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合同及协议签订规范指南

引言

合同及协议是明确双方权利义务、保障交易安全的重要法律文件，规范的签订流程可有效降低法律风险、避免纠纷。本指南旨在为企业、个体工商户及自然人提供合同签订的标准化操作指引，涵盖从前期准备到履约归档的全流程，助力签订合法合规、权责清晰的合同。

一、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

本指南适用于各类民事主体之间签订的合同及协议，包括但不限于：企业间的买卖、服务、合作合同，个人与企业的租赁、劳务合同，以及项目委托、技术开发等专项协议。

（二）常见应用场景

企业采购场景：如原材料采购、设备采购等，需明确货物规格、数量、价款、交付及验收标准。

房屋租赁场景：无论是企业办公用房还是个人居住租赁，需约定租期、租金、押金、维修责任及违约条款。

项目合作场景：如联合开发、业务外包等，需划分双方权责、项目周期、成果交付及收益分配。

劳务服务场景：如咨询、设计、安装等服务类协议，需约定服务内容、质量标准、费用结算及保密义务。

二、合同签订全流程操作指引

（一）需求提出与合同立项

操作内容：业务部门根据实际需求（如采购、合作、服务等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、核心需求（如标的物、服务范围、预算等）。

所需材料：《合同立项申请表》（含部门负责人签字）、需求说明（如技术参数、服务标准等）。

责任人：业务部门负责人发起，法务专员审核需求合规性。

（二）对方主体资格审查

核心目标：确认签约方具备合法签约资格及履约能力，避免因主体不适格导致合同无效。

企业主体审查：

查验营业执照（复印件加盖公章），确认经营范围是否包含合同相关业务，是否在有效期内；

核对统一社会信用代码，通过“国家企业信用信息公示系统”查询是否异常经营（如吊销、注销、列入经营异常名录）；

涉及特殊行业的（如建筑、食品、医疗器械），需查验其行业许可证件（如资质证书、生产许可证）。

自然人主体审查：

核对身份证原件，留存复印件，确认是否为完全民事行为能力人；

涉及代理的，需提供授权委托书（载明代理事项、权限、期限）及代理人身份证件。

异常处理：若发觉对方主体存在异常（如超范围经营、被列入失信名单），需暂停签约并上报法务部门*。

（三）合同起草

依据模板：优先使用公司标准合同模板（如《买卖合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业示范文本。

核心条款填写：

当事人信息：名称/姓名、地址、联系方式、统一社会信用代码/身份证号，需与证件信息一致；

标的物/服务内容：明确名称、规格、型号、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

权利义务：清晰约定双方主要权利（如收款权、验收权）和主要义务（如交货义务、服务义务）；

价款及支付：明确金额、币种、支付方式（转账/支票）、支付期限（如“收到货物后30日内”）及账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限/地点/方式：约定交货/服务开始时间、地点（如“甲方办公地址”）及运输方式（如“甲方自提”）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不合格）及违约金计算方式（如“按未付款项的日万分之五支付”）；

争议解决：约定诉讼或仲裁（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”），避免同时约定两种方式；

其他条款：保密义务（如涉及商业秘密）、合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，双方各执贰份”）。

语言规范：避免歧义表述（如“尽快”“大概”），使用法律术语（如“不可抗力”“违约金”），手写修改处需双方签字确认。

（四）合同评审

评审部门：根据合同类型，组织业务部门、法务部门、财务部门*联合评审。

业务部门：审核标的物/服务内容是否符合需求，履行期限是否合理；

法务部门：审核条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）；

财务部门：审核价款、支付方式是否符合财务制度，对方账户信息是否合规。

评审意见处理：评审部门提出修改意见后，业务部门与对方协商修订，形成《合同评审修订记录》，由各部门签字确认。

（五）合同谈判与修订

谈判准备：明确谈判底线（如最低价格、最短履行期限），准备谈判方案及替代方案。

谈判过程：就核心条款（价款、履行期限、违约责任）与对方协商，达成一致后形成《会议纪要》，由双方代表签字。

合同修订：根据谈判结果修改合同文本，修订处需双方加盖骑缝章或签字确认，保证最终文本与约定一致。

（六）合同签署

签署形式：

企业主体：需加盖公章或合同专用章（“公章”为行政印章，“合同专用章”仅限合同使用，二者效力相当），法定代表人或授权代理人签字（需附授权委托书）；

自然人主体：需亲笔签名，按手印（建议在签名处按指印），填写签署日期。

盖章要求：公章清晰可辨，覆盖在签名及公司名称上；多页合同需加盖骑缝章（保证每页均有章迹，防止拆换）。

份数与留存：按合同约定份数签署（如一式肆份），双