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费用报销与审批流程管理模板

一、适用场景与业务价值

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常费用报销管理场景，涵盖办公费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费等常规费用的报销流程。通过标准化流程设计，可实现以下核心价值：

规范管理：明确费用报销的标准、权限及责任主体，避免报销混乱；

提高效率：简化审批环节，减少重复沟通，缩短报销周期；

风险防控：强化发票合规性审核及预算控制，杜绝违规报销；

数据追溯：通过流程留痕与单据存档，便于财务审计与费用分析。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：费用发生与单据准备

操作内容：

员工因公发生费用时，需保证费用符合公司《费用管理制度》规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

取得合法、合规的原始凭证（增值税发票、定额发票、行程单、费用清单等），发票需抬头完整（与公司名称一致）、税号准确、项目清晰、金额无误，并加盖发票专用章；

若涉及多项费用，需按费用类型分类整理（如交通费、住宿费分开），并在发票上简要备注费用事由（如“项目调研差旅费”）。

责任人：费用发生人（员工本人）。

（二）第二步：填写报销申请单

操作内容：

登录公司财务系统或《费用报销申请表》（见第三部分模板），逐项填写完整信息，包括：

报销人基本信息：姓名、部门、岗位、工号；

费用基本信息：报销周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）、费用类型、总金额（大小写一致）；

费用明细：按每张发票填写序号、费用类型、发生日期、金额、事由、发票代码/号码；

附件清单：注明所附发票数量（如“发票5张，共计1200元”）。

报销人需对填写信息的真实性、准确性负责，并在“报销人签字”处签字确认。

责任人：费用发生人（员工本人）。

（三）第三步：部门负责人审核

操作内容：

报销人将填写完整的《费用报销申请表》及原始附件提交至直接部门负责人；

部门负责人审核以下内容：

费用是否与部门业务相关，是否符合预算范围；

报销金额、事由是否合理，有无超标准、超范围情况；

原始凭证是否齐全、签字是否完整。

审核通过后，在“部门负责人审核”栏签字确认；若审核不通过，需注明退回原因（如“超差旅标准，请调整”），并返还给报销人修改。

责任人：部门负责人（如经理、主管）。

（四）第四步：财务部门复核

操作内容：

部门负责人审核通过后，报销人将单据提交至财务部门；

财务专员复核以下内容：

发票合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、抬头、税号、项目、金额是否正确，有无涂改、过期发票；

报销单填写规范性：金额大小写是否一致、附件数量与清单是否匹配、签字是否齐全；

费用标准：对照公司制度检查有无超标准报销（如高管住宿费超标、招待费超限额）；

预算执行情况：确认费用是否在部门预算内，超预算费用需同步检查是否有预算调整审批单。

复核通过后，在“财务复核”栏签字；若复核不通过，注明退回原因（如“发票税号错误，请更换”），并返还给报销人。

责任人：财务专员（如会计、出纳）。

（五）第五步：分级审批执行

操作内容：

根据报销金额及费用类型，由不同层级领导审批（具体权限标准需根据公司规模及制度设定，参考标准如下）：

小额报销（如金额≤5000元）：由财务负责人审批；

大额报销（如5000元＜金额≤20000元）：由财务负责人+分管副总审批；

重大报销（如金额＞20000元）：由财务负责人+分管副总+总经理审批；

特殊费用（如业务招待费、大额培训费）：需提前提交《特殊费用申请单》，经业务部门负责人及分管领导预审批后，方可进入报销流程。

审批领导需在对应审批栏签字，重点关注费用的必要性、合理性及是否符合公司战略目标。

责任人：财务负责人、分管副总、总经理（如总、副总）。

（六）第六步：报销款项入账

操作内容：

审批流程全部完成后，财务部门在3-5个工作日内完成付款；

付款方式：优先通过银行转账至员工工资卡（需提供准确银行卡号），或以现金/备用金形式发放（需员工签字确认收款）；

财务人员更新财务账套，同步录入报销明细，保证账实一致。

责任人：财务出纳（如*出纳）。

（七）第七步：单据归档管理

操作内容：

报销款项支付完成后，财务部门将《费用报销申请表》、原始发票、审批单等资料按月分类整理；

每月结束后5个工作日内，将单据移交至档案管理部门，归档保存（保存期限不少于5年，涉密费用按公司保密规定执行）；

员工如需查询报销记录，可通过财务系统提交申请，档案部门配合提供复印件（加盖公章）。

责任人：财务部门、档案管理部门（如*档案管理员）。

三、核心模板表格

表3-1费用报销申请表

基本信息

报销人姓名

*工号

报销周期

2024年X月X日至2024年X月X日

费用明细

序号

1

2

3

报销金额汇总

人民币（小写）

附件清单

发票3张，行程单1张，客户招待清单1张

审批意见

部