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合同审批流程及执行跟踪管理工具

一、工具概述与适用范围

本工具旨在为企业合同管理提供标准化、全流程的审批与执行跟踪方案，解决合同审批环节冗长、执行进度不透明、责任主体不清晰等痛点。适用于中小企业或大型集团内部涉及合同管理的法务、行政、业务、财务等跨部门协作场景，覆盖合同从起草、审批、签署到执行、变更、归档的全生命周期管理。特别适合需要规范化合同管理流程、降低合规风险、提升合同履约效率的企业使用。

二、详细操作步骤指南

（一）合同起草与发起

操作主体：业务部门经办人（如销售经理采购专员*等）

操作内容：

明确合同需求：根据业务场景（如采购、销售、服务合作等），确定合同类型、核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等），并收集合作方主体资格资料（如营业执照、资质证明等）。

选择模板：从企业合同模板库中调用对应类型的标准模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），保证模板符合行业规范及公司内部要求。

起草合同文本：填写合同具体内容，重点核对关键信息（如双方名称、统一社会信用代码、金额大小写、日期等）的准确性，附件（如技术协议、报价单）需与主合同保持一致。

发起审批流程：通过企业OA系统或指定审批工具，合同文本及附件，填写《合同审批发起表》（含合同名称、对方单位、金额、关键条款摘要、经办人等信息），提交至部门负责人审核。

（二）部门内部审核

操作主体：业务部门负责人（如销售总监采购部经理）

审核要点：

业务合规性：合同内容是否符合公司业务规划，是否超出部门授权权限，合作方选择是否符合供应商/客户管理制度。

条款合理性：价格、履行期限、交付标准等业务条款是否与前期沟通一致，是否存在对公司不利的模糊表述。

资料完整性：合同文本、附件、合作方资质资料是否齐全，关键信息（如签字盖章页）是否规范。

操作结果：审核通过后流转至下一环节；驳回时需注明具体原因，经办人修改后重新发起。

（三）跨部门协同审批

操作主体：法务部、财务部、分管领导（根据合同金额及重要性确定审批层级）

审核要点：

法务部审核（合同金额≥5万元或涉及重大权益时）：

合同条款是否合法合规，是否存在法律风险（如违约责任不明确、争议解决方式约定不清等）；

主体资格是否有效（如合作方是否为存续企业，是否超越经营范围）；

知识产权、保密条款等特殊约定是否符合公司制度。

财务部审核：

合同金额是否符合预算，付款方式、节点是否与财务流程匹配；

开票信息、税务条款是否规范，是否存在资金支付风险。

分管领导审批：

综合业务、法务、财务意见，对合同整体可行性进行审批，重点把控重大合同的战略合规性。

操作结果：各部门均通过后进入最终审批环节；任一部门驳回需反馈修改意见，经办人调整后重新流转。

（四）最终审批与签署

操作主体：总经理/授权负责人（根据公司《合同管理办法》确定审批权限）

审批要点：

合同金额是否超过总经理授权权限（如超过需提交董事会审议）；

合同内容是否符合公司整体利益，是否存在重大争议点。

签署流程：

审批通过后，由法务部或经办人加盖公司合同专用章（或公章），保证“骑缝章”齐全；

按约定与合作方签署合同，要求对方提供签字盖章原件，合作方法定代表人或授权代理人签字需附授权委托书；

签署完成后，将合同原件扫描存档，并在1个工作日内将纸质版移交至档案管理部门。

（五）合同执行与跟踪

操作主体：业务经办人、部门负责人、法务部

跟踪维度：

关键节点跟踪：建立《合同执行跟踪表》，明确合同履行关键节点（如交付日期、验收时间、付款节点），责任到人（如“产品交付由业务代表负责，验收由质检部负责”）。

进度更新：业务经办人每周更新节点执行情况，如“延迟交付需说明原因（如供应商生产延误），并制定赶工计划”。

异常处理：若出现对方违约（如逾期交付、质量不达标），经办人需第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告），提交法务部评估是否发函催告或追究违约责任。

（六）变更与续签管理

适用场景：合同履行过程中需变更条款（如金额、履行期限），或合同到期需续签。

操作流程：

变更申请：由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对双方的影响，附双方协商一致的补充协议草案。

重新审批：变更申请需按原审批流程重新审核（重大变更需经更高层级审批），保证变更内容合法合规。

签署与归档：审批通过后签署补充协议，与原合同一并归档；续签合同参照新合同审批流程执行。

（七）归档与复盘

操作主体：档案管理部门、法务部、业务部门

归档要求：

合同归档资料包括：合同审批全流程记录（含各节点意见表）、合同文本及附件、签署页、变更/补充协议、履行过程中的关键文件（如验收单、付款凭证）。

按合同编号、类型分类存放，电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

复盘机制：

合同履行结束后，业务部门需组织复盘，分析合同执行中的问