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采购申请与审批流程标准化手册（成本控制版）

前言

为规范公司采购行为，统一采购申请与审批标准，强化全流程成本管控，避免资源浪费与不规范支出，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程明确各部门职责、优化审批节点、规范采购行为，实现“需求合理、价格公允、流程高效、成本可控”的采购管理目标，为公司运营提供坚实的物资保障与成本支持。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门（含总部、各分支机构、子公司）的所有采购活动，包括但不限于：办公用品、设备耗材、服务外包、工程物资、营销物料等非生产性采购（生产性采购可参照执行，具体以生产采购管理办法为准）。

（二）核心目标

成本可控：通过预算管控、比价审核、分级审批等机制，保证采购支出不超预算、价格合理，降低采购成本。

流程规范：统一采购申请与审批标准，避免流程混乱、职责不清，提高采购效率。

责任明确：清晰界定需求部门、采购部、财务部、审批人的职责，保证各环节可追溯、可追责。

风险防范：通过供应商管理、验收审核等环节，防范采购质量风险、廉洁风险及合规风险。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）第一步：需求提出与部门初审

责任人：需求部门经办人、需求部门负责人

操作说明：

需求确认：需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备更新、活动开展等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途及期望到货日期，填写《采购需求申请表》（详见附件1）。

注意：需求描述需具体、清晰，避免“一批办公用品”“类似设备”等模糊表述；如涉及技术参数，需附技术说明或图纸。

预算核对：需求部门经办人需登录公司预算管理系统，核对本次采购支出是否在部门年度预算内。如超预算，需填写《超预算采购说明》（详见附件1-1），详细说明超预算原因及必要性，经需求部门负责人签字确认后，随《采购需求申请表》一并提交。

部门初审：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门工作计划；

数量是否为最低必要需求；

预算是否充足（超预算部分是否有合理说明）。

审核通过后，在《采购需求申请表》上签字，并提交至采购部。

输出物：《采购需求申请表》（含超预算说明，如有）。

（二）第二步：采购需求复核与寻源

责任人：采购部专员、采购部经理

操作说明：

需求复核：采购部收到《采购需求申请表》后，1个工作日内完成复核，重点确认：

需求描述是否清晰、完整，技术参数是否明确；

预算是否合规（超预算是否已附说明）；

是否存在可替代的现有资源（如闲置设备、库存物资）。

复核不通过的，退回需求部门补充材料；复核通过的，进入下一步。

供应商寻源：

常规采购：采购部从《合格供应商名录》（由采购部定期维护更新）中筛选至少3家供应商，进行询价或比价。

单一来源采购：如只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需填写《单一来源采购申请表》（详见附件1-2），说明理由并附供应商独家授权证明，经采购部经理审核后，报分管副总审批。

紧急采购：因突发情况需紧急采购（如设备故障抢修、应急物资），需求部门可先口头申请，采购部立即启动紧急采购流程，事后24小时内补办书面手续。

比价议价：采购部向供应商索取书面报价单，对比价格、质量、交货期、付款条件等，填写《供应商比价表》（详见附件2），形成初步采购建议（推荐供应商、拟成交价格、理由）。

输出物：《供应商比价表》《单一来源采购申请表》（如适用）。

（三）第三步：采购申请提交与分级审批

责任人：采购部专员、各级审批人

操作说明：

采购部根据采购金额及类型，将《采购申请单》（详见附件3）与《采购需求申请表》《供应商比价表》等材料，按以下分级审批流程提交：

采购金额（人民币）

审批流程

5,000元以下

需求部门负责人→采购部专员→采购部经理

5,000元-20,000元

需求部门负责人→采购部专员→采购部经理→分管副总*

20,000元-50,000元

需求部门负责人→采购部专员→采购部经理→分管副总*→财务部经理→总经理*

50,000元以上

需求部门负责人→采购部专员→采购部经理→分管副总*→财务部经理→总经理*→董事会

审批要点：

需求部门负责人：确认需求必要性及预算匹配性；

采购部经理：审核采购流程合规性、比价合理性；

分管副总/财务部经理/总经理：重点审核成本控制、预算执行、供应商资质等；

董事会：审批重大采购项目（如金额超过50万元或战略物资采购）。

审批通过后，《采购申请单》流转至采购部；审批不通过的，退回采购部重新寻源或需求部门调整需求。

输出物：审批通过的《采购申请单》。

（四）第四步：合同签订与订单下达

责任人：采购部专员、法务部（如需）、供应商

操作说明：

合同拟定：