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会议纪要记录表及重点跟进事项分类标记工具指南
一、适用场景：哪些会议需要这份工具？
在各类协作场景中，会议是推动工作落地的重要环节，但传统会议纪要常存在“重点模糊、责任不清、跟进困难”等问题。本工具特别适用于以下需要明确任务分工、跟踪进度节点的会议场景：
项目例会：同步项目进展、解决跨部门协作障碍，需明确各任务的负责人、时间节点及优先级；
部门周/月度会：总结阶段性工作、规划后续任务，需分类标记重点事项，避免遗漏关键动作；
问题专项会：针对具体问题（如客户投诉、流程卡点）讨论解决方案，需跟踪解决措施的执行情况；
跨部门协调会：涉及多角色参与的决策会议，需明确接口人、配合部门及交付成果，避免责任推诿。
二、使用指南：从会议前到会议后的完整流程
（一）会前准备：让会议更有方向
明确会议目标：主持人需提前与核心参会人确认会议核心议题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户反馈的功能问题”），避免讨论发散。
收集背景材料：将议题相关的数据、文档（如项目进度表、问题清单）提前1天发给参会人，保证所有人同步基础信息。
准备模板工具：提前打印或打开电子版《会议纪要及重点跟进事项记录表》（模板见第三部分），记录人熟悉表格结构，明确需记录的关键字段（如议题、决议、负责人、分类标记）。
（二）会中记录：抓住核心信息，避免遗漏
记录“讨论要点”而非“原话”：针对每个议题，记录核心观点、分歧点及最终结论，避免逐字逐句记录导致信息冗余。例如：“议题：功能开发优先级→讨论：技术部认为需优先修复Bug（影响用户体验），产品部建议同步开发新功能（满足客户需求）→结论：本周内完成Bug修复，下月初启动新功能开发”。
区分“决议”与“待办”：决议是会议达成的共识（如“确定采用A方案”），待办是需后续执行的具体动作（如“技术部*本周五前提交A方案的技术文档”），需在表格中分开记录。
实时标记重点跟进事项：对涉及具体执行人、时间节点的待办事项，当场在“重点跟进事项”栏标记分类（分类标准见第三部分表格说明），保证“重点”即时凸显。
（三）会后整理：1小时内完成纪要初稿
补全会议基本信息：填写会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息，保证纪要可追溯。
梳理议题与决议：按会议议程顺序整理议题，合并重复讨论内容，保证每个议题对应1-2个清晰结论，避免模棱两可的表述（如“尽快推进”改为“6月30日前完成方案评审”）。
细化跟进事项：对会中标记的重点跟进事项，补充“事项描述”（明确做什么）、“负责人”（具体到人，用“”代替，如“张”“李*”）、“计划完成时间”（精确到日，避免“下周”“月底”等模糊表述）、“当前状态”（默认“未开始”，根据实际情况填写“进行中”“已完成”“延期”）。
（四）分发与跟踪：保证事项落地
及时分发纪要：会议结束后2小时内，将整理好的纪要通过邮件或即时通讯工具发送给所有参会人，抄送相关领导，并附上“请确认是否有遗漏，如有异议2小时内反馈”的说明。
建立跟踪机制：指定专人（通常为记录人或会议主持人）每周更新重点跟进事项的“当前状态”，在下次会议开始前5分钟同步“未完成事项清单”，形成“会议-纪要-跟踪-闭环”的管理闭环。
三、模板示例：会议纪要及重点跟进事项记录表
（一）会议基本信息
会议名称
项目周例会
会议时间
2024年X月X日14:00-15:30
会议地点
3楼会议室A
主持人
王*
记录人
刘*
参会人员
张、李、赵、陈
缺席人员及原因
无
分发范围
全体参会人、项目总监
（二）会议议题与决议纪要
序号
议题
讨论要点
决议/结论
1
Q3产品上线进度同步
技术部：后端接口开发完成80%，测试部发觉3个关键Bug；产品部：新增2个客户需求需评估优先级。
①技术部6月15日前修复所有关键Bug，测试部同步回归测试；②产品部6月10日前输出需求优先级评估报告，下周会议决策是否纳入本期上线。
2
市场部推广方案争议
线上推广组建议侧重短视频平台，线下组建议增加地推活动，预算分配存在分歧。
采用“线上为主+线下试点”组合方案：线上推广占比70%（预算21万），线下试点占比30%（预算9万），市场部*6月12日前细化试点方案。
（三）重点跟进事项分类标记表
事项描述
分类标记
负责人
计划完成时间
当前状态
备注（如所需支持、风险等）
修复Q3产品关键Bug
【紧急重要】
张*
2024-06-15
进行中
需测试部每日同步Bug修复进度
输出需求优先级评估报告
【重要不紧急】
李*
2024-06-10
未开始
需客户成功部提供客户需求原始数据
细化线下推广试点方案
【重要不紧急】
陈*
2024-06-12
未开始
预算需财务部审核，提前3天提交申请
同步地推活动供应商资源
【紧急不重要】
赵*
2024-06
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