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采购成本控制流程模板（供应商管理优化版）

一、模板适用场景与价值

本模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的采购部门，尤其适用于以下场景：

企业需系统化管理供应商资源，降低采购成本；

供应商数量较多（通常≥20家），缺乏标准化评估与筛选机制；

采购成本占比较高（如原材料、零部件采购成本占产品总成本30%以上）；

存在供应商价格波动大、交期不稳定、质量参差不齐等问题，影响成本控制效果；

企业希望从“被动砍价”转向“主动管理供应商”，建立长期成本优化机制。

通过使用本模板，企业可实现供应商全生命周期管理，规范采购流程，降低采购成本5%-15%，同时提升供应链稳定性与响应效率。

二、采购成本控制全流程操作指南

（一）需求确认与成本预算阶段

目标：明确采购需求，制定科学成本预算，避免需求模糊导致的成本超支。

操作步骤：

需求提报：需求部门（如生产部、研发部）填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、质量标准、到货时间、用途等关键信息，部门主管*签字确认后提交至采购部。

需求审核：采购部联合技术部、财务部对需求进行审核，重点核对：

需求的必要性（是否可替代、是否可减少采购量）；

规格型号的合理性（是否存在过度设计导致成本浪费）；

预算的合规性（是否在部门年度预算范围内）。

成本预算编制：财务部根据历史采购数据、市场价格波动趋势、物料成本构成（原材料、加工费、物流费等），编制《采购成本预算表》，明确目标成本、最高限价，并标注成本控制重点（如关键原材料需重点关注价格波动）。

输出成果：《采购需求申请表》（需求部门）、《采购成本预算表》（财务部）。

（二）供应商寻源与初选阶段

目标：建立合格供应商池，筛选出符合基本要求的潜在供应商，为后续评估奠定基础。

操作步骤：

寻源渠道拓展：采购部通过多渠道收集供应商信息，包括：

行业展会、专业数据库（如中国供应链采购网）；

现有供应商推荐（需签署《供应商推荐承诺书》，保证推荐真实性）；

主动开发（通过企业官网、行业协会等公开渠道联系）。

供应商初筛：采购部根据《供应商准入标准》（见附件1），对收集到的供应商进行初步筛选，淘汰明显不符合项（如无相关资质、产能不足、经营异常等），形成《潜在供应商名录》。

输出成果：《潜在供应商名录》（采购部）。

（三）供应商深度评估与分级阶段

目标：通过多维度评估，将供应商划分为不同等级，实现差异化管理和资源倾斜。

操作步骤：

资料审核：要求潜在供应商提交《供应商资质文件包》，包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质认证（如ISO9001、IATF16949等）；

近3年财务报表（评估经营稳定性）；

主要客户案例及合作证明。

现场审核：采购部联合技术部、质量部组成审核小组，对通过资料审核的供应商进行现场考察，重点评估：

生产设备先进性与产能（是否满足企业批量需求）；

质量管理体系（如检测设备、流程控制节点）；

研发能力（是否可配合企业技术升级）；

售后服务响应速度（如质量问题处理时效）。

样品测试：技术部根据物料质量标准，对供应商提供样品进行全功能测试，出具《样品测试报告》，记录合格/不合格项及改进建议。

综合评分与分级：采购部根据《供应商绩效评分表》（见附件2），对供应商进行量化评分（总分100分），评分维度包括：价格竞争力（25分）、质量水平（30分）、交期准时率（20分）、服务能力（15分）、财务状况（10分）。根据评分结果将供应商分为四级：

A级（≥90分）：战略供应商，优先合作，资源重点倾斜；

B级（80-89分）：核心供应商，稳定合作；

C级（70-79分）：备选供应商，有限合作；

D级（70分）：淘汰供应商，不再纳入采购范围。

输出成果：《供应商资质文件包》（供应商）、《现场审核报告》（审核小组）、《样品测试报告》（技术部）、《供应商绩效评分表》（采购部）、《合格供应商名录》（采购部）。

（四）采购谈判与合同签订阶段

目标：基于供应商分级结果，通过差异化谈判降低采购成本，明确合作条款，规避风险。

操作步骤：

谈判准备：采购部根据《采购成本预算表》《供应商绩效评分表》，制定谈判策略：

对A级供应商：聚焦长期合作框架（如年度协议价、量价阶梯优惠），争取优先供货权；

对B级/C级供应商：重点谈判价格、账期、最小起订量等条款，对比多家报价取最优；

对特殊物料（如独家供应）：协商替代方案、备选供应商开发计划。

谈判执行：采购经理*与供应商就价格、质量标准、交货方式、付款条件、违约责任等进行谈判，形成《采购谈判记录》，明确双方一致条款。

合同签订：法务部审核采购合同，保证条款符合《采购合同模板》（见附件3），重点约定：

价格调整机制（如原材料价格波动超过±5%时重新协商）；

质量异议处理流程（如到货后7天内提出异议，