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行业通用采购申请与审批流程标准化工具

一、工具适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购管理，旨在通过标准化流程规范采购行为、提高审批效率、控制采购成本。具体应用场景包括：

（一）日常运营物资采购

如办公用品、生产辅料、劳保用品、后勤耗材等常规性、重复性物资的采购申请，适用于行政部、生产部、后勤部等部门的常态化需求。

（二）项目专项采购

如新建项目所需设备、原材料、技术服务等，适用于项目部、研发部等部门基于特定项目目标的采购需求，需关联项目预算与进度计划。

（三）紧急临时采购

如设备突发故障需立即更换的备件、生产急需的短缺物料等，适用于需快速响应的突发情况，需启动紧急审批通道。

（四）服务类采购

如咨询外包、维修服务、清洁服务、广告宣传等非物资类采购，适用于行政部、市场部等部门对服务的采购需求，需明确服务标准与验收要求。

二、标准化操作流程详解

采购申请与审批流程需遵循“需求导向、预算管控、分级审批、全程留痕”原则，具体分为以下6个步骤：

步骤1：采购需求发起与申请表填写

责任主体：采购需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）

操作内容：

确认采购需求：申请人根据部门业务计划或项目需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、技术参数（如适用）、期望交付时间等核心信息。

填写《采购申请审批表》（模板见第三节）：需完整填写表内“基础信息”“采购详情”“预算信息”等模块，并附相关支撑材料，如：

大额采购（如单笔超5万元）：需提供至少2家供应商的报价单或市场调研报告；

项目采购：需附项目立项批复文件及预算明细；

服务采购：需附服务需求说明书（含服务标准、验收指标）。

提交初稿：将填写完整的申请表及支撑材料提交至部门负责人审核。

输出成果：《采购申请审批表》（初稿）+支撑材料电子版/纸质版。

步骤2：部门负责人初审

责任主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划、项目进度要求，是否存在冗余或替代方案（如现有物资是否可调配、是否可租赁而非购买）。

审核预算匹配性：核对采购预算是否在部门年度/季度预算额度内，超预算需求需提前说明资金来源（如追加预算申请）。

审核材料完整性：检查申请表及支撑材料是否齐全、数据是否准确（如数量、金额、规格型号）。

给出初审意见：通过则在“部门负责人审核”栏签字确认；不通过则注明原因并退回申请人修改。

输出成果：初审通过的《采购申请审批表》（需部门负责人签字）。

步骤3：采购部门复核（预算与需求合理性）

责任主体：采购部门专员（如采购主管、采购专员）

操作内容：

预算复核：对照财务部门提供的预算台账，确认采购金额是否在预算范围内，跨部门预算采购需协调用款部门签字确认。

需求复核：

物资类采购：核查技术参数是否明确、数量是否合理，必要时与申请人沟通优化需求（如标准化规格以降低成本）；

服务类采购：审核服务需求说明书是否符合单位采购规范，是否需公开招标或竞争性谈判。

市场行情初步调研：对常规采购，核查历史采购价格或当前市场均价，判断预估单价是否合理；对大额/复杂采购，启动供应商寻源流程。

给出复核意见：通过则签字确认并流转至下一审批环节；不通过则注明问题（如“超预算未提供说明”“技术参数模糊”）并退回需求部门。

输出成果：复核通过的《采购申请审批表》（需采购部门签字）。

步骤4：分级审批（根据采购金额与类型）

根据采购金额、风险等级及单位授权体系，实行分级审批，具体标准参考如下（单位可根据自身规模调整阈值）：

审批层级

适用条件（满足其一即可）

审批责任人

部门级审批

金额≤5000元；常规办公用品、劳保用品等低价值物资

需求部门负责人

分管副总审批

5000元＜金额≤5万元；非生产性物资、服务类采购

分管业务/行政的副总经理

总经理审批

5万元＜金额≤20万元；生产性关键物料、大型设备采购

总经理

董事会/决策委员会审批

＞20万元；重大固定资产采购、战略服务合作等高风险事项

董事会/决策委员会主任

操作内容：

审批人根据采购申请表、复核意见及支撑材料，重点审批：

采购必要性是否符合单位战略或业务目标；

采购方式是否合规（如是否需招标、询价）；

金额是否在授权范围内，资金来源是否落实。

给出审批意见：同意则签字确认；不同意则注明原因并退回采购部门（如“建议重新招标”“需求不明确需补充说明”）。

输出成果：最终审批通过的《采购申请审批表》（需各级审批责任人签字）。

步骤5：采购任务执行与跟踪

责任主体：采购部门专员

操作内容：

确定采购方式：根据审批结果及单位采购制度，选择合适的采购方式，如：

5000元以下：询价采购（至少获取2家供应商报价）；

5000-5万元：竞争性谈判或单一来源采购