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合同管理工具及其电子签名功能使用指南

一、适用场景与核心价值

合同管理工具结合电子签名功能，适用于各类需规范合同全生命周期的业务场景，核心价值在于提升效率、保障合规、降低管理成本。具体场景包括：

1.企业采购与供应链管理

企业需与供应商频繁签订采购合同、框架协议等，传统纸质合同存在审批周期长、邮寄易丢失、版本混乱等问题。通过工具可实现合同在线创建、多级审批、电子签署，采购部门可实时跟踪合同状态，供应商在线完成签署后自动归档，缩短签约周期50%以上。

2.人力资源与劳动关系管理

企业招聘、员工入职、岗位变动等场景需签署劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。工具支持模板化合同，员工通过移动端完成身份认证与电子签名，HR部门可批量管理合同到期提醒、续签流程，避免因合同疏漏引发劳动纠纷。

3.销售与客户合作管理

销售团队需与客户签订销售合同、服务协议等，传统模式下合同需线下打印、签字、盖章，流程繁琐。工具支持客户在线预览合同、填写确认信息，通过第三方电子认证平台完成实名签名，合同签署后自动同步至CRM系统，实现“签约-回款-履约”全流程数据打通。

4.服务外包与项目合作

企业将部分业务外包时，需与合作方签订服务合同、保密协议等，涉及多部门审批与跨主体签署。工具可自定义审批流（如业务部门初审→法务审核→财务确认→对方签署），支持合同版本对比与修订留痕，保证合作双方权责清晰、履约可追溯。

二、功能操作全流程

合同管理工具结合电子签名功能的完整操作步骤，以“企业采购合同签署”为例说明：

步骤1：合同创建与模板选择

操作入口：登录系统后，“合同管理”→“新建合同”；

模板选择：在“合同模板库”中选择“采购合同”模板（系统内置标准模板，支持企业自定义模板），模板已包含合同基本框架（如合同编号、甲方信息、标的物描述、金额条款、违约责任等）；

基础信息填写：根据实际业务补充模板字段，例如合同编号（系统自动或手动填写，建议按“年份-部门-序号”规则编制）、甲方（企业全称、统一社会信用代码）、乙方（供应商全称、统一社会信用代码）、合同金额（大写+小写）、签订日期、合同有效期等；

附件：如技术规格书、报价单、补充协议等，支持PDF、Word、Excel格式，单个附件不超过50MB。

步骤2：合同内容审核与修订

内容校验：系统自动检查必填字段是否完整（如合同金额、双方信息、违约责任条款），若存在缺失则提示补充；

法务审核：“提交审核”→选择审核人（如法务专员*），系统自动发送审核通知（邮件+站内信）；

修订与反馈：法务审核通过后，若需修改内容，可直接在合同文档中使用“修订模式”标注修改处（如红色字体下划线），修订后重新提交审核；若审核不通过，系统记录审核意见，创建人根据意见修改后再次提交。

步骤3：审批流程发起与处理

审批流配置：根据企业制度设置审批节点（如采购经理→财务总监→总经理*），支持串行审批（依次审批）或并行审批（多人同时审批）；

审批操作：审批人收到通知后，登录系统查看合同详情，可执行“通过”“驳回”“转交”操作：

通过：“同意”，审批意见栏填写“同意签署”，流转至下一节点；

驳回：填写驳回理由（如“合同金额未超预算，但付款条件需修改”），合同状态变为“已驳回”，创建人可修改后重新发起审批；

转交：若审批人临时无法处理，可转交其他同事（需提前在系统中设置转交权限）。

审批完成：所有节点审批通过后，系统“审批完成报告”，包含各节点审批人、审批时间、审批意见，合同状态更新为“待签署”。

步骤4：电子签名签署

签署方设置：在“签署管理”页面添加签署方，甲方（本企业）需完成企业实名认证（营业执照、法定代表人身份证等，由第三方认证平台核验），乙方（供应商）需完成个人/企业实名认证（个人提供身份证正反面，企业提供营业执照及授权书）；

签署顺序：设置签署顺序（如先甲方后乙方，或双方同时签署），系统自动向签署方发送签署通知（短信+，短信内容仅包含签署，不涉及敏感信息）；

签署操作：

个人签署：签署人，跳转至电子签名平台，完成人脸识别或银行卡验证后，在合同指定签名位置（如“甲方签字”“乙方签字”）手写签名或选择系统预设签名样式，“确认签署”；

企业签署：企业法定代表人需使用已认证的企业数字证书登录，在合同盖章位置（如“公章”“合同专用章”）电子印章（系统支持多枚电子印章管理，需提前绑定印章使用权限），确认签署；

签署完成：所有签署方完成后，系统自动“全流程报告”，包含签署时间、证书编号、签署人身份信息，合同状态更新为“已签署”。

步骤5：合同归档与查询

自动归档：签署完成的合同自动同步至“合同档案库”，支持按合同编号、名称、签署方、签署时间等维度分类存储，系统自动加密（采用AES-256加密算法），防止数据泄露；

权限管理：设置档案查看权限，如创建人、审批