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企业文档资料存档管理规范及模板

一、总则

为规范企业内部文档资料的存档管理，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露风险，特制定本规范。本规范适用于企业各部门在生产经营、行政管理、项目管理等活动中形成的各类纸质及电子文档资料的存档管理。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用文档类型

行政管理类：公司章程、营业执照、年度工作报告、会议纪要、内部管理制度、人事档案（劳动合同、离职证明等）、合同协议类文件等；

项目管理类：项目立项报告、可行性研究报告、项目计划书、进度报告、验收报告、项目总结等；

财务审计类：财务报表、审计报告、税务申报材料、费用报销凭证、发票等；

技术研发类：研发计划、技术方案、专利申请材料、测试报告、产品说明书等；

其他类：客户资料、供应商档案、培训资料、外部往来函件等。

（二）典型应用场景

新员工入职时查阅人事档案及公司制度；

项目复盘时调用历史项目文档；

审计检查时提供财务及管理类存档文件；

合同纠纷时调取原始协议文本；

部门交接时移交本部门存档资料。

三、各部门职责分工

行政部：统筹企业文档存档管理工作，制定存档标准，监督各部门执行，负责通用类文档（如公司制度、会议纪要等）的最终归档与保管；

各业务部门：负责本部门文档的分类、初步整理、编号及移交，保证文档内容真实、完整；

档案管理员*明：负责接收各部门移交的文档，进行审核、登记、入库保管，维护文档管理系统，提供借阅服务；

财务部：负责财务、审计类文档的专业整理与归档，定期向档案管理员移交；

信息技术部：负责电子文档的存储安全、备份及系统维护，保证电子文档的可访问性。

四、文档全生命周期管理流程

（一）文档创建与分类

文档创建：文档需明确标题、形成部门、责任人、形成日期等基本信息，内容需逻辑清晰、数据准确，避免涂改（如需修改需注明修改原因并签字）。

分类标注：按照“一级类别+二级类别+三级类别”规则分类（示例：行政管理-制度类-考勤管理制度），标注电子文档时需同步填写分类标签。

（二）初步审核与整理

部门审核：文档形成后，需经部门负责人*华审核签字（电子文档需添加电子签章），保证内容符合企业规定及业务需求。

整理装订：纸质文档需按时间顺序或逻辑关系排序，去除夹带物，对超过10页的文档进行左侧装订，加装封面（含文档名称、编号、页码、责任人等信息）；电子文档需统一转换为PDF格式（特殊情况除外），避免使用易损坏的格式（如临时文件）。

（三）编号与登记

编号规则：文档编号采用“部门代码-年份-文档类别流水号”格式（示例：XZ-2024-001，XZ为行政部代码，2024为年份，001为当年第1份文档）。部门代码由行政部统一制定（如财务部-CW、项目部-XM）。

登记备案：

纸质文档：填写《文档存档登记表》（见模板一），一式两份，部门留存一份，移交档案管理员一份；

电子文档：在文档管理系统中文件，填写电子登记表（包含编号、名称、分类、责任人、存储路径等信息），系统自动唯一编号。

（四）移交归档

移交时间：

月度文档：次月5日前完成上月文档移交；

年度文档：次年1月15日前完成上年度文档移交；

项目文档：项目结束后30日内完成移交。

移交要求：

纸质文档：需连同《文档存档登记表》一并移交，档案管理员核对文档数量、编号、完整性，确认无误后双方签字；

电子文档：通过企业内部系统加密传输，移交后档案管理员需进行备份（本地备份+云端备份），备份频率为每周一次。

（五）保管与维护

保管环境：

纸质文档存放在专用档案柜中，库房需保持干燥（湿度40%-60%）、通风、防火、防虫、防潮，温度控制在14-24℃；

电子文档存储服务器需设置访问权限（分级管理），定期杀毒，服务器存放环境需符合机房标准。

保管期限：根据文档价值确定保管期限（示例：合同类-10年，制度类-长期，项目总结-5年），具体期限参照《文档保管期限表》（由行政部另行制定）。

（六）借阅与利用

借阅申请：员工借阅文档需填写《文档借阅申请表》（见模板二），经部门负责人审批，涉密文档需经分管领导*总签字；

借阅规则：

纸质文档：借阅期限不超过5个工作日，到期需归还，如需续借需提前2天申请；

电子文档：通过系统在线查阅，禁止（经审批的特殊情况除外），查阅记录需保存6个月；

涉密文档：严禁复印、拍照，借阅时需在档案管理员监督下使用。

（七）鉴定与销毁

鉴定流程：保管期限届满的文档，由档案管理员提出鉴定申请，行政部、业务部、财务部组成鉴定小组进行审核，确认无继续保存价值后，编制《文档销毁清单》（含编号、名称、销毁原因、销毁日期等）。

销毁执行：纸质文档由鉴定小组监督销毁（使用碎纸机），电子文档进行彻底删除（低级格式化+物理销毁），销毁过程需记录并签字确认，保存销毁记录2年。

五、标准化模板表格

模板一：文档