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吉林省建筑资料管理规范应用指导

前言

建筑工程资料是建筑工程建设过程的真实记录，是工程质量控制、安全生产、竣工验收、后期维护以及工程档案归档的重要依据。吉林省针对建筑资料管理制定了专门的规范，其目的在于统一标准、明确责任、提升管理效能，确保工程资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性。本指导旨在结合吉林省建筑工程实际，对该规范的应用要点进行梳理与阐释，以期为省内各建筑从业单位及相关人员提供切实可行的操作指引，共同推动我省建筑工程资料管理水平的整体提升。

一、建筑工程资料的内涵与重要性

建筑工程资料是指在工程建设从项目立项、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工备案的全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是反映工程实体质量和管理水平的“镜子”，也是工程建设各方主体履行合同义务、承担法律责任的重要凭证。规范、完整的工程资料，对于保障工程质量安全、化解工程纠纷、促进工程建设管理科学化、规范化具有不可替代的作用。

二、吉林省建筑资料管理规范的核心原则

在应用吉林省建筑资料管理规范时，应深刻理解并严格遵循以下核心原则：

（一）真实性原则

这是资料管理的生命线。所有工程资料必须如实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、变造、抽换或选择性记录。相关人员必须对资料的真实性负责，确保每份资料都经得起检验。

（二）及时性原则

工程资料的形成应与工程进度同步。从工程立项开始，各项活动均应及时形成相应资料，避免事后补做，以保证资料的准确性和时效性，避免因记忆模糊或现场变化导致资料失真。

（三）规范性原则

严格按照吉林省建筑资料管理规范及相关配套标准的要求进行资料的编制、填写、签署、组卷和归档。内容应齐全、用语应规范、书写应清晰、签章应完备，确保资料的标准化和规范化。

（四）完整性原则

工程资料应涵盖工程建设的各个环节和方面，做到不缺项、不漏项。从前期的审批文件到施工过程中的隐蔽验收记录，再到竣工验收报告，形成一个完整的资料链条。

（五）可追溯性原则

每项资料的形成都应有明确的责任人、形成时间和对应的工程部位。通过规范的编号、索引和签署，使得工程建设的任何一个环节都能通过资料追溯到相关的责任主体和具体过程。

三、规范应用的核心要点

（一）资料的形成与收集

1.源头控制：工程各参与单位（建设、勘察、设计、施工、监理等）应明确各自在资料形成与管理中的职责。施工单位应加强对施工班组的技术交底，确保施工过程中的每一道工序都有相应的记录。

2.同步收集：资料收集应与工程实体施工同步进行。例如，隐蔽工程验收记录必须在隐蔽前完成签署；材料进场检验报告应随材料进场同步收集，并核对其规格、型号、数量与实际进场情况是否一致。

3.多方协作：监理单位应切实履行监理职责，对施工单位报送的资料进行及时审核与签认。建设单位应负责提供项目前期审批文件，并协调勘察、设计单位及时提供相关资料。

（二）资料的整理与编制

1.分类清晰：应按照吉林省规范要求的分类体系进行资料整理，通常可分为工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和竣工验收文件等几大类。每大类下再根据专业和工序进行细分。

2.组卷合理：组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。卷内文件排列顺序一般为：封面、目录、文件材料、备考表。不同载体的文件应分别组卷。

3.填写规范：资料表格应使用吉林省统一或认可的标准表格。填写内容应真实、准确、完整，字迹清晰，不得使用易褪色的书写材料。签章手续必须齐全，签字应手签并清晰可辨。

4.编号规则：资料编号应遵循规范规定的规则，具有唯一性和可追溯性。编号应便于资料的检索和管理。

（三）资料的审核与签认

2.责任落实：每份资料的签认人均应对其签署内容负责。审核过程中发现问题应及时退回整改，未经审核或审核不合格的资料不得进入下一环节。

3.过程控制：对于隐蔽工程验收、分部分项工程验收等关键环节的资料，应在验收过程中同步完成签认，确保资料与工程实体进度一致。

（四）资料的归档与移交

1.归档要求：工程竣工验收前，施工单位应完成工程资料的整理、组卷和自检工作，并向建设单位提交完整的竣工资料。归档资料应符合耐久性要求，纸质材料应字迹清楚、纸张优良，电子文件应格式规范、存储可靠。

2.移交程序：建设单位在工程竣工验收后，应按规定向当地城建档案管理部门移交工程档案。移交时应办理交接手续，双方签字盖章，明确移交内容、数量及日期。

3.长期保管：工程资料是工程项目的重要档案，应按照国家和吉林省有关档案管理的规定进行长期保管，确保其安全性和可利用性。

四、常见问题与应对策略

在实际操作中，建筑资料管理常面临诸如资料不及时、不真实、签字不全、分类混乱等问题。对此，应采取以下应对策略：

1.强化意识：