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行政机关档案管理规范操作指引

档案作为行政机关各项工作的历史记录，是依法行政、科学决策和维护机关历史真实面貌的重要依据。规范档案管理，对于提升机关工作效能、保障信息安全、传承历史文化具有不可替代的作用。本指引旨在结合实践经验，为行政机关档案管理工作提供一套系统、清晰、可操作的行为规范，以期推动档案管理工作的标准化与精细化。

一、档案的形成与收集：源头控制，确保齐全

档案管理的基础在于前端控制，确保每一环节产生的有价值文件材料都能被及时、完整地捕获。

文件材料的形成：各部门在日常工作中形成的各类文件材料，是档案的源头。工作人员在起草、办理文件时，应严格遵循公文处理规范，确保文件格式标准、内容真实、手续完备。特别注意，对于具有查考利用价值的过程性材料、附件材料，亦应一并收集，避免重要信息缺失。

档案的及时收集：各项工作结束后，承办人员应主动将办理完毕的文件材料收集齐全，整理后向本单位档案管理部门或档案员移交。档案管理部门（或档案员）应明确收集范围、时限和要求，定期检查各部门文件材料的收集情况，对遗漏或不规范之处及时督促整改。对于专项工作、重大活动形成的档案，应指定专人负责，确保全程跟踪收集，做到“活动结束，档案齐全”。

二、档案的整理与归档：科学有序，规范入藏

整理归档是档案管理的核心环节，直接关系到档案的质量和后续利用效率。

系统分类：依据国家及行业档案分类标准，结合本机关职能特点和工作实际，制定科学合理的档案分类方案。分类应遵循文件材料的形成规律，保持内在联系，便于管理和利用。通常可采用年度、组织机构（或职能）、问题等复合分类法。分类方案一旦确定，应保持相对稳定。

规范编号：在分类基础上，对每份档案进行编号，赋予其唯一的“身份标识”。编号应体现分类逻辑，简洁明了，便于识别和检索。案卷（或件）号、页号的编制应准确无误，符合规范。

有序排列：按照档案形成的时间顺序、重要程度或逻辑关系，对同一类别、同一编号序列的档案进行系统排列，使案卷（或件）之间层次分明、联系紧密。

编目著录：为每卷（或件）档案编制目录，详细著录档案的基本信息，如文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、分类号、档号等。著录应准确、规范、详尽，为档案检索提供关键依据。目录可以是纸质的，也应积极推进电子化目录的编制。

装订装盒：对已整理好的档案，应根据其载体特性和保管要求进行规范装订。装订要牢固、整齐、美观，便于翻阅。装订后的档案应装入符合标准的档案盒，并在盒脊、盒面填写规范的档号、题名等信息。

定期归档：各部门应在规定时间内（通常为次年上半年），将上一年度形成的、已整理完毕的档案向档案管理部门正式移交归档。交接双方应办理严格的交接手续，填写交接文据，明确责任。

三、档案的保管与保护：安全第一，延年益寿

档案保管的首要任务是确保档案的实体安全和信息安全，延长档案的寿命。

库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控报警系统。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

科学存放：档案应按照档号顺序整齐排列在档案柜中，柜架摆放合理，便于存取和通风。不同保管期限、不同载体的档案应尽可能分开存放。珍贵档案、特殊载体档案应设专库或专柜重点保管。

定期检查：建立档案定期检查制度，对档案的保管状况进行巡查，及时发现和处理档案霉变、虫蛀、破损等问题。对库房温湿度进行日常监测和调控。

数字化保护：积极推进档案数字化工作，对重要档案进行扫描、著录、存储，建立数字档案库。数字档案应采用符合标准的格式，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并做好异地备份和异质备份。

四、档案的利用与服务：活化资源，发挥价值

档案利用是档案工作的最终目的，应在确保安全保密的前提下，积极提供高效便捷的服务。

健全利用制度：制定完善的档案利用管理制度，明确利用范围、条件、手续和审批权限。严格遵守国家保密法律法规，确保涉密档案的安全。

规范利用手续：单位内部人员查阅档案，需履行相应的借阅登记手续；外部单位或个人查阅，须持有效证件和单位介绍信，经批准后方可查阅。查阅涉密档案，必须严格按照保密规定执行。

提供多元服务：根据利用需求，提供档案阅览、复制、摘录、证明等服务。积极开发档案信息资源，编制档案目录、索引、汇编、专题资料等二次、三次文献，提升服务的主动性和针对性。

促进开放共享：按照国家有关规定，对已到开放期限的档案进行审查，及时向社会开放。在确保安全的前提下，逐步推进档案信息资源的共享利用，满足社会各界对档案信息的合理需求。

五、档案的鉴定与销毁：去芜存菁，依法处置

档案鉴定与销毁是档案管理的重要环节，关系到档案资源的优化和管理成本的降低。

定期鉴定：根据档案保管期限表，定期对已到保管期限的档