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2025年软件项目沟通协调合同

甲方（委托方/客户方）：[甲方全称]，地址：[甲方详细地址]，法定代表人：[甲方法定代表人姓名]，联系电话：[甲方联系电话]，电子邮箱：[甲方电子邮箱]。

乙方（服务方/开发方）：[乙方全称]，地址：[乙方详细地址]，法定代表人：[乙方法定代表人姓名]，联系电话：[乙方联系电话]，电子邮箱：[乙方电子邮箱]。

鉴于甲方希望委托乙方进行软件项目开发，并为确保项目开发过程中的沟通协调高效、顺畅，明确双方沟通职责与机制，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方经友好协商，达成如下协议：

第一条沟通内容与目标

甲乙双方同意，本协议旨在规范软件项目（以下简称“项目”）开发期间，双方就项目相关事宜进行的沟通协调活动。沟通内容主要包括但不限于：

1.1项目需求的理解、确认及变更管理；

1.2项目开发计划、进度安排的沟通与调整；

1.3项目设计文档、技术方案的评审与确认；

1.4项目开发过程中出现的技术难题、风险因素及问题的沟通与解决；

1.5项目测试阶段的问题反馈、Bug修复跟踪与管理；

1.6项目里程碑的达成确认与下一阶段计划；

1.7项目相关资源（如人员、设备、资金等）的协调与保障；

1.8项目验收标准、流程及时间的沟通确认；

1.9其他与项目开发执行相关的任何事宜。

沟通目标旨在确保项目信息在双方之间及时、准确、完整地传递，促进双方紧密协作，有效识别、评估并解决项目执行过程中的问题，保障项目按预期目标顺利推进。

第二条沟通机制与方式

为保障项目沟通的有效性，双方建立以下沟通机制与方式：

2.1沟通层级

双方指定以下人员作为项目主要沟通接口人：

甲方接口人：[甲方接口人姓名]，职务：[甲方接口人职务]，联系方式：[甲方接口人联系方式]。

乙方接口人：[乙方接口人姓名]，职务：[乙方接口人职务]，联系方式：[乙方接口人联系方式]。

日常沟通由项目团队成员在职责范围内进行。涉及接口人或需双方确认的重要事项，由接口人负责沟通。

2.2项目例会

2.2.1项目启动会：项目正式开始前一周内召开，旨在明确项目目标、范围、主要功能、开发计划、质量标准、双方职责、沟通机制、验收流程等关键信息。会议纪要需经双方接口人确认。

2.2.2日常例会：项目开发期间，原则上每周召开一次项目例会（或根据项目实际情况调整频率，如每日站会）。会议主要内容包括：

（a）回顾上一阶段工作完成情况及存在问题；

（b）沟通当前阶段工作计划及进展；

（c）讨论并解决项目开发中遇到的技术难题、风险及障碍；

（d）协调项目所需资源及跨部门合作事宜；

例会应由双方接口人或授权代表参加，会议需指定人员记录，形成会议纪要，并在会议结束后[例如：2]个工作日内发送给所有项目相关人员。重要决议需在纪要中明确，并要求双方接口人签字或邮件确认。

2.2.3专题会议：针对项目中的特定问题（如关键技术攻关、重大设计评审、需求变更评估等），经双方接口人协商，可临时召集专题会议。参会人员根据议题确定，会议纪要需详细记录讨论内容、结论及行动项，并按约定发送。

2.3沟通方式

2.3.1即时沟通：对于非关键性、时效性要求高的信息传递，可通过双方认可的即时通讯工具（如企业微信、钉钉、Slack等）进行。但涉及重要事项、决策或需留存记录的内容，应优先采用书面形式（邮件或会议纪要）。

2.3.2书面沟通：对于重要通知、决策确认、变更请求、问题升级、正式报告等，必须采用书面形式（电子邮件或正式函件）。邮件发送后，应确认对方已收到。

2.3.3视频/音频会议：对于地理位置分散或议题较为复杂的情况，可通过视频会议（如Zoom、Teams、腾讯会议等）进行沟通。会议组织方应提前发送会议邀请，并做好会议记录。

2.3.4线下沟通：在必要时，可通过面对面会议进行沟通。线下沟通结束后，宜形成简要纪要，并通过书面形式（邮件）确认。

2.4沟通频率

2.4.1进度更新：乙方应按项目计划及约定周期（例如：每日、每周）向甲方接口人提交项目进度报告，汇报工作完成情况、遇到的问题及下一步计划。

2.4.2例会：按2.2.2条约定执行。

2.4.3紧急沟通：如遇紧急情况（如系统崩溃、安全漏洞、关键路径延期风险等），任何一方可随时通过电话或即时通讯工具联系对方接口人，紧急事项沟通后，应尽快通过书面形式补充确认。

第三条沟通职责与义务

3.1甲方的责任与义务

3.1.1按时提供项目所需的需求文档、业务规则说明、相关参考资料等，并对提供的资料准确性负责。

3.1.2指定并保持接口人信息的有效性，确保接口人具备处理项目沟通协调事务的权限和能力。

3.1.3按时参加项目例会及其他双方约定的会议，积极参与项目