01-【管理制度】-05-名片管理制度.docVIP

名片管理制度

一、目的

为规范公司的名片管理，塑造公司对外公关的品牌形象，特制定本规定。

二、适用范围?

本规定适用于公司内部所有需要印刷名片的员工。

三、管理部门

各部门负责人负责审核本部门名片使用人员的申请以及名片上的信息。行政部负责名片印刷信息、数量的确认，名片的发放以及名片的作废管理。

四、名片印刷权限

1.公司经理级及以上岗位正式任职人员；

2.各校区市场部和销售部工作人员；

3.因工作需要对外联系的管理人员；

4.其他需要对外联系经审批同意印刷名片的人员。

名片的申请、印刷及发放

上述名片使用人如因工作需要或名片消耗情况需要印制名片，应于每月25日前填写《名片印刷申请单》提报店面或部门负责人批准后，提交到行政部。

2.行政部检查并确认申请人所属部门、职位以及邮箱等信息无误后，提交到市场部。

3.名片上印刷的邮箱必须是公司配备的邮箱，有公司配备手机号码的人员一律印刷公司配备的手机号码。

4.市场部根据《名片印刷申请单》的内容，通知印刷厂按照要求进行印制。

印刷公司根据所提供信息做出名片小样并交回市场部后，市场部应一一核对名片上的版面与要求是否完全相符，确认信息准确无误后方可印刷，以防止由于未确认而产生费用损失。

6.印刷公司交货时，市场部应严格检查名片的版式、规格、数量、内容等信息，确认无误后，方可收货并安排付款；如因印制公司工作失误而产生的问题，例如：颜色不符、文字错误、纸质问题等，不予接受，要求印制公司重新提供。

7.除特别紧急的情况外，名片的印刷应定期统计，定期印制，以减少额外的费用支出。

8.名片印刷完毕后，由市场部交由行政部验收。行政部需及时通知名片申请人领用。

六、名片的配给数量控制

1.过渡阶段：名片上涉及信息预计可能的有所变动，例如Logo修改、公司联系方式变化等。

在过渡阶段，员工名片印制数量限定为：50张/人。

2.正常情况（最高限额）：

经理级及以上人员：100张/人/次；

市场部和销售部人员：200张/人/次；

其他经审批同意印刷名片的人员：50张/人/次。

3、特殊情况：

凡参加大型展会、研讨会、客户寻访等会大量消耗名片的情况，各部门负责人应提前准备；数量根据实际需要情况具体对待。

七、名片的更新

1.公司版面、Logo、联系方式等重要信息变更

上述信息如需进行变更，须由市场部提报总经理同意后，通知行政部收回所有旧名片，并重新印制新版名片发放使用；当名片上任何信息将有所变动，未确定之前，仍然沿用旧的信息；

2.个人职位信息变更

正式员工因职位变更或工作性质需要使用不同的职位时需更换名片，需进行重新申请。

八、名片的作废及处理

作废名片一律由行政人员收回并使用碎纸机处理，包括以下情况：

员工离职；

公司重要信息已变更；

个人职务变动、部门变动、邮箱更换、联系电话变动等情况。

九、其他

1.任何人未经审批同意不得擅自改变名片的版式及相关内容。

2.本规定由行政部负责解释，自颁布之日起执行。

接待管理子制度及流程

一、目的

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则

二、范围

本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。

三、职责

集团办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

公司各部门在接到重要来访预约后，拟定接待方案（见附件1模板）及会议议程表（见附件2模板）报集团办公室，需公司领导出面、集团办公室协调的重要接待，应提前2天告知集团办公室。

四、计划与准备

1、集团办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、集团办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、集团办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

4、集团办公室根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。

5、因特殊会议需要，集团办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

6、集团办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从集团办公室主任和主接待人员协调安排，统一调度。

7、集团办公室根据情况提前购买车票及机票。

五、接待标准

一级