企业行政采购审批流程与标准模板.docVIP

企业行政采购审批流程与标准模板

一、适用范围与典型场景

本模板适用于各类企业行政类采购的全流程管理，涵盖日常办公用品采购、固定资产（如办公设备、家具）采购、服务类采购（如保洁、维修、会务支持）等场景。无论是常规月度采购、临时应急采购（如突发设备故障），还是年度框架协议采购，均可通过标准化流程保证采购合规性、效率与成本控制。涉及部门包括使用部门、行政部、财务部、管理层及供应商，适用于中小型至大型企业行政采购场景。

二、审批流程分步详解

（一）需求发起与初审

填写采购申请

使用部门根据实际需求（如新员工入职需配置办公文具、部门设备老化需更换），填写《行政采购申请表》（详见模板三），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及紧急程度（普通/紧急）。

示例：市场部申请采购10台“联想ThinkPad14英寸笔记本电脑”，用于新员工入职，预算单价6000元，总预算60000元，期望10个工作日内交付。

部门负责人初审

使用部门负责人（如市场部经理）对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至行政部。

关键动作：重点核查“是否为重复采购”“是否有替代方案”“预算是否在部门年度预算额度内”。

（二）行政部复核与预算匹配

需求与预算复核

行政部收到申请后，1个工作日内完成复核：

核对采购物品/服务是否符合企业行政采购目录（如禁止采购非必需奢侈品）；

查询历史采购价格，评估预估单价合理性（如参考近3个月同类采购均价）；

确认预算是否在行政部年度采购预算范围内，若超预算，需标注“超预算申请”并启动额外审批流程。

紧急采购特殊处理

若标注“紧急采购”（如突发办公设备故障影响业务），行政部可直接启动供应商询价，同步补办审批手续，保证24小时内完成需求对接。

（三）供应商选择与比价

供应商筛选

行政部根据采购类型确定供应商来源：

日常办公用品：优先从企业合格供应商名录（如合作多年的文具商、电商平台企业采购账户）中选择；

固定资产/服务类采购：需从3家及以上供应商获取报价，保证竞争充分。

比价与议价

行政部整理供应商报价单，对比价格、质量、交付周期、售后服务等维度，形成《采购比价表》（详见模板三），必要时与供应商议价（如批量采购要求折扣）。

要求：单价差异超10%时，需书面说明原因（如市场波动、定制化服务）。

（四）审批权限分级

根据采购金额划分审批层级，保证权责匹配：

采购金额（人民币）

审批权限

5000元以下

使用部门负责人+行政部经理（行政部经理）

5000-20000元

使用部门负责人+行政部经理+财务部（财务部经理）

20000-50000元

使用部门负责人+行政部经理+财务部+分管副总（分管副总）

50000元以上

使用部门负责人+行政部经理+财务部+分管副总+总经理（总经理）

注：紧急采购可“先采购后审批”，但需在采购后24小时内补齐审批手续，由行政部书面说明紧急原因。

（五）合同签订与订单下达

合同拟定

采购金额超10000元或涉及服务类采购（如年度保洁服务），需签订正式采购合同，明确双方权利义务（物品规格、价格、交付时间、验收标准、违约责任等）。合同由行政部拟定，法务部（若有）审核后，按审批权限签字盖章。

订单下达

审批通过后，行政部向供应商下达《采购订单》（模板三），同步抄送财务部和使用部门，订单需与合同/报价单关键信息一致（型号、数量、价格、交付时间）。

（六）执行与验收

交付与核对

供应商按约定时间交付物品/服务，使用部门、行政部共同现场核对：

物品类：检查数量、规格型号、外观质量、配件是否齐全（如笔记本电脑需核对原装电源、保修卡）；

服务类：确认服务范围、人员资质（如保洁公司需提供员工健康证）、服务标准（如每日办公区域清洁次数）。

验收确认

核对无误后，三方（使用部门、行政部、供应商）签字确认《行政采购验收单》（模板三），标注“验收合格”及交付日期。若存在质量问题，需在单据上注明“不合格”并要求供应商限期更换/整改。

（七）付款与档案归档

付款申请

行政部凭《采购申请表》《采购订单》《验收单》《发票》（发票抬头、税号需与企业一致）向财务部申请付款。财务部审核单据完整性后，按企业付款流程安排转账（如月度集中支付或货到付款）。

档案归档

所有采购相关单据（申请表、比价表、合同、订单、验收单、发票）由行政部整理存档，保存期限不少于3年，电子档案同步备份至企业共享服务器，便于后续审计与查询。

三、标准模板与填写说明

模板一：行政采购申请表

申请部门

使用部门

申请人

申请日期

期望交付时间

紧急程度

采购物品/服务明细

序号

名称

规格型号

1

2

预算来源□部门年度预算□行政部专项预算□其他：_____________

附件清单□报价单□需求说明□其他：____