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公文送达确认回执操作流程

一、总则

（一）目的依据

为规范公文送达行为，明确公文传递过程中的责任，确保公文及时、准确、安全送达，提高行政效率和工作质量，依据国家有关公文处理法规及本单位相关管理制度，特制定本操作流程。

（二）适用范围

本流程适用于本单位（及所属单位）在各类公务活动中，以正式行文方式发出的具有法定效力和规范体式的公文送达确认回执管理。涉密公文的送达确认，除遵守本流程外，还应严格执行国家及本单位有关保密规定。

（三）基本原则

公文送达确认回执管理应遵循及时、准确、规范、安全的原则，确保每一环节责任明确、有据可查。

二、操作流程

（一）公文发出与回执随附

1.发文单位处理：公文在完成审核、签发、用印等程序后，由发文部门负责公文的封装和发出工作。

2.回执单准备：发文部门应根据公文发送需要，随公文一同制备《公文送达确认回执单》（以下简称“回执单”）。回执单应包含但不限于以下要素：发文单位名称、文号、公文标题、送达单位名称、送达日期（由发文单位填写发出日期）、要求回执日期、签收栏（含签收单位公章、签收人、签收日期及具体时间）、备注等。

3.随附与说明：将回执单作为公文的组成部分一同送达接收单位，并可在公函正文末尾或另附便函中注明“请贵单位在收到本公文后，及时签署回执单并反馈我方”等类似提示语，以提醒接收单位重视。

（二）公文送达与回执签收

1.送达方式选择：根据公文紧急程度、涉密等级及送达距离等因素，选择合适的送达方式，如专人送达、机要交换、挂号信、EMS等可追踪的方式。对于重要或紧急公文，建议采用专人送达或可实时查询的快递方式。

2.接收单位签收：

*接收单位在收到公文及随附的回执单后，应由其指定的公文接收人员（通常为办公室或相关业务部门负责文书工作的人员）进行核对。核对内容包括：公文是否为本单位应接收件、公文份数、文号、标题是否清晰无误，回执单是否随附等。

*核对无误后，接收人员应在回执单的“签收栏”内清晰、准确地填写签收单位全称（并加盖单位公章或公文收发专用章）、签收人姓名（务必为本人亲笔签名或清晰打印姓名并加盖个人名章）、具体签收日期及时间（精确到小时，如：X年X月X日上/下午X时）。

*若发现公文存在破损、份数不符或并非本单位应接收等情况，接收人员应在回执单上注明具体情况，或与送达人员当面确认并另作记录，同时及时向本单位负责人汇报。

（三）回执单的返回

1.返回时限：接收单位应在收到公文后的一个工作日内（或回执单上要求的期限内），将签署完毕的回执单按照发文单位指定的方式和地址返回。

2.返回方式：返回回执单的方式应确保安全、及时。一般情况下，可随接收单位的回复公文一同返回，或单独通过机要交换、挂号信、EMS等方式寄回，也可在双方约定的情况下通过传真或扫描件（需确保清晰可辨）先行发送，原件随后寄送。对于专人送达的公文，回执单通常由送达人员当场带回。

3.信息核对：在返回回执单前，接收单位应对填写内容再次进行核对，确保信息准确无误，避免因填写错误导致发文单位无法确认。

（四）回执单的接收与核对

1.发文单位接收：发文单位应指定专人负责接收和核对返回的回执单。

2.内容核对：收到回执单后，核对人员应仔细检查回执单上的签收单位、公章、签收人、签收日期及时间是否清晰、完整、符合要求。重点核对签收日期是否在合理期限内。

3.问题处理：如发现回执单填写不规范、信息不全或逾期未收到回执单的情况，发文单位应及时与接收单位进行联系核实，查明原因，并督促其尽快补正或重新提交。必要时，可将此情况记录在案。

（五）归档管理

1.整理：经核对无误的回执单，应由发文单位的公文管理人员与对应的发文底稿、发文登记薄等材料一并整理。

2.归档：按照本单位公文档案管理规定的要求，将整理好的回执单及相关材料及时进行归档保存。归档时应确保回执单与对应公文的关联性，以便日后查阅。

三、责任与监督

1.发文单位责任：发文单位对公文发出的规范性、回执单随附的完整性以及督促回执单及时返回负有主要责任。

2.接收单位责任：接收单位对公文的及时签收、回执单填写的准确性和完整性以及按规定时限返回回执单负有主要责任。

3.监督检查：单位办公室（或档案管理部门）应定期或不定期对本单位公文送达确认回执制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改，确保本流程得到有效落实。

四、附则

1.本流程未尽事宜，参照国家及本单位有关公文处理的规定执行。

2.各部门可根据本流程，结合自身实际情况制定具体的实施细则。

3.本流程由本单位办公室（或指定部门）负责解释。

4.本流程自发布之日起施行。