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会议记录与行动项跟踪模板决策执行版

引言

在企业管理与项目推进中，会议是决策落地的核心场景，但“议而不决、决而不行”往往是效率低下的根源。本模板聚焦“决策-执行-跟踪-闭环”全流程，通过结构化记录会议关键信息、明确行动项责任与时效，保证每一项决策都能转化为可落地的行动，推动团队高效协同与目标达成。

一、适用场景：哪些会议需要决策执行跟踪？

本模板适用于需输出明确决策并跟进执行效果的各类会议场景，包括但不限于：

战略决策会议：年度目标拆解、资源分配、重大投资等方向性决策；

项目推进会：关键节点评审、风险问题解决、跨部门协作任务分配；

问题复盘会：项目失败/失误分析、改进措施制定与责任归属；

专项工作会：新品上市、流程优化、客户投诉处理等临时性重要任务。

二、分步指南：从会议到执行的全流程管理

（一）会前准备：让会议“有的放矢”

明确会议目标：主持人需提前定义本次会议需达成的核心决策（如“确定Q3市场推广预算”“解决项目A延期问题”），避免议题发散。

同步会议材料：提前1-2天将议题背景、数据报表、待讨论方案等材料发给参会人，保证各方有充分准备。

确认关键角色：明确主持人（控场）、记录人（记录关键信息）、决策人（最终拍板人），必要时邀请执行相关方列席。

（二）会中记录：精准捕捉“决策”与“行动”

记录人需聚焦“讨论结论-决策内容-行动任务”三大核心，避免流水账式记录：

讨论结论：记录各方观点的分歧点与共识（如“关于推广渠道，经理提出侧重线上，主管建议线下+线上结合，最终共识：以线上为主，线下试点”）；

决策内容：明确最终决策结果（如“确定Q3推广预算100万元，其中线上占70%，线下占30%”），需标注决策依据（如“基于历史数据：线上ROI为1:5，线下为1:3”）；

行动任务：按“任务描述+负责人+协作人+截止时间+交付物”五要素记录（如“助理负责完成预算分配表，主管审核，截止日期：6月15日，交付物：《Q3推广预算明细表》”）。

（三）会后整理：24小时内输出“可执行”记录

完善会议纪要：记录人需在会后24小时内整理会议记录，重点突出“决策结论”与“行动项”，删除无关讨论细节，保证参会人快速抓取关键信息。

分发与确认：通过邮件/企业将会议纪要发给所有参会人，要求负责人确认行动项（如“请各位负责人核对行动项任务描述与截止时间，如有异议2小时内反馈”）。

录入跟踪系统：将行动项录入项目管理工具（如飞书、钉钉、Teambition），设置“截止时间提醒”，同步更新至团队共享看板。

（四）执行跟踪：动态监控“不跑偏”

定期跟进：执行负责人需每周更新行动项进度（如“进行中：已完成预算分配初稿，待审核”“延期：因数据未提供，主管未完成审核，需协调部门6月12日前提交数据”），并在周例会同步。

风险预警：若行动项可能延期，负责人需提前2天向决策人报备原因及调整方案（如“因*部门数据延迟，预算分配表审核需延期至6月18日，建议同步调整推广方案启动时间”）。

闭环复盘：行动项完成后，负责人需提交交付物（如《Q3推广预算明细表》），并在下次会议中反馈执行结果（如“预算已通过，推广方案按计划7月1日启动”）。

三、模板示例：会议记录与行动项跟踪表

会议基本信息

项目

内容

会议名称

2023年Q3市场推广策略决策会

会议时间

2023年6月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*经理（市场部总监）

记录人

*助理（市场部专员）

参会人员

经理、主管（线上渠道）、主管（线下渠道）、主管（财务部）、*助理

缺席人员

无

议题与讨论记录

序号

议题

讨论要点

决策结论

决策依据

1

Q3推广预算分配

主管建议线上渠道预算80%（重点投入短视频、直播），主管建议线下渠道预算40%（增加地推活动）；财务部*主管提醒总预算需控制在100万元内。

线上渠道预算70万元（短视频50万、直播20万），线下渠道预算30万元（地推20万、展会10万）。

历史数据：线上渠道近3季度ROI均值1:5，线下为1:3；Q3目标提升用户转化率20%，线上触达效率更高。

2

推广方案启动时间

主管建议7月1日启动（避开618大促竞争），主管建议6月25日启动（抢占暑期先机）。

7月1日正式启动，6月25日前完成所有物料准备与渠道对接。

6月25日-7月10日为传统促销淡季，用户注意力更集中；6月20日-30日需完成渠道排期，避免冲突。

行动项跟踪表

序号

任务描述

负责人

协作人

截止时间

当前状态

交付物

备注

1

制定线上渠道预算分配明细表

*助理

*主管（线上）

2023-06-15

已完成

《Q3线上渠道预算分配表》

已通过*主管审核

2

制定线下渠道活动执行方案

*主管

*助理

2023-06-18

进行中

《Q3线下地推执行方案》

需协调*