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会议管理策划及执行手册

引言

会议是企业/组织高效沟通、同步目标、解决问题的重要载体，但缺乏系统管理的会议往往导致效率低下、资源浪费。本手册旨在规范会议全流程管理，从策划到执行再到会后跟进，提供标准化操作步骤、实用工具模板及风险规避指南，保证会议“有目标、有准备、有产出、有闭环”，助力提升会议价值。

一、适用范围与典型场景

本手册适用于企业内部各类会议（如战略会、项目启动会、周/月度例会、专题研讨会）及外部会议（如客户交流会、行业峰会、合作伙伴洽谈会），尤其适合需要跨部门协作、明确决策事项、推动落地的场景。典型场景包括：

需多部门协同推进的项目决策会议；

需同步目标、拆解任务的年度/季度规划会议；

需输出解决方案的跨部门问题复盘会议；

需建立客户信任、明确合作方向的外部对接会议。

二、会议全流程操作步骤

会议管理分为策划阶段、筹备阶段、执行阶段、会后阶段四大环节，各环节环环相扣，需严格按流程推进。

（一）策划阶段：明确会议核心目标与框架

目标：清晰定义“为什么开会”，保证会议聚焦核心问题，避免无效讨论。

1.确定会议必要性

自检问题：

是否可通过邮件、即时通讯工具单独沟通解决？

是否必须多人共同决策或同步信息？

会议是否产出明确结果（如决议、行动计划）？

结论：若以上答案任一为“否”，可不开会或调整为小范围沟通。

2.定义会议核心要素

会议主题：简洁明确，概括核心议题（如“2024年Q3产品上线项目启动会”）。

会议目标：用SMART原则细化（如“明确Q3产品上线时间节点、责任人及资源需求，输出《项目启动决议表》”）。

参会人员：按“决策层（拍板人）、执行层（落地人）、支持层（提供信息/资源）”筛选，避免无关人员参会（例：战略决策需邀请管理层，技术细节需邀请核心开发）。

会议时长：根据议题复杂度设定，一般会议不超过2小时，多议题会议需分配各议题时长（如“议题A：30分钟，议题B：45分钟”）。

3.初步规划会议形式

线下会议：需面对面讨论、头脑风暴或展示实物时选择（如产品原型评审会）。

线上会议：跨区域协作或临时会议选择（需明确平台：腾讯会议/Zoom等，并提前测试设备）。

混合会议：部分人员线下、部分线上参与（需保证线上/线下互动体验一致）。

（二）筹备阶段：细化会议执行细节

目标：保证会议资源到位、信息同步，参会人员提前准备，减少现场突发状况。

1.确定会议时间与地点

时间：避开公司高峰期（如周一上午、周五下午）、节假日，优先选择参会人员多数方便的时段（提前用日历工具同步确认）。

地点：线下会议需提前预订会议室（考虑容量、设备：投影仪、麦克风、白板、网络）；线上会议需提前测试平台稳定性（如语音卡顿、屏幕共享功能）。

2.制定会议议程

议程内容：包含时间、议题、主讲人、讨论形式（汇报/讨论/决策）、输出物（例：14:00-14:10开场及目标说明（主持人），14:10-14:30项目进度汇报（李），14:30-15:00跨部门资源协调（各部门负责人），15:00-15:15决议事项确认（全体））。

议程要求：会前至少提前2天发送给参会人员，预留“临时议题”时间（不超过总时长10%）。

3.准备会议材料

必选材料：会议议程、背景资料（如项目文档、数据报告）、签到表、会议记录模板。

可选材料：演示PPT、纸质议程、便签纸、笔（用于头脑风暴）、设备（翻页笔、激光笔、备用麦克风）。

材料分发：提前1天将电子版材料发送至参会人员，重要议题材料需标注“请提前阅读”（如《项目风险预案》）。

4.发送会议通知

通知内容：会议主题、时间（具体到分钟，含时区）、地点（线上会议附/ID）、参会人员、议程概要、需提前准备的事项（如“请各部门携带Q2工作总结PPT”）、联系人及联系方式（*经理，138）。

发送方式：通过企业/钉钉/邮件发送，设置“已读提醒”，保证通知触达。

（三）执行阶段：控场与产出并重

目标：按议程推进会议，保证讨论聚焦、高效决策，产出明确结果。

1.会前准备（提前15-30分钟）

设备调试：测试投影仪、麦克风、网络、会议平台（线上会议提前5分钟进入会议室，提醒参会人员上线）。

物料摆放：签到表、笔、议程、材料按座位摆放，饮用水、纸巾等就位。

人员到位：主持人、主讲人提前到场，确认分工（如谁负责计时、谁负责记录）。

2.会议开场（5-10分钟）

主持人开场：

介绍会议主题、目标（“今天会议目标：明确Q3产品上线节点，输出责任清单”）；

确认参会人员（“应到10人，实到9人，张*因请假缺席”）；

宣读会议纪律（“手机静音，讨论不跑题，发言简短”）；

确认计时员、记录员（“李负责计时，王负责记录”）。

3.按议程推进会议

议题1：项目进度汇报（主讲人：李*）

主讲人按PPT汇报，控制时长（不超过预设时间）；