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采购成本控制标准化流程（成本控制与审批结合版）

一、适用场景与目标定位

本标准化流程适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，旨在通过规范化的成本控制与审批节点，实现“事前预算有依据、事中执行有监控、事后分析有改进”的全流程管理。具体适用场景包括：

企业生产原材料、办公用品、固定资产等常规物资采购；

新产品研发、工程项目等专项采购；

单笔采购金额超过设定标准（如1万元）的重点采购项目；

需跨部门协作（需求部门、采购部、财务部、管理层）的复杂采购事项。

核心目标：通过标准化流程降低采购成本10%-30%，提升采购效率20%以上，保证采购行为合规、透明，同时强化成本责任追溯机制。

二、标准化流程操作步骤

步骤1：采购需求发起与部门初审

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（见表1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息，并附相关技术参数或市场调研数据（如新物资采购需提供至少2家供应商的初步报价）。

需求部门负责人（如生产部经理*）对需求的合理性、必要性及预算金额的准确性进行初审，重点审核：

需求是否符合部门年度工作计划；

预估单价是否参考历史采购价或市场均价（若无历史数据，需说明调研依据）；

是否存在可替代的旧物资或更经济的方案。

初审通过后，将《采购需求申请表》提交至采购部；若驳回，需注明理由并退回需求部门重新申请。

输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）

步骤2：采购计划与预算复核

责任部门：采购部、财务部

操作内容：

采购部收到需求后，1个工作日内完成需求复核，重点审核：

物资规格、数量是否满足业务需求；

预估预算是否在企业采购预算范围内（参考年度/季度采购预算表）；

是否属于集中采购目录内物资（若有），优先执行集中采购流程。

复核通过后，采购部结合库存情况（如适用），编制《采购计划预算表》（见表2），明确最终采购数量、预算金额、采购方式（招标、询价、单一来源等），提交财务部。

财务部在2个工作日内完成预算复核，重点审核：

预算金额是否符合企业成本控制目标（如较历史成本降幅≥5%）；

资金来源是否落实（如预算内资金、专项拨款）；

是否存在预算超支风险，并提出调整建议（如需降低成本，可建议调整规格或批量采购）。

输出成果：《采购计划预算表》（采购部、财务部签字版）

步骤3：供应商寻源与比价分析

责任部门：采购部、需求部门、财务部

操作内容：

采购部根据采购计划，通过以下方式开展供应商寻源：

集中采购供应商库（优先选择）；

公开招标（如单笔金额超10万元）；

行业推荐或市场调研（新供应商需考察资质、产能、信誉等）。

对至少3家合格供应商进行询价（紧急采购可酌情减少，但需注明原因），要求供应商提供书面报价单（含单价、总价、交付周期、质量标准、付款条件等）。

采购部组织需求部门、财务部共同填写《供应商比价分析表》（见表3），从价格、质量、交期、服务、付款条件等维度进行综合评分（价格权重不低于40%），形成比价结论，推荐最优供应商方案。

输出成果：《供应商比价分析表》（采购部、需求部门、财务部签字版）

步骤4：采购方案审批

责任部门：采购部、管理层（根据采购金额分级审批）

操作内容：

采购部将《采购需求申请表》《采购计划预算表》《供应商比价分析表》及供应商报价单整理成《采购方案审批表》（见表4），按以下权限提交审批：

单笔金额≤1万元：采购部经理*审批；

1万元＜单笔金额≤5万元：分管副总*审批；

5万元＜单笔金额≤20万元：总经理*审批；

单笔金额＞20万元：总经理办公会集体审批。

审批人重点审核：

成本控制措施是否到位（如批量采购折扣、替代方案降本）；

供应商选择是否符合“质优价廉、合规诚信”原则；

审批流程是否完整，签字是否齐全。

审批通过后，采购部启动合同签订流程；若驳回，需注明理由并退回采购部重新优化方案（如重新比价、调整需求）。

输出成果：《采购方案审批表》（对应层级审批人签字版）

步骤5：合同签订与采购执行

责任部门：采购部、法务部（如需）、供应商

操作内容：

采购部与供应商根据审批通过的方案，签订《采购合同》（模板需包含标的物信息、价格、质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等条款），金额超5万元的合同需经法务部审核。

合同签订后，采购部向供应商下达《采购订单》，明确交货细节，并同步跟踪生产/备货进度，保证按时交付。

物资到货后，需求部门组织验收（必要时邀请质检部参与），填写《物资验收单》（见表5），核对数量、规格、质量是否符合合同约定，验收合格后签字确认；若不合格，需及时反馈采购部启动退换货或索赔流程。

输出成果：《采购合同》《采购订单》《物资验收单》