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为进一步规范公司内部办公文件的撰写流程与管理行为，提升文件质量与流转效率，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，保障公司各项工作有序开展，依据国家相关公文处理规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各部门、各下属单位所有以公司名义对外发出或内部流转的各类正式办公文件的撰写、审核、签发、编号、登记、流转、分发、使用、保管、归档与销毁等环节。临时性、非正式的便签、记录等不纳入本办法严格管理范畴，但提倡参照执行基本规范。

第三条基本原则

办公文件撰写及管理应遵循以下原则：

1.准确规范原则：内容真实准确，表述严谨规范，格式符合标准，避免歧义与疏漏。

2.高效实用原则：注重实效，简明扼要，便于阅读、理解和执行，提高工作效率。

3.安全保密原则：严格遵守公司保密规定，对涉密文件采取相应保密措施，防止信息泄露。

4.统一管理原则：文件的创制、流转、保管、归档等环节应在统一规范下进行，确保管理有序。

第二章文件撰写规范

第四条文件格式

1.纸张规格：统一采用A4型纸张。

2.页边距：上、下、左、右页边距宜设置为常规值，确保页面整洁、留白适中。

3.字体字号：标题一般采用二号或小二号黑体；正文一般采用三号或小三号仿宋_GB2312；正文中的小标题可根据层级采用四号黑体或楷体。具体字号可根据文件篇幅和阅读便利性在规范框架内微调。

4.行距：正文行距一般设置为固定值或单倍行距，确保阅读舒适，避免过密或过疏。

5.页码：文件若超过一页，应在页面底端居中或右侧标注页码。

6.落款：包括发文部门名称和成文日期，一般右对齐。成文日期以领导签发日期为准，用中文大写或阿拉伯数字规范书写。

第五条常用文种及撰写要求

1.通知：适用于批转下级部门的文件，转发上级部门和不相隶属部门的文件，发布规章，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。撰写时应明确通知的事项、依据、要求和执行时限。

2.报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级部门的询问。报告应一事一报，内容真实具体，重点突出，不夹带请示事项。

3.请示：适用于向上级部门请求指示、批准。请示必须一文一事，理由充分，事项明确，提出的请求应具体可行。一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄送形式。

4.函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的语言应简洁明了，语气得体。

5.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。应准确反映会议内容，突出重点，条理清晰，与会人员的主要观点和决定事项需明确记录。

第六条内容要求

1.主题明确：文件应有明确的主题和核心观点，开门见山，直奔主题。

2.逻辑清晰：内容安排应条理清楚，层次分明，结构合理，论证严密。

3.语言规范：使用规范的书面语，用词准确、简洁、庄重、得体，避免使用口语、网络用语及不规范简称。标点符号使用正确。

4.数据准确：引用数据、案例应真实可靠，必要时注明来源。

5.篇幅精炼：在保证内容完整的前提下，力求简短精炼，避免冗长空洞。

第七条撰写流程

1.拟稿：由相关业务人员根据工作需要起草文件初稿，拟稿人应对文件内容的真实性、准确性负责。

2.审核：拟稿完成后，应由部门负责人或指定人员进行审核。审核重点包括：是否符合政策法规和公司制度、内容是否准确完整、格式是否规范、语言是否得体等。

3.签发：审核通过的文件，应按照公司规定的审批权限报请相关领导签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式文件流转。

第三章文件管理规范

第八条文件编号

公司各类正式文件应按照统一规则进行编号，以便于识别、追溯和管理。编号规则由公司综合管理部门（或指定部门）制定并监督执行。编号一般包含发文年份、发文部门代号、文种代号及顺序号等要素。

第九条文件登记

1.收文登记：收到外来文件或内部重要文件时，应及时进行登记，记录文件名称、编号、来源、收文日期、份数、处理情况等信息。

2.发文登记：发出正式文件时，应进行发文登记，记录文件名称、编号、去向、发文日期、份数、签发人等信息。

第十条文件流转

1.文件流转应遵循便捷、高效、保密的原则，严格按照规定的程序和范围传递。

2.涉密文件和重要内部文件的传递应采取保密措施，专人负责，确保安全。

3.文件在流转过程中，接收人应在文件处理单上签字确认，明确责任。

第十一条文件分发与使用

1.文件分发应根据内容需要和工作权限确定分发范围和份数，避免滥发。

2.借阅、复制文件应履行相应手续，经相关负责人批准。涉密文件的借阅、复制需严格控制