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采购需求与预算申报流程指南

前言

为规范企业内部采购需求提报与预算申报管理，保证采购活动合规、高效开展，合理控制成本，明确各部门职责分工，特制定本流程指南。本指南适用于企业各业务部门采购需求发起、预算编制及申报全流程，旨在通过标准化操作提升采购效率，保障资源合理配置。

第一章适用范围与常见应用场景

一、适用范围

本指南适用于企业所有采购类型的预算申报，包括但不限于：

办公用品、固定资产等物资采购；

外部服务采购（如设计、咨询、运维等）；

项目专项采购（如研发项目、市场活动等所需物资或服务）；

紧急采购（需符合企业紧急采购管理规定）。

二、常见应用场景

日常运营采购：各部门为保障日常办公、业务开展产生的常规采购需求（如文具、设备耗材等）；

新增项目采购：因新项目启动（如新产品研发、市场拓展项目）需采购的专项物资或服务；

资产更新采购：固定资产（如电脑、办公设备）达到使用年限或功能不足需更换的采购需求；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需立即采购的物资或服务，需走紧急审批流程。

第二章全流程操作步骤详解

第一步：采购需求发起与部门初审

责任主体：需求部门负责人/指定需求申请人

操作说明：

需求申请人根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见第三章模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等核心信息，并附相关技术参数或需求说明（如需）；

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点审核：

需求是否符合部门年度工作计划；

规格参数是否清晰明确，是否存在可替代方案；

是否存在闲置资产可调剂使用（避免重复采购）；

初审通过后，部门负责人在《采购需求申请表》上签字确认，提交至采购部。

第二步：需求复核与规格确认

责任主体：采购部专员

操作说明：

采购部收到需求部门提交的《采购需求申请表》后，2个工作日内完成复核，重点审核：

需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等）；

规格参数是否完整，是否存在模糊描述（如“高功能”“优质”等需量化明确）；

数量是否合理，是否存在超量采购风险；

若需求描述不清晰或参数不明确，采购部需与需求部门沟通补充，必要时组织技术部门（如IT部、设备部）共同确认技术规格；

复核通过后，采购部在《采购需求申请表》上签署“需求复核通过”意见，反馈至需求部门进入下一步预算编制。

第三步：预算编制与部门审核

责任主体：需求部门申请人、财务部预算专员

操作说明：

需求部门根据采购部复核通过的需求，填写《预算申报明细表》（详见第三章模板），逐项编制预算，内容包括：

物品/服务名称、规格型号、数量、单价（参考历史采购价、市场询价或供应商报价）、预算总价；

预算科目（如“办公费”“固定资产”“研发费用”等）；

资金来源（如部门年度预算、专项项目资金等）；

需求部门负责人对预算的准确性、合理性进行审核，重点检查：

单价是否符合市场行情，是否存在虚高预算；

预算总额是否在部门年度预算额度内（超预算需说明资金来源及追加理由）；

审核通过后，需求部门负责人签字，将《采购需求申请表》《预算申报明细表》一并提交至财务部。

第四步：预算汇总与财务初审

责任主体：财务部预算专员

操作说明：

财务部收到各部门预算申报材料后，3个工作日内完成汇总与初审，重点审核：

预算科目使用是否正确；

预算金额计算是否准确（数量×单价），是否存在漏项、重复申报；

是否符合公司年度预算目标，是否存在超预算情况（超预算需提交《预算追加申请说明》）；

资金来源是否合规、充足；

初审通过后，财务部汇总形成《月度/季度采购预算汇总表》，提交至分管财务副总进行审批。

第五步：分级审批与预算下达

责任主体：分管领导、总经理、董事会（视金额而定）

操作说明：

根据采购金额及重要性，实行分级审批：

小额采购（预算金额≤5万元）：由分管副总审批；

中额采购（5万元＜预算金额≤20万元）：由分管副总审核后，提交总经理审批；

大额采购（预算金额＞20万元）：由总经理审核后，提交董事会审批；

紧急采购：需在《采购需求申请表》中标注“紧急”，说明紧急原因，经需求部门负责人、采购部负责人、分管副总签字后，可启动紧急采购流程，事后3个工作日内补办审批手续。

审批通过后，财务部下达《预算批复单》，明确采购预算金额、执行期限等信息，同步抄送采购部及需求部门；审批未通过的，财务部需书面说明理由，退回需求部门调整。

第六步：采购执行与过程管控

责任主体：采购部、需求部门

操作说明：

采购部根据批复的预算及需求规格，按照《企业采购管理办法》选择采购方式（公开招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等）；

采购过程中，需求部门需配合提供技术参数支持，参与重要采购项目（如设备采购）的供应商评审；

采购合同签订前，需由采购部、法务部（如需）、财务