会议策划与执行支持系统.docVIP

会议策划与执行支持系统工具模板

一、适用范围与典型场景

本工具模板适用于企业内部各类会议（如战略研讨会、项目推进会、部门例会）、外部会议（如客户交流会、行业峰会、发布会）及混合型会议（线上线下同步）的全流程策划与执行支持，尤其适合需要标准化管理、多角色协作的会议场景。典型场景包括：

企业年度战略目标分解研讨会

跨部门项目进度协调会

新产品发布会（含线上线下参会者）

客户需求沟通与反馈会

行业趋势分析圆桌论坛

二、策划筹备阶段操作指引

（一）明确会议核心目标与定位

操作步骤：

与发起人（如总、经理）沟通，确认会议核心目的（如“决策项目方案”“解决部门协作问题”“传递战略信息”）。

定义会议类型（决策型/沟通型/汇报型/培训型），明确预期成果（如“输出3个备选方案”“明确5项行动项及负责人”）。

确定会议是否对外公开（如客户会议需保密内部信息，行业峰会需开放品牌曝光）。

输出物：《会议目标与定位说明表》（见“会议基础信息模板”）。

（二）梳理参会人员清单与分工

操作步骤：

列出核心参会人员：决策层（如总、总监）、执行层（如主管、专员）、支持层（如行政、技术）。

区分必要参会人（可推动决策/执行）与可选参会人（提供信息/支持），避免冗余。

明确会议角色：主持人（控场）、记录人（纪要）、技术支持（设备调试）、后勤保障（物料/餐饮）。

输出物：《参会人员名单及分工表》（见“参会人员管理模板”）。

（三）确定会议形式、时间与场地

操作步骤：

选择会议形式：

线下：优先考虑交通便利、设备齐全的会议室（如公司总部会议室、外部酒店会议厅），需确认容纳人数（20人以下选小型会议室，50人以上选多功能厅）。

线上：选用稳定会议工具（如企业腾讯会议），提前测试功能（屏幕共享、分组讨论、录制）。

混合：保证线上线下音视频同步，准备备用网络（如4G热点）。

确定时间：

避开节假日、企业大型活动期（如年度总结会期间不安排项目推进会）；

工作日上午9:00-11:00（精力集中）、下午2:00-4:00（适合讨论），单次会议不超过2.5小时（超长会议需设置中场休息）。

预订场地：

线下：提前7-15天预订，确认场地设备（投影仪、音响、麦克风、白板、WiFi）、茶歇服务（如咖啡、茶点、水果）；

线上：提前3天发送会议及参会指南（含设备调试方法）。

输出物：《会议时间与场地安排表》（见“会议基础信息模板”）。

（四）制定详细预算方案

操作步骤：

列出预算项目：场地费、物料费（印刷品、礼品、设备租赁）、餐饮费（茶歇/午餐/晚餐）、交通费（外部嘉宾接送）、其他（如翻译、速记）。

根据会议规模和标准预估金额（如内部会议人均餐饮费50-80元，客户会议人均100-150元）。

预留10%-15%备用金，应对突发支出（如临时增加物料、场地加急费用）。

输出物：《会议预算明细表》（见“预算与物料管理模板”）。

（五）拟定会议议程与流程

操作步骤：

按时间顺序拆分会议环节：开场（主持人介绍目标/议程）、主题发言（嘉宾/负责人汇报）、互动讨论（分组/自由发言）、总结决策（负责人输出结论）、后续行动（明确事项/负责人/截止日期）。

明确每个环节的时长（如开场5分钟、主题发言20分钟、讨论30分钟），设置弹性时间（每环节预留5分钟缓冲）。

提前与发言嘉宾确认内容及时长，避免超时。

输出物：《会议议程安排表》（见“会议基础信息模板”）。

（六）梳理物料与设备清单

操作步骤：

物料准备：

文件类：会议手册（议程、参会名单、资料）、签到表、笔、便签纸；

宣传类：横幅（会议主题）、易拉宝（企业/项目介绍）、桌牌（嘉宾姓名）；

其他：礼品（定制纪念品，如笔记本、U盘）、急救包（备用药品）。

设备准备：

电子设备：投影仪、笔记本电脑、麦克风（无线+备用）、音响、翻页笔、摄像头（线上会议用）；

网络设备：路由器、网线、4G热点（备用电源）；

软件工具：会议软件（提前安装测试）、PPT（备份至U盘及云端）、计时器（控制环节时长）。

输出物：《会议物料与设备清单》（见“预算与物料管理模板”）。

（七）制定应急预案

操作步骤：

预判潜在风险：

线下：设备故障（投影仪无信号）、人员迟到（嘉宾/参会者）、场地冲突（会议室被占用）；

线上：网络卡顿、参会者无法进入会议、声音/画面异常；

通用：突发疾病（参会者）、重要资料丢失。

制定应对措施：

设备故障：提前准备备用设备（如备用投影仪、麦克风），联系场地技术支持（15分钟内响应）；

人员迟到：预留签到缓冲时间（如会议开始后10分钟允许入场），安排专人联系迟到者；

网络卡顿：提醒参会者提前切换网络，准备备用会议；

突发疾病：联系公司行政或附近医院，安排专人陪同。

输出物：《会议应急处理预案表》（见“现场执行与复盘模板”）。

三、执行落地阶段操作指引

（一）会前