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高校档案管理规范与实践指南

引言

高校档案作为高等教育事业发展的历史记录，是学校办学水平和管理水平的重要体现，也是维护学校历史真实面貌、保障学校合法权益、服务社会发展的重要信息资源。随着高等教育体制改革的不断深化和信息技术的迅猛发展，高校档案工作面临着新的机遇与挑战。如何在新形势下进一步规范档案管理行为，提升档案管理科学化、精细化、信息化水平，充分发挥档案的凭证、参考和教育作用，是每一位高校档案工作者必须深入思考和实践的课题。本指南旨在结合当前高校档案工作的实际需求，从规范管理与实践操作两个层面，提供系统性的指导，以期为高校档案事业的健康发展贡献绵薄之力。

一、高校档案管理的核心理念与原则

高校档案管理工作的有效开展，首先需要确立并遵循一系列核心理念与基本原则，这是确保档案工作方向正确、质量可靠的前提。

（一）真实性与原始性原则

档案的生命在于其真实性。高校档案必须是学校各项活动中直接形成的、未经篡改的原始记录。在收集、整理、保管和利用各个环节，都必须将维护档案的真实性与原始性放在首位，严禁任何形式的伪造、涂改和销毁。这要求档案工作者具备高度的责任心和严谨的工作态度，对归档材料的真伪进行审慎鉴别。

（二）完整性与系统性原则

高校档案应全面、系统地反映学校教学、科研、管理、服务等各项活动的全貌。完整性不仅指数量上的齐全，更指内容上的连贯和要素上的完备。系统性则要求档案材料按照其形成规律和内在联系，进行科学的分类、排列和编目，形成有机联系的整体，便于管理和利用。

（三）安全性与保密性原则

档案安全是档案工作的底线。高校档案中包含大量涉密信息和敏感数据，其安全关乎学校乃至国家利益。必须建立健全档案安全保密制度，配备必要的安全设施，加强对档案管理人员的保密教育，确保档案实体与信息在存储、传输和利用过程中的安全，严防失泄密事件发生。

（四）服务性与开放性原则

服务是档案工作的出发点和落脚点。高校档案工作应坚持以服务学校中心工作、服务师生员工、服务社会为宗旨，在遵守国家法律法规和学校规章制度的前提下，积极开发档案信息资源，创新服务方式，简化利用手续，为教学科研、管理决策、社会查询等提供高效、便捷的服务。同时，应在确保安全保密的基础上，逐步扩大档案开放范围，满足社会对档案信息的合理需求。

（五）动态性与发展性原则

高校档案管理是一个动态发展的过程。随着学校职能的拓展、管理模式的创新以及新技术的应用，档案的载体形式、内容范围、管理手段都在发生变化。档案管理工作必须与时俱进，不断调整和优化管理策略与方法，适应学校发展和时代进步的要求，实现可持续发展。

二、高校档案管理体系的构建

科学完善的管理体系是高校档案工作规范有序开展的组织保障。

（一）组织领导与管理架构

高校应建立健全党委统一领导、行政分管负责、档案部门具体实施、各职能部门和院（系）协同配合的档案工作领导体制和管理网络。明确一位校领导分管档案工作，将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，列入相关部门和人员的岗位职责与考核范围。档案管理部门作为学校档案工作的职能机构，应具备独立的建制，配备与学校规模、档案数量相适应的专职档案人员，并赋予其对全校档案工作的业务指导、监督和检查权。

（二）规章制度建设

规章制度是档案管理工作的行为准则。高校应依据国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规和标准规范，结合本校实际，系统制定和完善涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、保密、数字化等各个环节的规章制度体系。主要包括：档案工作管理办法、各类档案归档范围与保管期限表、档案利用规定、档案保密制度、电子档案管理办法、档案库房管理制度等。制度的制定应广泛征求意见，确保其科学性、合理性和可操作性，并根据实际情况及时修订完善。

（三）队伍建设与专业素养提升

建设一支政治素质高、业务能力强、具有奉献精神的档案工作队伍，是做好高校档案工作的关键。高校应重视档案队伍建设，配备具有档案学、历史学、图书馆学、信息技术等相关专业背景的人员，并保持队伍的相对稳定。建立常态化的档案业务培训和学习交流机制，鼓励档案人员参加专业学历教育、职业资格认证和各类业务培训，不断更新知识结构，提升专业技能和信息化应用能力。同时，加强职业道德教育，增强档案人员的责任感、使命感和保密意识。

三、档案管理关键业务环节规范

档案管理的核心在于对档案形成、流转、保管和利用全过程的有效控制。

（一）档案的收集与归档

收集与归档是档案工作的起点，直接关系到档案的齐全完整。

1.明确归档范围与时限：各单位应根据学校制定的《档案归档范围与保管期限表》，明确本单位应归档文件材料的范围、类别、份数和归档时限。一般而言，各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同载体的文件材料，均应按时归档。

2.规范归档流程：建立健全文件