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合同管理与审批标准工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中开展的合同全生命周期管理，涵盖合同起草、内部审核、审批决策、签署用印、履行跟踪、归档查询等环节。具体应用场景包括但不限于：

业务合作场景：如采购合同、销售合同、服务外包合同、技术开发合同的审批与管理；

合作方管理场景：针对新合作方准入、现有合作方续约或重大变更时的合同评审；

内部合规场景：涉及公司资产处置、知识产权授权、对外担保等重大事项的合同合规性审查；

风险防控场景：对合同条款中的法律风险、财务风险、运营风险进行前置识别与控制。

二、合同全生命周期操作流程

（一）需求发起与合同起草

需求提出

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见附件1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心诉求等，经部门负责人*签字确认后，提交至合同管理部门（如法务部/行政部）。

合同起草

起草人需依据《合同管理办法》及公司模板（如无模板则参考行业通用范本），拟定合同文本，内容应包括：合同主体信息、标的描述、权利义务条款、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心要素；

涉及技术、财务等专业内容的，需同步附上技术协议、预算明细表等作为附件；

合同文本初稿完成后，起草人需自查内容完整性、逻辑一致性及合规性，保证无重大遗漏或矛盾条款。

（二）内部审核流程

合同起草完成后，需依次通过业务部门初审、法务部复审、财务部终审（根据合同金额及重要性可调整审核顺序或增加审核部门）。

业务部门初审

审核重点：合同内容是否与业务需求一致，合作方资质（如营业执照、相关许可证）是否齐全有效，标的数量、质量、交付标准等业务条款是否明确，违约责任是否与业务风险匹配；

初审通过后，业务部门负责人*在《合同审核意见表》（见附件2）中签署“同意”意见，并标注重点条款；若存在需修改内容，需书面说明修改建议并退回起草人调整。

法务部复审

审核重点：合同主体是否具备完全民事行为能力，条款是否符合法律法规及监管要求（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律漏洞（如管辖约定、争议解决方式、知识产权归属等），违约责任是否合法且可执行；

法务专员对合同文本逐条审核，在《合同审核意见表》中记录法律风险点及修改意见，重大风险需同步抄送分管领导；审核通过后，签署“合规”意见；若存在重大法律风险，需暂缓审批并要求业务部门重新谈判或调整条款。

财务部终审

审核重点：合同金额是否符合预算规定，付款条件、结算方式、票据要求等财务条款是否明确，是否存在资金支付风险（如预付款比例过高、质保金约定缺失等），合作方收款账户信息是否合法合规；

财务经理*在《合同审核意见表》中签署财务审核意见，重点关注资金流与业务流的匹配性；审核通过后，方可进入审批决策环节。

（三）审批决策

分级审批权限

根据合同金额、类型及重要性，设定分级审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人*+合同管理部门负责人*审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*+合同管理部门负责人*+分管副总*审批；

金额＞50万元或重大合同（如对外投资、并购重组）：业务部门负责人*+合同管理部门负责人*+分管副总*+总经理*审批，必要时提交董事会审议。

审批流程

审批人需在收到完整审核材料后2个工作日内完成审批，重点审核合同是否符合公司战略目标、风险是否可控、资源是否匹配；

审批通过后，在《合同审批申请表》中签署“同意”意见；若审批不通过，需书面说明理由并退回业务部门重新启动流程。

（四）签署与用印

签署准备

审批通过后，合同管理部门将最终版合同文本（含所有附件）加盖“合同生效确认章”，同步通知业务部门与合作方沟通签署事宜；

业务部门需确认合作方授权代表身份（需提供授权委托书原件）及签署资质，保证签字/盖章真实有效。

用印管理

合同签署需使用公司公章或合同专用章，用印前由合同管理人员核对合同文本与审批材料一致性，填写《用印登记表》（见附件3），注明用印日期、合同编号、用印份数等；

用印后，合同原件至少一式两份（合作方执一份，公司执一份），重要合同可增加份数（如需备案）。

（五）履行与跟踪

履行交底

业务部门在合同生效后3个工作日内，组织内部相关部门（如生产、仓储、财务等）召开合同履行交底会，明确履行节点、责任分工及风险应对措施。

进度跟踪

业务部门指定专人负责合同履行跟踪，填写《合同履行跟踪表》（见附件4），记录标的交付、验收、付款等关键节点进展；

若出现履行异常（如延迟交付、质量不达标），需及时启动争议解决程序，同步向合同管理部门及分管领导*报告。

验收与结算

合同标的交付后，业务部门依据约定组织验收（需留存验收单、检测报告等书面材料）；

财务部凭验收合格证明、发票等资料办