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合同管理流程标准化指南

前言

本指南旨在规范企业合同全生命周期管理，降低合同风险，提高合同管理效率，保证合同签订、履行、变更及归档等环节的合规性与标准化。本指南适用于企业各部门（包括法务、业务、财务、行政等）的合同管理工作，涵盖采购、销售、服务、合作等各类合同类型，为企业合同管理提供清晰的操作指引。

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业内部所有涉及合同管理工作的场景，具体包括但不限于：

业务场景：企业对外采购物资/服务、销售产品/服务、开展项目合作、签订保密协议等需签订合同的场景；

管理场景：合同起草、评审、谈判、签署、履行跟踪、变更、归档等全流程管理；

风险防控场景：合同条款审核、法律风险排查、履约异常处理等。

无论是新签合同、续签合同还是补充合同，均需遵循本流程规范。

二、标准化操作流程详解

合同管理流程分为合同立项与起草、合同评审、合同谈判与签署、合同履行与跟踪、合同变更与解除、合同归档六个核心环节，各环节需严格按步骤执行，保证责任到人、流程清晰。

（一）合同立项与起草

操作步骤：

需求提出：业务部门根据业务需求（如采购需求、合作需求），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、预算金额、履行期限等核心内容，部门负责人签字确认后提交至法务部门。

合作方背景调查：法务部门协同业务部门对合作方主体资格进行审查，包括：

核实合作方是否为合法注册的企业/组织（查验营业执照、经营许可证等）；

评估合作方履约能力（如财务状况、过往履约记录、行业口碑）；

确认合作方签约代表是否具备合法授权（如授权委托书、法定代表人身份证明）。

合同起草：业务部门根据立项申请及合作方沟通结果，起草合同文本，内容需包含以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/签约代表信息）；

合同标的（货物/服务/项目的具体名称、规格、数量、质量标准）；

权利义务（双方主要权利、义务及履行期限）；

价格与支付方式（金额、计价方式、支付条件、账户信息）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；

保密条款（如适用）、不可抗力条款、合同生效条件及期限。

起草完成后，部门负责人审核内容完整性，提交法务部门。

（二）合同评审

操作步骤：

法务初审：法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性及逻辑性，包括：

主体资格是否有效，签约权限是否充分；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定清晰。

法务部门出具《合同评审意见表》，标注修改意见并反馈至业务部门。

业务部门复审：业务部门根据法务意见修改合同文本，重点审核业务条款的准确性（如标的数量、质量标准、履行时间），保证与业务需求一致。

财务评审：财务部门审核合同中的财务条款，包括：

价格是否符合预算审批流程；

支付方式与企业财务制度是否冲突（如发票要求、税务处理）；

保证金、违约金等金额的合理性。

会签审批：法务、业务、财务部门评审通过后，根据合同金额及重要性提交至对应层级负责人审批（如部门负责人、分管副总、总经理），重大合同需提交至企业决策委员会审议。

（三）合同谈判与签署

操作步骤：

谈判准备：业务部门与法务部门共同制定谈判方案，明确谈判底线、核心诉求及备选方案，准备合作方背景资料及合同草案。

合同谈判：双方就合同条款进行协商，重点沟通价格、履行期限、违约责任等争议条款，谈判过程需形成《会议纪要》，记录关键共识及分歧点。

文本定稿：谈判达成一致后，业务部门根据谈判结果修改合同文本，经法务部门最终审核确认，形成正式合同文本（一式多份，双方各执一份，企业留存至少两份）。

签署与用印：

合同签署需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章/合同专用章（骑缝章）；

用印前需核对合同文本与审批版本是否一致，签署人身份及授权权限是否有效，填写《合同用印申请表》，经行政管理部门审核后盖章。

（四）合同履行与跟踪

操作步骤：

履行交底：业务部门在合同生效后3个工作日内，向法务、财务及相关部门履行交底，明确合同履行节点（如交付时间、验收标准、付款时间）、责任分工及风险提示。

履约监控：业务部门按合同约定履行义务，并跟踪合作方履约情况，重点监控：

货物/服务交付时间、质量是否符合约定；

付款进度是否按节点支付；

合作方是否存在违约行为（如延迟交付、质量不达标）。

每月填写《合同履行跟踪表》，记录履约进度及异常情况，及时上报部门负责人。

验收与确认：合同履行完毕后，业务部门组织相关部门（如技术、质检）按约定标准进行验收，形成《验收报告》，由双方签字确认作为付款依据。

（五）合同变更与解除

操作步骤：

变更申请：因业务需求变化或不可抗力需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对合同金额、