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采购订单审核及验收标准化流程表单（多供应商适用版）

一、适用范围与应用场景

本流程表单适用于各类企业（制造业、服务业、商贸企业等）的多供应商采购场景，涵盖从采购需求发起到最终验收结算的全过程。特别适用于以下情况：

需向多个供应商采购不同品类物料/服务（如原材料、零部件、办公设备、咨询服务等）；

涉及跨部门协作（需求部门、采购部、财务部、质检部、使用部门等）；

需通过标准化流程保证采购合规性、成本可控性及交付质量，避免因多供应商管理混乱导致的订单纠纷、验收滞后等问题。

例如：某制造企业需同时向A供应商采购电子元件、B供应商采购五金件、C供应商采购包装材料，通过本流程可系统化管理各供应商的订单审核、交付验收及后续结算，保证生产物料及时、合规入库。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与发起

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目需求、日常运营需求），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数、质量要求；

需求数量、交付时间、交付地点；

预算金额（如有）、特殊需求（如包装、运输方式等）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求申请表》（需部门负责人签字）

关键控制点：需求描述需清晰、无歧义，避免后续订单与实际需求不符；预算需符合公司财务制度。

（二）供应商选择与资质审核

责任部门：采购部、质检部（如需）

操作内容：

采购部根据采购需求，通过供应商库、公开招标、询比价等方式筛选候选供应商，优先选择合作过且评价良好的供应商。

对候选供应商进行资质审核（新供应商必审，老供应商定期复审），审核内容包括：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、3C认证等）；

生产/经营能力（如产能、设备、技术团队）；

过往合作业绩（交货准时率、合格率、售后服务响应速度）；

财务状况（如无重大债务、经营异常）。

采购部填写《供应商评估表》，对供应商进行综合评分（满分100分，资质占30%、产能占20%、业绩占30%、服务占20%），评分≥80分可纳入合作范围。

输出成果：《供应商评估表》、供应商资质文件复印件（加盖公章）

关键控制点：严禁选择资质不全或存在重大风险的供应商；关键物料需实地考察供应商生产现场。

（三）采购订单与确认

责任部门：采购部

操作内容：

采购部根据审核通过的《采购需求申请表》及选定供应商信息，《采购订单》，明确以下条款：

双方信息（采购方名称、地址、联系人；供应商名称、地址、联系人）；

物料/服务详情（名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额）；

交付条款（交付时间、地点、运输方式、费用承担方）；

付款方式（如预付款比例、到货付款、验收后付款等）；

验收标准（以技术协议、样品或双方确认的参数为准）；

违约责任（如延迟交付、质量不符的赔偿标准）。

采购部将《采购订单》发送至供应商确认，供应商需在2个工作日内反馈确认结果（盖章回传或书面确认）。

输出成果：《采购订单》（供应商盖章确认版）

关键控制点：订单条款需完整、无歧义，金额、数量、交付时间需与需求一致；重要订单建议签订正式采购合同。

（四）订单多级审核

责任部门：采购部、财务部、管理层（根据订单金额分级）

操作内容：

采购部初审：采购专员核对订单信息与需求、供应商确认结果是否一致，保证订单符合采购流程，签字后提交至财务部。

财务部复核：财务专员审核订单的预算匹配度（是否超预算）、付款方式是否符合公司财务制度、价格是否合理（比价记录），审核通过后提交至管理层。

管理层终审：

金额≤5万元：由采购部经理审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总审批；

金额＞20万元：由总经理审批。

管理层重点审核采购的必要性、成本合理性及战略符合性，审批通过后订单生效。

输出成果：《订单审批记录表》（含各环节审核人、审核意见、审批日期）

关键控制点：审核权限需明确，严禁越级审批；审核意见需具体，避免“同意”等模糊表述。

（五）订单执行与进度跟踪

责任部门：采购部

操作内容：

采购部将生效的《采购订单》同步至需求部门、仓库、财务部，明确各方职责。

采购专员定期与供应商沟通订单执行进度（如生产进度、备货情况、物流安排），要求供应商每周反馈《订单进度表》。

若供应商可能无法按期交付，需提前3个工作日书面告知采购部，采购部及时与需求部门沟通，协商调整交付时间或启动备选供应商方案。

输出成果：《订单进度表》、沟通记录（邮件/书面）

关键控制点：主动跟踪进度，避免信息滞后；延迟交付需有书面原因说明及解决方案。

（六）货物/服务交付与初步验收

责任部门：供应商、需求部门、采购部

操作内容：

供应商按订单约定时间、地点交付货物/提供服务，随货提供以下资料（如需）：

发