行业通用的合同审查与签署标准化流程.docVIP

行业通用合同审查与签署标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于各类企业、事业单位、社会组织开展合同审查与签署工作，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁、技术开发等常见商业场景。具体包括但不限于：

企业与供应商之间的采购/供货合同；

服务提供方与客户之间的服务协议（如咨询、运维、设计等）；

跨企业/机构间的合作协议、联合研发协议；

房屋/设备租赁合同；

涉及资金往来的借款、担保合同等。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与合同起草

操作目标：明确合同需求，保证合同内容与业务目标一致，基础信息完整。

操作步骤：

需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、核心条款（如金额、履行期限、权利义务）、特殊要求等，提交至部门负责人审批。

合同起草：需求审批通过后，由业务部门或法务部门根据《合同需求申请表》内容起草合同文本。优先使用企业标准合同模板（如无模板，需参考行业惯例及法律法规拟定）。

基础信息核对：起草人需核对合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人）、标的物/服务描述、金额、履行期限等核心信息是否准确无误，避免基础错误。

（二）多部门联合审查

操作目标：从业务、法务、财务等多维度把控合同风险，保证条款合法合规、权责清晰。

操作步骤：

业务部门初审：业务部门负责人从业务可行性、合作方履约能力、条款与需求匹配度等角度审查，重点关注标的物/服务是否符合企业战略、交付标准是否明确、违约责任是否对等，签署《合同审查意见表》（见模板2）。

法务部门复审：法务部门重点审查合同合法性、合规性及条款完整性，包括：

主体资格是否合法（如企业是否存续、经营范围是否涵盖业务）；

条款是否违反法律/行政法规强制性规定（如“霸王条款”）；

权利义务是否对等（如违约责任、不可抗力条款）；

争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否明确。

法务部门需在《合同审查意见表》中明确审查结论（通过/修改后通过/不通过）及具体修改意见。

财务部门会签：财务部门重点审查合同涉财条款，包括：

金额准确性、付款方式（预付款/进度款/尾款）及比例是否符合财务制度；

发票类型、税率、开票时间约定是否明确；

涉及担保的，担保措施是否有效（如抵押/质押登记）；

资金往来的合规性（如是否符合外汇管理、反洗钱规定）。

其他部门审查：如合同涉及技术、人力资源等特殊领域，需由对应部门（如技术部、人力资源部）对专业条款进行审查（如技术标准、保密义务、竞业限制等）。

（三）对方主体资格审查

操作目标：核实合作方主体资格及履约能力，降低“签约无资质”“履约不能”等风险。

操作步骤：

资质文件收集：要求合作方提供以下材料（加盖公章）：

营业执照复印件（需在有效期内，与合同主体名称一致）；

法定代表人身份证明书及身份证复印件；

如签约人为授权代表，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限）及授权代表身份证复印件；

涉及特殊行业的，需提供行业许可证（如食品经营许可证、建筑施工资质证书等）；

企业征信报告（近6个月，可通过“信用中国”等官方渠道查询）。

信息核查：通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等官方平台核实合作方是否存续、有无经营异常、严重违法失信记录，核对营业执照信息与提供的文件是否一致。

风险评估：对合作方履约能力进行评估（如财务状况、过往合作案例、行业口碑），高风险合作方（如新成立企业、有失信记录）需补充担保措施。

填写《合同主体资格审查表》（见模板3），记录核查过程及结果，由审查人签字确认。

（四）合同修订与最终确认

操作目标：整合审查意见，修订合同文本，保证各方对条款达成一致。

操作步骤：

意见汇总：业务部门汇总各部门审查意见及对方主体资格审查结果，形成《合同修订清单》。

文本修订：起草人根据《合同修订清单》与法务部门、业务部门共同修订合同文本，保证所有修改意见落实到位。重大修订（如核心条款变更、金额调整）需重新履行内部审批流程。

对方确认：修订后的合同文本需与合作方沟通确认，可通过邮件、书面函件等方式发送对方，要求对方在指定时限内（如3个工作日）反馈意见。如对方提出修改，重复上述“修订-确认”流程，直至双方达成一致。

（五）签署权限审批与流程

操作目标：明确合同签署权限，保证签署行为符合企业授权管理规定。

操作步骤：

权限划分：根据合同金额、类型、风险等级，按企业《合同管理办法》划分审批权限（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元或重大合同（如并购、投融资）：总经理/董事长审批。

提交审批：业务部门将最终版合同文本、《合同审查意见表》《合同主体资格审查表》《合同签署审批表》（见模板4）提交至相应审批人。

审批执行：审批人重点审核合