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合同审核与签署标准化流程手册

前言

为规范企业合同管理流程，降低法律风险，提高合同审核与签署效率，保证合同条款的合规性、严谨性与可执行性，特制定本手册。本手册整合了合同全生命周期管理的关键环节，适用于企业各部门及外部合作场景，旨在为合同相关工作人员提供清晰、可操作的行动指引。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有类型合同的审核、起草、修改、签署及归档管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、合作框架协议等。

（二）典型应用场景

日常业务合作：如与供应商签订采购合同、与客户签订销售合同，需通过标准化流程保证双方权利义务明确。

跨部门协作：如市场部与技术部联合对外签订服务合同，需协调内部审核意见，避免条款冲突。

重大合作项目：如战略合作框架协议、投资协议等，需通过多轮审核与法律风险评估，保证企业利益最大化。

外部合作签约：与合作伙伴、代理商、外包服务商等签订合同时需规范签署流程，防范履约风险。

二、合同审核与签署全流程操作指引

（一）第一步：合同发起与立项

发起主体：业务部门负责人或项目负责人（如“销售部经理”“项目部主管”）根据合作需求发起合同流程。

提交材料：

合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

合作需求说明（如采购内容、服务范围、金额等）；

历史合作记录（如有）；

其他必要附件（如技术参数表、报价单等）。

立项审批：

业务部门负责人审核合作必要性与可行性，签署《合同立项申请表》；

涉及预算的，需同步提交《预算审批表》，经财务部*经理审批。

（二）第二步：合同文本起草

起草主体：业务部门或法务部根据合作需求起草合同文本，优先使用企业标准合同模板。

核心内容要求：

合同主体：明确甲方（企业全称）、乙方（合作方全称），核对双方营业执照信息，保证主体资格合法；

标的与数量：清晰描述合作内容（如产品型号、服务标准）、数量、单位，避免模糊表述；

价款与支付：明确金额、币种、支付方式（转账/承兑汇票等）、支付节点（如“验收合格后30日内”）、发票要求；

履行期限与地点：约定合同开始/结束时间、履行地点（如“甲方所在地”）；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；

争议解决：约定争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”），优先选择诉讼，避免仲裁条款的不可控性；

其他条款：根据合作类型补充保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。

模板使用：若企业已有标准模板，需在模板基础上修改，不得擅自删除核心条款；无模板时，需经法务部审核文本结构。

（三）第三步：合同多维度审核

审核流程：业务自审→法务审核→财务审核→业务负责人终审（重大合同需增加管理层审批）。

各环节审核重点：

业务部门自审：核对合作需求与合同内容一致性，保证标的、数量、价款等业务信息准确，无遗漏条款。

法务部审核：

合同主体资格（如乙方是否超越经营范围、是否存在经营异常）；

条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）；

权利义务对等性（避免企业承担单方面义务）；

模糊条款风险（如“其他”“约”等需明确具体标准）；

违约责任可执行性（违约金过高可能被法院调整，过低则无约束力）。

财务部审核：

价款与预算匹配性，是否符合企业财务制度；

支付方式与资金安全（如预付款比例需控制在30%以内，大额支付需约定履约保函）；

发票类型与税务合规性（如“必须提供增值税专用发票”）。

业务负责人终审：综合各审核意见，确认合同内容符合业务目标，签署《合同审核意见表》。

审核时限：一般合同不超过3个工作日，重大合同不超过5个工作日；审核需书面反馈意见，不得无故拖延。

（四）第四步：合同修改与二次确认

修改主体：业务部门根据审核意见修改合同文本，重大修改需与法务部、财务部沟通确认。

修改要求：

书面记录审核意见（如《合同审核意见表》），逐条修改并标注修改位置；

修改后需重新提交相关审核部门确认，保证所有问题闭环解决；

若合作方对条款提出异议，由业务部门协商修改，修改后需重新履行内部审核流程。

确认签署：所有审核部门无异议后，由业务部门负责人签署《合同确认签署函》，明确签署权限与份数。

（五）第五步：合同签署与用印

签署主体：

企业内部：由法定代表人或其授权代理人签署（需提供《法定代表人授权委托书》）；

合作方：需核对对方签署人身份（如营业执照、法定代表人身份证明），确认其是否具有签约资格。

用印管理：

合同文本需经“两审一签”（业务审核、法务审核、负责人签署）后，方可申请加盖企业公章或合同专用章；

用印前需核对合同文本与审核版本一致性，保证无擅自修改；

合同一式多份（如正本2份、副本4份），用印份数需与《合同确认签署函》一致，不得超范围用印。

签署方式：

纸质签署：双