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供应商评价与档案管理操作手册

前言

在现代企业的运营体系中，供应商作为价值链上的重要一环，其表现直接影响到企业的产品质量、成本控制、市场响应速度及整体竞争力。科学、规范地对供应商进行评价，并建立健全的供应商档案管理体系，是企业优化供应链管理、降低合作风险、实现可持续发展的核心基础工作。

本手册旨在为公司各相关部门提供一套系统、实用的供应商评价与档案管理操作指引。通过明确评价标准、规范评价流程、统一档案管理要求，以期实现对供应商的动态、量化管理，提升供应商合作质量，保障公司采购活动的高效与合规。

本手册适用于公司所有涉及供应商选择、合作及管理的部门与人员。各相关方应严格遵照执行，并在实践中不断反馈优化建议，共同提升公司供应商管理水平。

第一章供应商评价

1.1评价目的与原则

供应商评价旨在客观、公正地评估供应商满足公司需求的能力与表现，为供应商选择、合作调整及持续改进提供决策依据。评价工作应遵循以下原则：

*客观性原则：以事实和数据为依据，避免主观臆断。

*公正性原则：评价标准统一，评价过程透明，对所有供应商一视同仁。

*全面性原则：从多个维度对供应商进行综合评价，避免以偏概全。

*可操作性原则：评价指标应清晰明确，评价方法应简便易行，便于实际操作。

*动态性原则：根据市场环境、公司需求及供应商表现的变化，定期或不定期对评价结果进行更新。

1.2评价对象与周期

*评价对象：所有与公司建立合作关系的供应商，包括潜在供应商（准入评价）和现有供应商（绩效评价）。

*评价周期：

*准入评价：在新供应商开发或现有供应商新增品类时进行。

*季度/半年度绩效评价：针对日常合作频繁、影响重大的供应商，可按季度或半年度进行。

*年度绩效评价：对所有现有供应商进行年度综合评价，作为下一年度合作策略调整的主要依据。

*专项评价：当供应商出现重大质量问题、交付延迟或其他特殊情况时，可启动专项评价。

1.3评价维度与指标体系

根据公司业务特点和供应商类型，从以下关键维度构建评价指标体系，并赋予相应权重：

*1.3.1质量维度（权重通常最高，例如30%-40%）

*核心指标：产品/服务合格率、批次合格率、质量问题重复发生次数、质量事故响应与处理及时性、质量体系认证情况（如ISO9001等）。

*1.3.2成本与价格维度（权重次之，例如20%-30%）

*核心指标：价格竞争力、成本控制能力、价格稳定性、付款条件灵活性。

*1.3.3交付维度（权重例如15%-25%）

*核心指标：准时交付率、交付周期、订单满足率、最小订单量适应性。

*1.3.4服务维度（权重例如10%-20%）

*核心指标：售前售后服务态度与专业性、技术支持能力、投诉处理效率、问题解决能力。

*1.3.5社会责任与可持续发展维度（权重例如5%-15%）

*核心指标：环保合规性、劳动用工规范性、安全生产记录、可持续发展战略与实践。

*1.3.6技术能力与创新维度（根据行业特性调整权重）

*核心指标：技术研发投入、专利数量与质量、技术方案先进性、创新合作潜力。

（注：具体指标及权重需由采购、质量、技术、生产等相关部门共同商议确定，并形成公司统一的《供应商评价指标及权重表》作为附件。）

1.4评价方法与流程

*1.4.1信息收集

*内部信息：采购订单记录、入库检验报告、质量反馈单、付款记录、各部门（如生产、技术、市场）对供应商的服务评价等。

*外部信息：供应商提供的年度报告、第三方审计结果、行业口碑、媒体报道等（需注意信息的真实性与权威性）。

*供应商自评：部分评价内容可由供应商进行自我陈述和提供证明材料。

*1.4.2评价实施

*成立跨部门评价小组（通常包括采购、质量、技术、生产等部门代表）。

*评价小组根据《供应商评价指标及权重表》，结合收集到的信息，对供应商进行打分。

*打分可采用百分制或等级制（如优秀、良好、合格、待改进、不合格）。对于定量指标，直接依据数据计算得分；对于定性指标，需制定清晰的评分标准描述。

*1.4.3评价结果审核与反馈

*评价小组汇总评分结果，形成《供应商评价报告》。

*评价报告需经过相关部门负责人审核，必要时提交公司管理层审批。

*将评价结果（尤其是不足之处）及时、客观地反馈给供应商，听取其解释和改进计划。

1.5评价结果应用

供应商评价结果是供应商管理决策的核心依据，主要应用于：

*供应商分级分类：根据评价结果将供应商划分为不同等级（如战略供应商、核心供应商、合格供应商、备选供应商、淘汰供应商），实施差异化管理策略。

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