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请假条尽职调查规定

一、请假条尽职调查概述

请假条尽职调查是指企业在员工提出请假申请时，对其进行必要的核实和评估，以确保请假申请的合理性、合规性，并保障企业正常运营秩序的管理活动。通过规范的尽职调查，企业可以明确员工的请假需求，有效安排工作衔接，降低因缺勤可能带来的风险。

（一）尽职调查的目的

1.核实请假信息的真实性

(1)确认请假原因的合理性

(2)核对请假时间的合规性

2.保障企业运营效率

(1)避免关键岗位人员集中缺勤

(2)提前规划工作替代方案

3.完善人力资源管理体系

(1)建立标准化的请假审批流程

(2)规范员工请假行为

（二）尽职调查的原则

1.公平公正原则

(1)对所有员工采用统一标准

(2)避免主观偏见影响调查结果

2.效率优先原则

(1)优化调查流程缩短处理时间

(2)确保必要信息在合理期限内获取

3.保密原则

(1)保护员工隐私信息

(2)限定调查信息使用范围

二、请假条尽职调查流程

（一）申请提交阶段

1.员工填写正式请假条

(1)包含姓名、部门、职位等基本信息

(2)明确请假类型（事假/病假/年假等）

(3)写明请假起止时间及总时长

2.提交给直接主管

(1)首级审批人进行初步审核

(2)必要时要求补充说明材料

（二）调查核实阶段

1.直接主管审核

(1)核对员工当前工作负荷

(2)评估请假对企业的影响

(3)必要时与员工进行面谈

2.人力资源部门复核

(1)确认请假类型是否合规

(2)查验特殊假期的证明材料

(3)评估长期请假的风险等级

（三）审批决策阶段

1.一级审批

(1)直接主管签字确认

(2)附上审核意见说明

2.二级审批（如需）

(1)部门负责人复核

(2)特别假期的三级审批机制

3.人力资源部门备案

(1)保存完整审批记录

(2)更新员工假期余额

三、尽职调查的注意事项

（一）常见调查事项

1.病假调查

(1)要求提供医疗机构证明

(2)核实病假时长合理性

(3)特殊病种需要额外说明

2.事假调查

(1)核对请假事由的真实性

(2)评估对工作安排的影响

(3)紧急事假需要特殊处理

3.年假/调休调查

(1)检查假期余额记录

(2)确认调休申请的合法性

(3)避免集中申请导致运营中断

（二）调查工具与方法

1.电子审批系统

(1)实现流程自动化跟踪

(2)记录完整的审批历史

2.假期管理台账

(3)定期更新员工假期记录

(4)设置预警机制

3.沟通确认手段

(1)电话核实紧急请假

(2)面谈了解特殊情况

（三）特殊情况处理

1.长期请假（超过3天）

(1)需要提交详细说明

(2)可能需要绩效评估

(3)评估岗位替代方案

2.紧急情况应对

(1)建立紧急请假通道

(2)设置临时替代机制

(3)缩短调查响应时间

3.违规处理措施

(1)明确虚假请假后果

(2)规定处罚执行标准

(3)保留违规证据记录

四、尽职调查的优化建议

（一）制度完善方向

1.建立分级调查标准

(1)根据请假时长设置不同调查深度

(2)对高风险岗位实施更严格核查

2.优化审批权限分配

(3)明确各级审批人职责

(4)设置特殊情况越级审批流程

3.完善证明材料要求

(1)制定各类假期的标准证明清单

(2)建立电子化证明提交渠道

（二）技术支持方案

1.推进HR系统升级

(1)增加假期预警功能

(2)实现自动提醒机制

2.开发智能审核工具

(3)基于历史数据预测高风险申请

(4)提供调查建议参考

3.建立数据分析模型

(1)分析请假趋势规律

(2)识别异常模式

（三）员工沟通策略

1.明确制度宣导

(1)定期组织制度培训

(2)提供清晰的请假指南

2.优化沟通渠道

(3)设立专门的请假咨询岗位

(4)提供电子化咨询平台

3.营造积极文化

(1)鼓励提前规划请假

(2)建立合理的假期管理机制

五、尽职调查的效果评估

（一）评估指标体系

1.调查效率指标

(1)平均审批时长

(2)调查资源使用率

2.合规性指标

(3)虚假请假发生率

(4)违规处理准确率

3.员工满意度指标

(1)审批流程透明度评价

(2)沟通响应速度评分

（二）持续改进措施

1.定期审核调查流程

(1)每季度复盘优化点

(2)收集各部门反馈

2.更新调查指南

(3)根据实际案例调整标准

(4)增加特殊情况说明

3.人员培训计划

(1)每半年开展技能培训

(2)强化合规意识教育

（三）风险防范机制

1.建立异常监测系统

(1)自动识别可疑模式

(2)设置风险预警阈值

2.完善记录保存制度

(3)确保调查资料可追溯

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