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企业内外部通讯细则制度

一、总则

企业内外部通讯细则制度旨在规范公司内部及外部沟通行为，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升工作效率，维护企业形象。本制度适用于公司全体员工及授权的外部合作伙伴。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.公司内部通讯主要采用企业微信、钉钉等即时通讯工具。

2.日常行政事务及工作协调通过邮件进行。

3.紧急事务或重大事项需通过电话、视频会议等方式快速响应。

（二）通讯规范

1.内部邮件及即时消息需遵循以下原则：

(1)标题明确，内容简洁，避免冗长。

(2)重要事项需抄送相关同事或部门负责人。

(3)保密信息需标注“机密”或“内部资料，请勿外传”。

2.电话沟通需注意：

(1)通话前准备充分，控制通话时间。

(2)接听电话时，应确认对方身份及事由，及时记录关键信息。

3.视频会议需遵守：

(1)提前测试设备，确保网络稳定。

(2)开会期间保持专注，避免无关干扰。

三、外部通讯管理

（一）客户沟通

1.客户服务主要通过官方客服热线、在线客服系统及邮件进行。

2.回复客户咨询需遵循以下步骤：

(1)确认客户身份及需求。

(2)提供专业、礼貌的答复，避免使用模糊或推诿语言。

(3)复杂问题需记录并转交相关部门处理。

（二）合作伙伴沟通

1.与供应商、经销商等合作伙伴的沟通需通过指定的对接人进行。

2.合作信息传递需确保：

(1)内容完整，包括合作条款、交付标准等。

(2)定期跟进，及时解决合作中的问题。

（三）媒体及公众沟通

1.媒体问询需由市场部统一处理，未经授权不得擅自发布公司信息。

2.公众反馈或投诉需通过官方渠道收集，并按流程转交相关部门跟进。

四、保密与安全

（一）保密要求

1.员工需妥善保管客户信息、公司内部数据等敏感资料。

2.外部通讯中涉及商业机密的内容需加密处理或通过安全渠道传递。

（二）安全措施

1.定期更新通讯工具的密码，避免使用弱密码。

2.严禁通过个人邮箱或非公司渠道传递工作信息。

五、监督与执行

（一）责任部门

公司行政部负责本制度的监督执行，定期检查通讯记录及合规情况。

（二）违规处理

1.违反本制度的行为将根据公司相关规定进行处罚，包括但不限于警告、降级等。

2.涉及泄密等严重违规行为，将移交相关部门处理。

六、附则

本制度自发布之日起施行，行政部负责解释及修订。

一、总则

企业内外部通讯细则制度旨在规范公司内部及外部沟通行为，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升工作效率，维护企业形象。本制度适用于公司全体员工及授权的外部合作伙伴。通过明确通讯渠道、规范用语、强化保密措施，构建高效、安全的沟通环境。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.公司内部通讯主要采用企业微信、钉钉等即时通讯工具。

(1)企业微信/钉钉主要用于日常工作沟通、文件共享、任务分配及团队协作。

(2)通讯工具需绑定员工工号，便于记录和追溯。

2.日常行政事务及工作协调通过邮件进行。

(1)邮件适用于正式通知、报告提交、跨部门协调等场景。

(2)邮件地址格式统一为：[员工姓名][部门缩写]@公司域名。

3.紧急事务或重大事项需通过电话、视频会议等方式快速响应。

(1)电话沟通适用于需要即时反馈或紧急处理的事项。

(2)视频会议适用于远程团队协作、重要项目讨论等。

（二）通讯规范

1.内部邮件及即时消息需遵循以下原则：

(1)标题明确：邮件标题应简洁概括内容，如“项目A进度报告-2023年11月”。即时消息标题或主题需直接点明事由。

(2)内容简洁：避免冗长段落，采用分点或列表形式表达。每条消息或邮件篇幅建议控制在3-5屏内。

(3)抄送相关方：重要事项需抄送（CC）相关同事或部门负责人，确保信息透明。例如，跨部门合作邮件需抄送双方部门主管。

(4)保密标注：涉及敏感信息（如客户数据、财务数据）的内容需标注“机密”或“内部资料，请勿外传”，并设置阅后即焚或仅授权人员查看权限。

2.电话沟通需注意：

(1)通话前准备：确认通话目的，列明要点，控制通话时长（建议不超过5分钟的工作电话）。

(2)接听规范：接听电话时，应先确认对方身份及事由，如“您好，这里是市场部张三，请问有什么可以帮您？”

(3)记录关键信息：通话中需记录要点，如待办事项、时间节点、联系方式等，并在通话后及时同步至工作系统（如企业微信日志、钉钉备忘录）。

3.视频会议需遵守：

(1)设备测试：会议前10分钟测试网络、摄像头、麦克风等设备，确保音视频正常。

(2)着装与环境：保持专业形象，选择安静背景，关闭不必要的通知和背景声音。

(3)会议纪律：准时参会，发言时先举手或在主持人示意下发言，避免打断他人。会议结束后整理会议纪要并同步给未参