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财务共享服务中心运作规范

一、总则

（一）目的与意义

为规范财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）的运作管理，提升财务管理效率与质量，强化风险控制，优化资源配置，支持企业战略发展，特制定本规范。本规范旨在为共享中心的日常运营提供系统性指导，确保各项财务业务处理的标准化、流程化与高效化，同时保障财务信息的准确性、及时性与安全性。

（二）适用范围

本规范适用于企业集团内所有纳入财务共享服务范围的业务单元及相关人员。凡通过共享中心处理的财务业务，均须遵循本规范的要求。各业务单元在与共享中心对接过程中，亦应遵守本规范中关于职责分工与协作流程的相关规定。

（三）基本原则

1.标准化原则：统一业务处理标准、会计政策与核算口径，确保财务信息的一致性与可比性。

2.流程化原则：梳理并优化各项财务业务流程，明确关键节点与职责，实现端到端的流程闭环管理。

3.客户导向原则：以内部客户需求为导向，提供专业、高效、便捷的财务服务，持续提升客户满意度。

4.风险控制原则：建立健全内部控制体系，强化业务处理各环节的风险识别与防范，确保资金安全与合规运营。

5.效率与效益原则：通过技术应用与流程优化，不断提升运营效率，降低财务运营成本，创造价值。

6.信息安全原则：严格遵守数据保密规定，保障财务数据与信息系统的安全可靠。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

共享中心的组织架构设计应基于企业业务规模、管理需求及共享范围确定。通常应包含以下核心职能单元：

1.业务处理部：负责日常会计核算、资金结算、费用报销等标准化业务的集中处理。可根据业务类型进一步细分，如费用组、应付组、应收组、总账组等。

2.流程与变革管理部：负责共享中心各项业务流程的设计、优化、标准化推广及持续改进；推动共享中心的数字化转型与创新。

3.系统支持与数据管理部：负责共享中心相关信息系统的日常运维、技术支持、数据管理与分析，确保系统稳定运行与数据质量。

4.质量管理与客户服务部：负责共享中心服务质量的监控、考核与提升；受理并协调解决内部客户的咨询与投诉；开展客户满意度调查。

（二）职责分工

1.共享中心负责人：全面负责共享中心的运营管理、战略规划、团队建设及目标达成，对共享中心的整体绩效负责。

2.各业务处理团队：严格按照标准流程与操作规范，准确、及时地完成各项财务业务处理；识别业务处理中的问题与风险，并及时反馈。

3.流程与变革管理团队：组织开展流程梳理与优化项目；制定和维护流程文档与操作指引；跟踪流程执行情况，推动问题解决。

4.系统支持与数据管理团队：保障信息系统的正常运行；提供系统功能培训与技术支持；负责数据的采集、清洗、存储、分析与安全管理。

5.质量管理与客户服务团队：建立质量监控指标体系；定期进行质量检查与分析；处理客户诉求，维护良好的客户关系。

三、核心业务流程规范

（一）费用报销与付款流程

1.报销申请：申请人应根据企业费用报销政策，如实、完整填写报销单，附齐合规原始凭证，并按权限逐级审批。

2.单据接收与初审：共享中心受理岗对接收的报销单据进行初步审核，检查单据完整性、合规性及审批流程的完整性。

3.凭证审核与核算：核算岗对通过初审的单据进行详细审核，包括费用标准、发票真伪、业务相关性等，并完成账务处理。

4.付款审批与执行：根据审批通过的付款指令，资金岗在规定时限内完成付款操作，并确保付款信息准确无误。

5.归档管理：业务完成后，相关凭证、单据应及时进行电子化扫描或物理归档，确保可追溯性。

（二）应付账款管理流程

1.供应商主数据管理：建立规范的供应商准入、信息维护与退出机制，确保供应商信息的准确性与完整性。

2.发票接收与校验：接收供应商发票，与采购订单、收货记录（“三单匹配”）进行校验，确保发票信息准确、合规。

3.账务处理与付款安排：对校验通过的发票进行账务处理，生成应付账款；根据合同约定及资金状况，合理安排付款计划。

4.付款执行与对账：按付款计划执行付款，并定期与供应商进行对账，确保双方往来账目清晰一致。

（三）应收账款管理流程（如纳入共享）

1.客户主数据管理：建立客户信息档案，规范客户信用评估与授信流程。

2.开票与寄递：根据销售确认条件，及时、准确开具销售发票，并完成寄递或推送。

3.收款认领与核销：收到客户回款后，及时进行款项认领与账务核销，确保账实相符。

4.账龄分析与催收：定期进行应收账款账龄分析，对逾期款项协同业务部门进行催收。

（四）总账核算与报表流程

1.日常账务处理：负责共享范围内各主体的日常账务核算，确保会计处理符合会计准则及企业会计政策。

2.期末结账：严格按照既定的结账时间表，完成期末调账、对账、结账等工作，确