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文档编写规范与模板库使用指南

一、引言

在企业日常运营与项目推进中，规范化的文档是信息传递、流程落地与知识沉淀的核心载体。为统一文档编写标准、提升内容质量与协作效率，特制定本《文档编写规范与模板库》，涵盖文档类型定义、编写流程、模板示例及关键注意事项，适用于各类业务场景下的文档创作与管理。

二、适用范围

本规范与模板库适用于以下场景，覆盖企业内部高频文档需求：

项目管理：项目计划、会议纪要、进度报告、验收报告等；

技术研发：需求规格说明书、设计方案、测试报告、运维手册等；

运营管理：市场调研报告、活动策划案、用户手册、培训材料等；

行政办公：制度文件、岗位职责说明书、工作总结、对外函件等。

三、规范框架与操作流程

（一）文档类型与目标定位

在编写前，需明确文档类型及核心目标，保证内容聚焦。例如：

项目计划书：目标为明确项目范围、时间节点与资源分配，需突出“可执行性”；

技术设计方案：目标为阐述技术架构与实现逻辑，需突出“逻辑严谨性”；

用户手册：目标为指导用户操作，需突出“易懂性与步骤清晰性”。

（二）模板选择与适配

根据文档类型，从模板库中选择对应基础模板（参考第四部分“模板分类与示例”），结合具体需求调整框架：

若模板模块与业务不完全匹配，可增删二级标题（如“项目计划书”中若无跨部门协作需求，可删除“协作机制”章节）；

保留模板中的核心必填项（如“项目计划书”中的“阶段划分”“负责人”“交付物”），保证关键信息不遗漏。

（三）内容编写规范

1.格式要求

标题层级：采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五级标题格式，避免层级过深（建议不超过四级）；

字体与字号：用宋体五号，一级标题黑体三号加粗，二级标题黑体四号加粗，三级标题黑体小四加粗；

页边距与行距：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；

图表编号：图表按“章-序号”编号（如图1-1、表2-3），并在中注明“如图1-1所示”。

2.内容逻辑

结构化表达：采用“总-分”结构，先概述核心结论，再分点展开论据；

数据支撑：关键结论需用数据或案例验证（如“用户留存率提升15%”需标注数据来源）；

术语统一：全文专业术语保持一致（如“CRM系统”不随意替换为“客户关系管理系统”）。

（四）审核与修订

1.审核流程

自审：编写者完成后检查格式规范性、内容完整性与逻辑一致性；

交叉审核：涉及跨部门内容的文档，需由相关部门负责人确认（如技术方案需研发经理审核）；

终审：重要文档（如项目验收报告）需提交至部门总监或项目负责人签字确认。

2.修订标记

修订内容需用“红色字体”标注，并在文档末尾附“修订记录表”（含修订人、日期、修订说明）；

定期（如每季度）回顾模板使用情况，根据业务反馈优化模板框架。

（五）版本管理与归档

版本号规则：采用“主版本号.次版本号”格式（如V1.0为初版，V1.1为小修订，V2.0为大版本更新）；

归档要求：审核通过的文档需至企业知识库（如钉钉文档、Confluence），命名格式为“文档类型-项目名称-版本号-日期”（如“项目计划书-系统升级-V1.0）；

权限管理：模板库文档设为“只读”，保证基础模板不被随意修改；归档文档根据敏感度设置查阅权限。

四、模板分类与示例表格

（一）项目管理类模板：项目周报

适用场景：项目执行过程中，每周向stakeholders同步进度、风险与计划。

汇报周期

项目名称

版本号

汇报人

汇报日期

审核人

一、本周工作完成情况

序号

任务名称

计划完成时间

实际完成时间

负责人

完成质量（优/良/中/差）

交付物

1

需求调研报告终稿

2024-05-10

2024-05-10

*小明

优

需求调研报告V1.0.pdf

2

数据库架构设计评审

2024-05-12

2024-05-13

*小红

良

评审会议纪要.docx

二、下周工作计划

序号

任务名称

计划开始时间

计划完成时间

负责人

预计风险

应对措施

1

前端界面原型开发

2024-05-14

2024-05-17

*小刚

设计需求变更

每日同步设计组进度

2

接口联调测试

2024-05-18

2024-05-20

*小丽

后端接口不稳定

提前预留1天缓冲期

三、需协调资源与支持

需产品经理协调设计组确认最终界面原型，保证开发一致性；

申请测试服务器权限，计划5月21日开始环境部署。

（二）技术研发类模板：需求规格说明书（核心模块）

适用场景：明确产品功能需求与非功能需求，作为研发设计与测试的依据。

文档编号

PRD-2024-001

版本号

V2.0

编写人

*张工

审核人

*李经理

审核日期

2024-05-10

生效日期

2024-05-15

功能需求描述

1.1用户登录模块

功能点

详细说明