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建筑工程资料管理与归档规范

建筑工程资料管理与归档是工程项目管理的重要组成部分，是工程建设全过程的真实记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护、改扩建以及法律追溯的重要依据。其规范化、科学化管理，对于确保工程质量、提高管理效率、保障工程建设各方合法权益具有不可替代的作用。本文旨在系统阐述建筑工程资料管理与归档的核心要点、流程规范及实用方法，以期为相关从业人员提供专业指引。

一、建筑工程资料管理的基本原则

建筑工程资料管理应遵循以下基本原则，以确保资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性：

（一）真实性与准确性原则

工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，记录客观公正。严禁伪造、篡改或编造资料，所有文件、记录、签证等都应是第一手原始资料的真实体现。

（二）完整性与系统性原则

工程资料应全面覆盖工程建设的各个阶段和各个方面，从项目立项、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算，形成一个完整的资料体系。各部分资料之间应相互关联、逻辑清晰，构成有机整体。

（三）及时性与同步性原则

工程资料的形成应与工程进度同步进行，做到边施工、边整理、边归档。避免事后补做，确保资料能够及时反映工程的最新状态，为工程管理决策提供有效支持。

（四）规范性与标准化原则

工程资料的格式、内容、签署、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关标准规范的要求。做到填写规范、用语准确、手续完备、字迹清晰，确保资料的规范性和可读性。

（五）可追溯性原则

工程资料应具有明确的来源和流向，每一份资料都应有其形成的时间、地点、参与人员及对应的工程部位或工序。通过资料能够追溯工程质量的形成过程和责任主体。

（六）安全性与保密性原则

对于涉及工程技术秘密、商业秘密及国家安全的资料，应采取严格的保密措施，确保资料不被泄露、丢失或损坏。同时，应建立健全资料的保管、借阅、复制等管理制度。

二、建筑工程资料管理的核心流程与要求

（一）资料的形成与收集

工程资料的形成始于项目策划阶段，贯穿于工程建设全过程。各参建单位（建设、勘察、设计、施工、监理等）应明确各自的资料管理职责，指定专人负责资料的收集、整理和保管工作。

*施工单位：是施工过程资料的主要形成者，应负责施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、原材料及构配件质量证明文件、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、施工日志等资料的及时收集与整理。

*监理单位：应负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、工程款支付证书、质量评估报告等监理资料的形成与收集，并对施工单位报送的资料进行审核签认。

*建设单位：应负责项目立项文件、可行性研究报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工图审查合格书、中标通知书、施工合同、监理合同等前期文件和管理文件的收集与提供。

*勘察设计单位：应负责提供勘察报告、设计图纸、设计变更、图纸会审记录、技术核定单等勘察设计文件，并对其完整性和准确性负责。

（二）资料的整理与审核

收集到的原始资料需进行系统整理和严格审核，以确保其符合规范要求。

*分类整理：按照工程资料的性质和形成阶段进行分类，如工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图、竣工验收文件等。每一类资料再按专业或时间顺序进行排列。

*编制组卷：将整理好的资料按照一定的规则组成案卷。案卷内资料应排列有序，一般顺序为：封面、卷内目录、资料原件、备考表、封底。

*审核把关：各相关单位应对资料的真实性、完整性、规范性进行逐级审核。施工单位技术负责人应对本单位形成的施工资料进行审核；监理工程师应对施工单位报送的资料进行监理审核；建设单位项目负责人应对最终归档资料进行审定。

（三）资料的保管与移交

工程资料在形成、整理、审核过程中，应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。

*日常保管：应建立专门的资料档案室或资料柜，配备必要的防潮、防火、防虫、防盗、防高温等设施。资料管理人员应定期对资料进行检查和维护。

*竣工移交：工程竣工验收合格后，施工单位应在规定时间内将完整、规范的竣工资料移交给建设单位。建设单位在工程竣工验收备案后，应按规定将工程档案向当地城建档案管理部门移交。移交时应办理正式的交接手续，双方签字盖章，并附交接清单。

三、建筑工程归档资料的具体规范

（一）归档范围的确定

归档资料的范围应依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）及相关行业、地方标准确定，主要包括：

*工程准备阶段文件（决策、立项、用地、勘察、设计、招投标、开工审批等文件）；

*监理文件（监理规划、实施细则、监理通知单、验收记录、评估报告等）；

*施工文件（施工管理、技术、进度、质量、安全、造价等文件）；

*竣工图（建筑、结构