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质量管理体系检查清单及自评表（通用工具模板）

一、工具概述

本工具旨在帮助组织系统化开展质量管理体系（QMS）的内部检查与自我评估，通过标准化流程识别体系运行中的薄弱环节，推动持续改进。适用于各类企业、事业单位的质量管理体系日常监督、内部审核、管理评审及第三方认证准备等场景，可依据ISO9001标准或组织自定义体系架构进行调整。

二、适用范围与应用场景

（一）核心应用场景

体系日常监督：定期检查体系文件执行情况，保证质量方针、目标落地，预防潜在风险。

内部审核准备：为内部审核提供结构化检查框架，覆盖体系全部要素，保证审核全面性。

第三方认证迎审：对照认证标准预检查，提前整改不符合项，提升认证通过率。

管理评审输入：通过自评结果收集体系运行数据，为管理评审提供客观依据，支撑决策优化。

问题整改跟踪：针对已发觉的不符合项，规范整改流程，验证措施有效性，实现闭环管理。

（二）适用对象

质量管理部门人员

内部审核员

各部门质量负责人

管理层（用于评审体系绩效）

三、使用流程与操作指南

（一）阶段一：检查准备（1-3个工作日）

目标：明确检查范围、依据及分工，保证检查有序开展。

1.确定检查依据

收集质量管理体系相关文件，包括：

质量手册、程序文件、作业指导书等体系文件；

ISO9001标准（或其他适用标准，如IATF16949、ISO13485等）；

国家/行业法律法规（如《产品质量法》《食品安全法》等）；

客户要求及组织内部质量目标。

2.组建检查团队

指定检查组长（建议由质量管理部门负责人或资深内审员担任*），负责统筹检查进度及报告审核；

根据检查范围确定组员（如生产、采购、人力资源等模块负责人），保证覆盖所有相关领域；

明确分工：可按部门、过程或体系要素划分（如“设计开发过程检查组”“文件管理检查组”）。

3.制定检查计划

内容包括：检查目的、范围、时间、参与人员、检查依据、方法及输出要求；

示例：若检查生产过程，需明确“2024年X月X日-10日，覆盖车间A/B/C，采用文件查阅+现场观察+员工访谈方式，输出《检查问题清单》及《自评表》”。

4.通知相关方

提前3-5个工作日向被检查部门发出《检查通知》，明确检查安排及需配合事项（如准备文件、安排人员访谈等）。

（二）阶段二：现场检查（3-7个工作日）

目标：通过多维度验证，收集体系运行客观证据，识别不符合项。

1.首次会议

参与人员：检查组、被检查部门负责人及相关接口人员；

内容：说明检查目的、范围、流程及保密要求，解答被检查方疑问。

2.实施检查

方法组合：

文件查阅：抽查体系文件（如质量记录、检验报告、培训记录）的完整性、有效性及合规性；

现场观察：验证实际操作是否符合文件要求（如设备点检流程、作业指导书执行情况）；

人员访谈：询问员工对质量职责、流程及应急措施的理解（如“请描述不合格品的处理流程”）；

追溯验证：对关键过程进行正向（从输入到输出）或反向（从结果到原因）追溯。

3.记录检查发觉

使用《检查问题清单》（见模板1）实时记录，内容包括：

检查地点/文件编号；

不符合事实描述（具体到时间、岗位、行为，避免模糊表述如“部分记录不规范”）；

依据的体系文件条款/标准条款；

不符合类型（如“文件缺失”“操作未按流程执行”“记录未签字”等）。

（三）阶段三：自评打分（1-2个工作日）

目标：量化评价体系运行绩效，识别优势与改进空间。

1.确定自评维度与评分标准

依据体系要素划分自评维度（如“管理职责”“资源管理”“过程运行”“绩效分析与改进”等）；

制定5级评分标准（示例）：

分值

等级

定义描述

5

优秀

体系完全有效，超出预期目标

4|良好|体系运行有效，偶有小偏差不影响目标|

3|合格|体系基本满足要求，存在需改进项|

2|待改进|体系存在明显缺陷，影响部分目标达成|

1|不合格|体系失效，严重违反要求|

2.汇总评分与分析

检查组依据《自评表》（见模板2）对各维度独立打分，取平均值作为最终得分；

对得分低于3分的维度，需重点分析根本原因（如“资源不足”“培训不到位”“流程设计缺陷”）。

（四）阶段四：问题整改与验证（5-10个工作日）

目标：保证不符合项有效整改，阻断问题重复发生。

1.编制整改计划

检查组向责任部门发出《整改通知单》，明确：

不符合事实；

整改措施（需具体到行动项，如“修订《设备操作规程》，增加点频次要求”）；

责任人及完成时限（一般不超过15个工作日）。

2.实施整改

责任部门按计划落实整改，必要时可申请资源支持（如调整预算、增加培训）；

整改过程需保留记录（如修订后的文件、培训签到表、整改照片等）。

3.验证关闭

检查组对整改结果进行现场验证，确认：

不符合项已消除；

措施有