企业人事档案管理的通用框架工具.docVIP

企业人事档案管理通用框架工具

一、工具适用场景与价值

企业人事档案管理是人力资源管理的核心基础工作，该工具适用于以下典型场景，助力企业实现人事档案的系统化、规范化管理：

新员工入职：统一收集、录入员工基础信息，建立初始档案，保证人员信息完整可追溯；

员工在职期间：动态记录员工岗位变动、培训经历、奖惩情况等关键信息，支撑人才发展决策；

年度档案更新：定期梳理档案内容，补充或更新社保、公积金、合同续签等时效性信息；

离职/退休处理：规范归档离职材料，办理档案转移或封存，规避劳动用工风险；

内部审计/外部合规检查：提供完整、准确的员工信息依据，保证企业人力资源管理符合法律法规要求。

通过该工具，企业可解决档案信息分散、更新滞后、借阅混乱等问题，提升管理效率，降低合规风险，为人才选拔、培养、薪酬调整等提供数据支撑。

二、人事档案管理全流程操作指引

（一）新员工档案建立

资料收集

发放《员工入职材料清单》（含身份证复印件、学历学位证书、体检报告、离职证明等），要求员工在入职3个工作日内提交纸质版及电子版；

收集劳动合同原件，确认合同类型（固定期限/无固定期限）、期限、岗位、薪资等关键条款。

信息录入

根据收集的资料，填写《员工基本信息登记表》（详见模板1），保证姓名、身份证号、联系方式、入职日期、岗位、薪资等核心信息准确无误；

将电子版材料扫描存档，按“员工姓名+入职日期”命名文件夹（如），分类存储于企业档案管理系统（如OA系统或专用档案柜）。

审核与归档

人力资源部专员核对纸质材料与录入信息的一致性，确认无误后签字审核；

将《员工基本信息登记表》打印盖章，与其他入职材料一并装入档案袋，标注“员工姓名+工号+入职日期”，移交档案管理员统一保管。

（二）员工信息动态维护

变更发起

当员工发生岗位调整、薪资变动、学历提升、婚姻状况变化等需更新档案的信息时，由员工所在部门或人力资源部发起《人事信息变更申请表》（详见模板2），注明变更内容及原因。

资料核实

人力资源部核对变更材料的真实性（如岗位调整需提供调令、薪资变动需提供审批单、学历提升需提供毕业证书等）；

对涉及社保、公积金基数调整的，同步更新社保局及公积金管理中心系统信息，保证线上线下数据一致。

记录更新

在《员工基本信息登记表》中标注变更日期及内容，并在档案管理系统内更新电子档案；

将变更材料（如审批单、证书复印件）归入员工档案，保证档案内容与员工实际情况实时匹配。

（三）档案借阅与使用

借阅申请

因工作需要借阅档案（如员工背景调查、劳动纠纷处理、内部晋升审核等），借阅人需填写《人事档案借阅登记表》（详见模板3），注明借阅事由、档案内容、借阅期限及用途，经所在部门负责人及人力资源部经理签字审批。

档案交接

档案管理员核对审批通过的《借阅登记表》，取出指定档案，与借阅人当面清点档案材料数量及完整性；

借阅人签字确认后，档案将纸质版借出或电子版开放查阅权限，借阅期限一般不超过3个工作日（特殊情况需延长需重新审批）。

归还与检查

借阅人按时归还档案，档案管理员检查档案材料是否缺失、涂改，确认无误后收回并登记归还时间；

涉及员工隐私的档案内容（如薪资、家庭住址等），借阅人需严格遵守保密规定，不得外传或用于非工作用途。

（四）档案归档与销毁

年度归档

每年12月底，档案管理员梳理全年员工档案变动情况（如新入职、离职、信息变更等），更新《人事档案总目录》（详见模板4），保证档案数量与目录一致；

对电子档案进行备份，采用“本地服务器+云端存储”双备份机制，防止数据丢失。

到期销毁

对于已离职员工档案，根据《档案法》及企业规定，保管期满5年（如无劳动纠纷或历史遗留问题）可申请销毁；

人力资源部填写《人事档案销毁审批表》（详见模板5），注明销毁档案清单、保管期限、销毁原因，经法务部及总经理审批后，由档案管理员与监销人共同销毁（纸质档案需采用粉碎或焚烧方式，电子档案需彻底删除并清除备份记录）；

销毁过程需记录《人事档案销毁记录表》，注明销毁日期、参与人员、档案编号，存档备查。

三、核心管理模板清单

模板1：员工基本信息登记表

基本信息

内容

基本信息

内容

姓名

*

身份证号

*

性别

*

入职日期

*

出生日期

*

岗位

*

政治面貌

*

部门

*

联系电话

*

薪资（税前）

*

紧急联系人

*

紧急联系人电话

*

学历

*

毕业院校

*

专业

*

学位

*

工作经历（近3年）

起止时间、单位、岗位、职务

合同信息

合同类型、签订日期、到期日期

社保公积金信息

缴存基数、比例、账号

备注

（如奖惩记录、培训经历等）

填表人：__________审核人：__________填表日期：____年__月__日

模板2：人事信息变更申请表

变更信息

原内容

变更后内容

变更原因

附件材料