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通用办公设备采购申请审批模板

一、适用情形说明

本模板适用于公司内部各类办公设备的采购申请审批流程，具体包括但不限于以下情形：

新增办公需求：因新部门成立、团队扩张或业务量增加，需新增办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅等）以保障日常运营；

设备报废更换：现有办公设备达到使用年限、损坏无法维修或技术功能落后，需报废并采购新设备替代；

临时项目需求：公司承接短期项目（如展会、活动、专项调研等），需临时采购专用办公设备（如投影仪、扫描仪、移动硬盘等），项目结束后按公司规定处理；

设备升级补充：为提升工作效率，需对现有设备进行功能升级（如增加内存、更换更高配置打印机）或补充配件（如备用墨盒、键盘鼠标等）。

二、申请审批全流程操作指引

（一）第一步：申请人填写《通用办公设备采购申请表》

获取模板：申请人向公司行政部门索取《通用办公设备采购申请表》（模板详见第三部分），或通过公司OA系统/内部共享文件夹最新版本模板。

填写基本信息：准确填写申请单号（由行政部门统一编制）、申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期等基础信息。

填写设备需求明细：

设备名称：需具体明确（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本电脑”而非“电脑”）；

规格型号：根据工作需求填写详细参数（如CPU型号、内存容量、硬盘大小、打印机类型等），必要时可附技术参数附件；

单位、数量：根据实际需求填写（如“台”“台”“个”），数量需合理，避免过度采购；

单价及预算金额：单价需参考近期市场报价（至少提供2-3家供应商的报价单作为附件），预算金额=单价×数量，需注明是否含税。

说明采购理由：详细阐述采购该设备的目的、必要性及预期效益（如“因市场部新增2名员工，现有电脑不足，需采购2台笔记本电脑以保障日常工作开展”）。

准备附件材料：根据采购金额和设备类型，附上相关支撑材料，如：

供应商报价单（需加盖供应商公章或电子章，注明联系方式）；

设备技术参数对比表（如有多个型号备选，需说明最终选择理由）；

旧设备报废证明（如涉及更换旧设备，需提供行政部门出具的报废单）；

项目立项审批表（如为临时项目采购，需附项目审批文件）。

（二）第二步：部门负责人审核

提交申请：申请人将填写完整的《通用办公设备采购申请表》及附件材料提交至本部门负责人。

审核要点：部门负责人需重点审核以下内容：

采购必要性：是否符合部门工作计划，是否存在可替代方案（如内部调配、设备共享）；

需求合理性：设备规格、数量是否与部门实际需求匹配，是否存在过度配置；

预算合规性：预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算部分是否说明原因并申请追加。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意采购”，提交至财务部门；

审核不通过：部门负责人需在表中注明具体原因（如“预算超支，建议配置降级”“可通过内部调配解决”），退回申请人修改。

（三）第三步：财务部门复核

接收材料：财务部门收到经部门负责人签字的申请材料后，进行初步登记。

复核要点：

预算准确性：核对预算金额是否符合公司财务制度，是否在部门可用预算额度内；

附件完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全、有效，报价是否与市场行情基本一致（必要时可通过第三方平台比价）；

成本合理性：评估设备采购成本是否经济，是否存在更优采购方案（如批量采购、租赁替代等）。

复核结果处理：

复核通过：财务专员在“财务审核意见”栏签字确认，并注明“预算合规，同意提交审批”，根据采购金额分级提交至对应领导；

复核不通过：财务部门需注明复核意见（如“预算超支，需重新申请”“报价虚高，建议更换供应商”），退回申请人或部门负责人调整。

（四）第四步：领导审批

根据采购金额和设备类型，实行分级审批制度（以下标准仅供参考，具体以公司最新制度为准）：

小额采购（预算金额≤5000元）：由分管副总审批，审批通过后提交至采购部门；

中额采购（5000元＜预算金额≤20000元）：由分管副总审核后，提交至总经理审批；

大额采购（预算金额＞20000元）：需经总经理办公会集体审议，通过后由总经理签字确认。

审批要求：领导需重点关注采购的战略匹配性、预算必要性及风险控制，审批意见需明确“同意”“同意但需优化方案”“不同意”等，并注明具体理由。

（五）第五步：采购部门执行采购

接收审批材料：采购部门收到最终审批通过的《通用办公设备采购申请表》后，确认采购需求及要求。

采购方式选择：

小额采购：可采用电商平台直购、协议供应商定点采购等方式，优先选择公司合作供应商；

中额及以上采购：需组织询价（至少3家供应商）、比价流程，形成《采购比价表》，保证采购性价比；

大额或特殊设备：可采用公开招标、竞争性谈判等方式，按《招标采购管理办法》执行。

签订合同及履约：与选定供应商签订采购合同（明