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客户资料档案及合同信息模板使用指南
一、模板概述与适用对象
本模板旨在帮助企业系统化管理客户基础资料及相关合同信息，实现客户信息的规范化存储、高效化查询与动态化更新。适用于销售、客服、法务、财务等多部门协同场景，尤其适合客户数量较多、合作周期较长或需严格合规管理的企业，如零售、服务、制造等行业。通过统一模板结构，可避免信息遗漏、降低沟通成本，并为后续客户分层、合作优化、风险防控等提供数据支撑。
二、模板使用流程详解
（一）客户资料建档：从信息收集到档案创建
信息收集前置准备
明确必填项：根据客户类型（如企业客户/个人客户）确认核心信息需求，企业客户需包含统一社会信用代码、法人代表、开户行等；个人客户需包含身份证号、联系方式等。
信息核验真实性：通过官方渠道（如“国家企业信用信息公示系统”）验证企业客户资质，对个人客户身份证信息进行交叉核验，避免虚假信息录入。
填写《客户资料档案表》
按模板字段逐项录入，保证“客户基本信息”“联系信息”“合作背景”等模块内容完整，特殊需求（如合同签订偏好、付款条件）可在“备注”栏详细说明。
示例：新客户“科技有限公司”建档时，需填写统一社会信用代码A0567”，法人代表“*总”，开户行“中国银行北京分行朝阳支行”等关键信息。
档案分类与编号
按客户类型（企业/个人）或行业属性进行分类，档案编号规则建议为“客户类型简称-年份-序号”（如“企-2024-001”），保证编号唯一性。
归档与权限设置
电子档案存储至指定服务器文件夹（如“客户档案/2024/企业客户/”），设置查看、编辑权限（如销售部可编辑，客服部仅可查看）；纸质档案装入档案盒，标注编号及客户名称，存放于文件柜并登记出入库记录。
（二）合同信息录入：从合同签订到关联归档
合同基础信息登记
签订合同后1个工作日内，在《合同信息管理表》中录入合同编号（规则建议为“HT-年份-客户编号-序号”，如“HT-2024-企-001-01”）、合同名称（如“产品采购合同”）、签订日期、双方主体信息等基础内容。
核心条款与关联信息填写
重点填写“合同金额”“履行期限”“付款方式”“主要权利义务”等条款，明确合同履行节点（如验收时间、付款节点）。
在“关联客户档案编号”栏填写对应客户编号（如“企-2024-001”），实现客户资料与合同的自动关联。
履行状态跟踪与更新
按月更新合同履行进度，在“履行状态”栏选择“进行中/已完成/已解除”，并在“进度说明”中记录关键节点（如“2024-03-15：完成首批交付”）。
涉及合同变更（如金额调整、期限延长）时，需填写《合同变更审批表》，审批通过后同步更新《合同信息管理表》并标注变更日期及原因。
合同归档与备份
电子合同扫描件（含双方签字页）与《合同信息管理表》一并存储，路径建议为“合同档案/2024/企-001-科技有限公司/”；纸质合同原件按编号顺序存放，与客户档案分区管理。
（三）日常维护与动态更新
定期信息复核
每季度对客户联系信息（电话、地址等）进行电话回访复核，保证信息准确性；客户合作状态发生重大变化（如停业、破产）时，立即更新档案并标注“终止合作”。
跨部门协同更新
销售部负责客户合作背景、需求变更等信息更新；财务部负责付款记录、应收账款信息补充；法务部负责合同履行异常、纠纷处理情况登记，保证各部门信息同步。
历史数据追溯
对客户信息及合同内容的每次修改，需保留操作记录（包括修改人、修改时间、修改前后内容），便于追溯问题源头。
三、客户资料档案表模板
客户资料档案表
模块
字段名称
填写说明
示例
基本信息
客户编号
按分类规则唯一编号
企-2024-001
客户名称/姓名
企业客户全称/个人客户真实姓名
科技有限公司/*女士
客户类型
企业客户/个人客户
企业客户
统一社会信用代码/身份证号
企业填写信用代码，个人填写身份证号A0567/110101
联系信息
注册地址/居住地址
详细到省市区街道
北京市朝阳区路号/上海市浦东新区路弄
联系人
企业客户对接人姓名
*经理
联系电话
常用手机号（需核验）
1385678
邮箱/传真
非必填，如需填写需保证准确
examplecompany/
合作背景
合作起始时间
首次合作日期
2024-01-15
合作项目/产品
主要合作内容
办公设备采购
客户来源
线上推广/客户转介绍/展会等
客户转介绍
客户等级
按合作金额/重要性划分（如A/B/C类）
A类客户
重要日期
合同到期日
最新合作合同到期时间
2024-12-31
联系人生日
个人客户联系人生日（用于维护关系）
1985-05-20
备注信息
特殊需求
如合同签订需纸质盖章、付款周期要求等
需提供17%增值税专用发票
风险提示
如客户历史逾期、涉诉记录等
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