会议记录及决策跟踪落实行动清单.docVIP

会议记录及决策跟踪落实行动清单工具模板

一、适用场景与价值体现

本工具模板适用于各类需要明确决策、分配任务并跟踪结果的会议场景，包括但不限于：

项目管理会议：如项目启动会、周例会、阶段复盘会，用于同步进度、解决卡点、明确下一步行动；

部门协调会议：如跨部门协作会、资源对接会，保证各方责任清晰、协同高效；

高层决策会议：如战略研讨会、年度规划会，记录关键决策并推动落地执行；

专项问题解决会议：如客户投诉处理会、风险应对会，快速明确解决方案和责任人。

通过系统化记录会议内容、决策依据及行动项，可有效避免“议而不决、决而不行”的问题，保证会议成果转化为实际工作进展，提升团队执行力和协作效率。

二、详细操作步骤指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

梳理会议议题

根据会议目的（如同步进度、决策方案、解决问题），提前与主持人确认核心议题，避免讨论偏离方向；

对复杂议题，提前收集背景资料（如数据报告、方案初稿），分发至参会人，保证各方有备而来。

确定参会角色与分工

明确主持人（把控会议节奏）、记录人（负责全程记录）、参会人（议题相关方），必要时邀请外部专家列席；

提前3天发送会议通知，注明时间、地点、议题及需准备的资料，提醒参会人提前思考。

准备工具模板

提前打印或创建电子版“会议记录及决策跟踪落实行动清单”模板（详见第三部分），保证记录时信息完整。

（二）会中记录：精准捕捉，关键突出

记录会议基本信息

在模板顶部填写会议名称（如“项目Q3进度推进会”）、时间（年/月/日上/下午）、地点（会议室/线上会议）、参会人（总、经理、*主管等）、主持人、记录人，保证可追溯。

逐项记录议程讨论要点

按会议议程顺序，记录每个议题的讨论过程：

核心观点：记录参会人的主要发言（如“*经理建议优先开发A功能，因客户反馈需求集中”）；

分歧点：标注未达成一致的争议（如“技术团队认为开发周期需2周，产品团队希望压缩至1周”）；

共识点：明确各方达成一致的意见（如“先完成A功能原型，下周再评审开发周期”）。

准确记录决策事项

对会议形成的决策，需明确“决策内容”“决策依据”“决策结论”，例如：

决策内容：是否调整项目预算；

决策依据：Q2成本超支10%，市场部提出缩减推广费用；

决策结论：批准缩减推广费用15%，优先保障核心功能开发。

细化行动项记录（核心环节）

对每个需落地执行的任务，按“任务描述-负责人-协作人-截止日期-优先级”逐项记录，保证“谁来做、做什么、何时做完”清晰明确：

任务描述：避免模糊表述（如“优化页面”），需具体（如“完成用户登录页面加载速度优化，将加载时间从3秒缩短至1.5秒以内”）；

负责人：明确唯一责任人（如“*主管”），避免多人负责导致推诿；

协作人：标注需配合的部门或人员（如“技术部*工程师”）；

截止日期：精确到“年/月/日”，并明确“提交初稿”“完成测试”等节点；

优先级：按“高/中/低”标注，便于资源分配。

记录待办与后续安排

对未在本次会议解决的问题，记录“待讨论问题”及下次会议安排；

明确会议记录的审核人（通常为主持人）及分发范围（参会人、相关协作部门）。

（三）会后整理：闭环管理，跟踪落地

整理与审核会议记录

会后24小时内，记录人根据会议内容整理完整记录，重点核对行动项的负责人、截止日期、任务描述是否准确；

提交审核人（主持人）确认，保证无遗漏或偏差后，标注“最终版”。

分发与同步信息

在会议结束后2个工作日内，将最终版会议记录分发至所有参会人及相关协作部门，同步抄送上级领导（如需）；

对行动项较多的会议，可单独提取“行动清单”作为附件，方便责任人快速查阅。

建立跟踪机制

记录人每周更新行动项完成状态（如“进行中”“已完成”“延期”），标注延期原因及调整后的截止日期；

在下次会议前，同步“行动跟踪表”，作为会议第一项议程，逐一回顾上次会议行动项的落实情况，形成“计划-执行-检查-改进”闭环。

归档与复盘

会议记录及行动跟踪表按“会议名称-日期”分类归档（电子档存共享文件夹，纸质档存部门档案盒），保存期限不少于1年；

对周期性会议（如周例会），每月可复盘一次行动项完成率，分析延迟原因，优化流程或资源分配。

三、模板表格结构与示例

（一）会议记录及决策跟踪落实行动清单模板

会议基本信息

会议名称

会议时间

年月日上/下午

会议地点

会议室/线上

参会人

总、经理、主管、专员等

主持人

记录人

会议议程及讨论记录

讨论要点

分歧点

共识点

议题1：项目进度同步

1.专员：当前完成60%，设计稿延迟3天；2.经理：需协调设计部加急

设计部人力不足，需优先保障A项目

1.设计部增派工程师协助，3天内完成设计稿；2.专员同步推进前端开发，等待设计稿

议题2：预算调整申请

1.经理：市场推广费用超支，申请追加5