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员工工作证明电子档模板

一、工作证明电子档模板

工作证明

标题：工作证明

致：[可为具体单位名称，如“XX银行XX分行”、“XX市住房公积金管理中心”等；如无需特定称谓，可写“有关单位”或留白]

兹证明[员工姓名]先生/女士（身份证号码：[身份证号码]），自[XXXX年XX月XX日]起在我公司[所属部门全称]担任[职位全称]职务。

该员工在我公司的主要工作职责为：[简述核心工作职责，1-3条即可，如“负责公司市场营销策略的制定与执行”、“承担XX项目的研发工作”等，此条可选，根据证明用途决定是否添加]。

截至本证明出具之日，该员工在我公司的[在职/离职，如为离职请注明离职日期：XXXX年XX月XX日]状态为[在职]，且工作表现[良好/优秀/等，此条可选]。

本证明仅用于证明[员工姓名]先生/女士在我公司的任职经历，不作为我公司对该员工任何形式的担保文件。

特此证明。

[公司全称]（公司盖章）

[人力资源部或相关部门，可选]

日期：[XXXX年XX月XX日]

二、模板填写说明及注意事项

1.标题：统一为“工作证明”，清晰明了。

2.致：明确证明的接收方。若接收方为特定机构，应填写其准确全称；若用途广泛或暂不明确，可填写“有关单位”或留空，但建议尽可能明确，以增强证明的针对性和严肃性。

3.员工基本信息：

*[员工姓名]：填写员工在公安机关登记的法定姓名，务必与员工身份证件及公司人事档案记录一致。

*先生/女士：根据员工性别选择。

*身份证号码：填写员工18位有效身份证号码，确保准确无误，这是身份核验的重要依据。

4.任职信息：

*[XXXX年XX月XX日]：填写员工正式入职我公司的日期，以劳动合同签订日期或实际用工起始日期为准（需符合《劳动合同法》相关规定）。

*[所属部门全称]：填写员工当前所在部门的完整官方名称。

*[职位全称]：填写员工当前担任的具体职位全称，应与劳动合同、岗位职责说明书等文件一致。避免使用简称或俗称，除非该简称在行业内或公司内部已被广泛认可并具有唯一性。

5.工作职责（可选）：简要概述员工的核心工作职责，有助于接收方了解员工的工作内容和层级。此部分可根据证明的具体用途决定是否添加，例如办理信用卡、贷款等可能需要。

6.在职状态：

*[在职/离职]：根据员工当前实际情况选择。若为离职员工，应补充注明准确的“离职日期：XXXX年XX月XX日”。

*[良好/优秀/等]：此为对员工工作表现的简要评价，非必需项，根据实际情况和证明用途决定是否添加。如添加，应客观公正。

7.收入信息（可选）：

*若需填写，务必注明是“税前”还是“税后”，金额应真实反映员工的常规收入水平，避免夸大或虚构。建议以最近三个月或上一年度的平均收入为准，并留存相关薪资发放记录备查。

8.证明用途声明：“本证明仅用于证明[员工姓名]先生/女士在我公司的任职经历，不作为我公司对该员工任何形式的担保文件。”此条款旨在明确证明的有限用途，保护公司权益，建议保留。

9.公司落款及盖章：

*[公司全称]：填写与营业执照、公章完全一致的公司法定全称。

*（公司盖章）：此处为关键，必须加盖公司有效的行政公章或人力资源专用章。印章应清晰、完整，覆盖在公司名称或日期之上或其附近，确保其法律效力。

*[人力资源部或相关部门，可选]：可根据公司内部管理规定，在此处添加出具证明的部门名称，如“人力资源部”。

10.日期：[XXXX年XX月XX日]填写出具本证明的当天日期，使用中文大写或阿拉伯数字均可，但应保持格式统一，建议使用“XXXX年XX月XX日”的格式。

11.信息准确性：工作证明承载着公司的信誉，务必确保所填写的所有信息真实、准确、完整，与员工实际情况和公司档案记录相符。对于不确定的信息，应及时向人力资源部门或相关负责人核实。

13.语言严谨：模板中的措辞力求严谨、规范，避免使用模糊、易产生歧义的词汇。

三、电子档的使用与管理建议

2.版本控制：公司人力资源部门应统一管理工作证明模板的版本，确保所有部门使用的均为最新、最规范的版本。

3.电子签章：随着电子政务和数字化办公的推进，部分企业开始使用具有法律效力的电子签章。若采用电子签章，需确保其符合国家相关法律法规要求，并能被接收方认可。在模板中，“（公司盖章）”处即为电子签章的位置。

4.发放与存档：无论是电子版还是打印后盖章的纸质版，工作证明的出具都应有相应的审批流程和记录。电子档证明发出前，应经相关负责人审核。同时，建议对出具的工作证明进行电子存档，以备后续查阅和追溯。

5.保密要求：工作证明包含员工个人敏感信息，在制作、传输、存