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团队协作沟通记录与跟进标准化模板
一、适用工作场景
本模板适用于团队内外各类协作场景，旨在通过标准化记录与跟进流程，提升沟通效率、避免信息遗漏、明确责任分工，具体包括：
项目全周期管理：项目启动会、周例会、阶段评审会、里程碑复盘会等关键节点的沟通记录；
跨部门协作：市场部与技术部对接需求、产品部与运营部协调上线计划等跨职能团队协作；
问题与风险处理：项目突发问题讨论、客户投诉处理流程、技术故障应急响应等；
日常任务同步：日常工作分配、临时需求对接、进度反馈等高频沟通场景。
二、标准化操作流程
（一）沟通前：明确目标与准备
定义沟通核心目标：明确本次沟通需解决的问题（如“确定Q4产品迭代优先级”“解决客户反馈的登录异常问题”），避免发散讨论；
确定参与人员：根据目标筛选必要参与人（决策人、执行人、相关方），提前3天同步会议主题、议程及预阅读材料（如需求文档、数据报表）；
准备沟通工具：根据场景选择工具（线上会议用腾讯会议/飞书，线下会议用会议室白板），提前测试设备，保证记录人（指定专人）准备就绪。
（二）沟通中：实时记录关键信息
结构化记录核心内容：
背景与现状：沟通前的问题背景（如“当前用户登录失败率达15%”）；
讨论过程：关键观点分歧（如“技术部认为需排查数据库接口，运营部建议优化引导流程”）、共识点（如“优先排查接口问题，同步优化引导文案”）；
决议事项：明确结论（如“确定10月18日前完成接口修复，10月20日前更新引导文案”），避免模棱两可的表述（如“尽快处理”）；
待办任务：实时记录“谁做什么、何时完成、交付标准”（如“*技术部-：负责登录接口修复，10月18日前提交测试，交付标准为登录失败率≤1%”）。
区分“讨论”与“决议”：用不同符号标注（如“讨论：”“决议：”），避免后续混淆；
同步确认关键信息：沟通结束前5分钟，由记录人复述决议与待办，保证所有参与人无异议。
（三）沟通后：整理与分发记录
24小时内完善记录：记录人根据会议纪要，补充遗漏细节（如未明确的优先级、补充数据），形成《沟通记录表》；
分发与确认：通过团队协作工具（飞书/钉钉）发送记录至所有参与人，标注“请于24小时内确认反馈”，无异议后归档至项目文件夹；
任务同步至跟进系统：将待办任务录入项目管理工具（如飞书项目、Teambition），设置负责人、截止时间及提醒规则。
（四）跟进阶段：进度监控与闭环
每日/每周跟进：任务负责人每日更新任务状态（如“进行中：已完成接口代码编写，待测试”），每周例会同步整体进度；
风险预警：若任务可能延期（如“接口修复需额外2天测试”），负责人需提前24小时发起风险预警，说明原因及调整方案（如“申请延期至10月20日，同步协调测试资源”）；
任务闭环：任务完成后，负责人提交交付物（如测试报告、更新文档），记录人在《沟通记录表》中标注“已完成”，并附交付物。
（五）归档管理：便于追溯复盘
分类归档：按项目名称/日期建立文件夹，记录文件命名格式为“项目名称-沟通主题-日期”（如“Q4产品迭代-需求评审会）；
定期复盘：项目结束后，整理沟通记录，分析高频问题（如“跨部门需求对接效率低”），优化后续协作流程。
三、沟通记录与跟进模板表格
《团队协作沟通记录表》
基本信息
内容
日期
2023年10月15日
时间
14:00-15:30
地点/方式
线上会议（腾讯会议）
参与人员
经理（市场部）、主管（技术部）、专员（运营部）、助理（记录人）
沟通主题
Q4产品迭代需求优先级评审
核心内容记录
内容
背景与现状
当前用户反馈“核心功能使用频率低”，需确定Q4迭代优先级；市场部调研显示“功能A需求占比40%”
讨论过程
-市场部：建议优先开发功能A（用户需求高）；-技术部：功能A开发周期2周，功能B可快速上线（1周）；-运营部：功能B对留存提升效果更直接，建议同步推进
决议事项
1.优先开发功能A（10月16日启动，11月1日上线）；2.功能B作为并行任务，10月20日前完成需求细化
待办任务
任务1：技术部-，负责功能A需求细化，10月17日前输出PRD文档，优先级：高；任务2：运营部-，负责功能B用户调研，10月18日前提交报告，优先级：中；任务3：*市场部-赵六，负责功能A推广素材准备，10月25日前初稿，优先级：中
下一步计划|1.10月16日召开功能A需求启动会；2.10月19日同步功能B调研结果，调整开发计划|
备注|功能A需协调UI设计师资源，*经理负责对接设计部|
四、使用关键注意事项
记录及时性与准确性：避免事后补记，关键数据（如时间、负责人、交付标准）需经参与人确认，避免信息偏差；
任务描述“可执行化”：待办任务需包含“动作+对象+标准+时间”（如“修复登录接口
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