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企业内部文件传递规定

一、总则

企业内部文件传递是保障信息流通、提升工作效率的重要环节。为确保文件传递的准确性、安全性和高效性，特制定本规定。

（一）目的

1.规范内部文件传递流程，明确各方职责。

2.提高文件传递效率，减少信息传递误差。

3.保障文件安全，防止信息泄露。

（二）适用范围

本规定适用于公司所有部门及员工，涵盖各类纸质文件和电子文件的传递。

二、文件分类与标识

根据文件的重要性和保密级别，将文件分为以下类别：

（一）文件分类

1.普通文件：一般性通知、工作安排等。

2.重要文件：部门报告、项目计划等。

3.保密文件：涉及核心业务、财务数据等。

（二）文件标识

1.纸质文件：应在文件首页粘贴标签，注明文件名称、密级、传递部门及日期。

2.电子文件：需在文件名中标注密级，如“重要-市场部报告。

三、文件传递流程

文件传递应遵循以下步骤，确保流程规范。

（一）文件发出

1.发文部门填写《文件传递申请单》，注明文件内容、接收部门及密级。

2.经部门负责人审批后，由专人负责传递。

3.电子文件通过公司内部系统上传，并通知接收人下载。

（二）文件接收

1.接收部门核对文件信息，确认无误后签字确认。

2.保密文件需由专人签收，并记录签收人信息。

3.电子文件接收人需及时查收并备份。

（三）文件传递方式

1.普通文件：可由专人递送或通过内部邮件发送。

2.重要文件：建议专人递送，并全程跟踪。

3.保密文件：仅限授权人员传递，禁止拍照或复印。

四、文件管理

为确保文件安全，需加强文件管理。

（一）纸质文件管理

1.文件传递完成后，发文部门应保留副本。

2.保密文件需存放在带锁的文件柜中，并定期检查。

（二）电子文件管理

1.电子文件需定期备份，防止数据丢失。

2.严禁将保密文件发送至个人邮箱或外部平台。

五、监督与责任

各部门负责人应监督本部门文件传递工作，确保规定落实。

（一）监督机制

1.定期抽查文件传递记录，检查流程合规性。

2.发现问题及时整改，并追究相关责任人。

（二）责任追究

1.未按规定传递文件，造成信息泄露或工作延误，将严肃处理。

2.保密文件管理不善，导致严重后果，将按公司制度处罚。

六、附则

本规定自发布之日起实施，各部门需严格遵守。如有疑问，请联系行政部。

一、总则

企业内部文件传递是保障信息流通、提升工作效率的重要环节。为确保文件传递的准确性、安全性和高效性，特制定本规定。

（一）目的

1.规范内部文件传递流程，明确各方职责，减少因流程不清导致的延误和错误。

2.提高文件传递效率，减少信息传递误差，确保信息在正确的时间到达正确的人手中。

3.保障文件安全，防止信息泄露，特别是涉及商业秘密和敏感信息的文件。

（二）适用范围

本规定适用于公司所有部门及员工，涵盖各类纸质文件和电子文件的传递。所有员工均有责任遵守本规定，确保文件传递的合规性和安全性。

二、文件分类与标识

根据文件的重要性和保密级别，将文件分为以下类别，并实施不同的传递和管理措施：

（一）文件分类

1.普通文件：一般性通知、工作安排、会议纪要等，内容公开，不涉及公司核心信息。

（1）特点：传递范围广，保密要求相对较低。

（2）示例：部门周报、员工培训通知、一般性公告。

2.重要文件：部门报告、项目计划、客户反馈总结等，内容具有一定敏感性，需谨慎传递。

（1）特点：传递范围相对有限，需确保接收人身份无误。

（2）示例：季度销售报告、市场调研总结、项目进度更新。

3.保密文件：涉及核心业务、财务数据、技术秘密、人事信息等，内容高度敏感，需严格控制传递范围和方式。

（1）特点：传递范围最小，需授权人员传递，并可能需要额外安全措施。

（2）示例：产品研发图纸、核心客户名单、财务预算表、内部薪酬数据。

（二）文件标识

1.纸质文件标识：

（1）应在文件首页或封面粘贴标准标签，标签应包含以下信息：

a.文件名称（清晰、简洁地概括文件主题）。

b.文件密级（如：普通、重要、保密）。

c.发文部门及日期（便于追溯和管理）。

d.接收部门（如适用）。

（2）密级文件应使用不同颜色或图案的标签进行区分，例如：

-普通文件：白色标签。

-重要文件：黄色标签。

-保密文件：红色标签。

2.电子文件标识：

（1）文件名应清晰反映文件内容，并包含密级信息。命名规则建议为：“[密级]-[部门]-[文件类型]-[日期]”，例如：“重要-市场部-项目计划docx”。

（2）电子文件应在内部共享平台或邮件系统中设置相应的访问权限，确保只有授权人员才能查看。

（3）发送电子文件时，应通过公司内部邮件系统或指定的安全传输渠道进行，避免使用公共邮箱或即时通讯工具。

三、文