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人事档案管理规范及注意事项

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要载体，是组织人事工作不可或缺的基础性资料。科学规范地管理人事档案，对于维护人事管理秩序、保障员工合法权益、促进组织健康发展具有至关重要的意义。本文将从管理规范与注意事项两个维度，系统阐述人事档案管理的核心要点。

一、人事档案管理规范

（一）总则

人事档案管理工作必须遵循党和国家有关档案工作的方针政策与法律法规，坚持实事求是、客观公正的原则，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可用性。档案管理人员应具备高度的政治责任感和专业素养，严格遵守保密纪律，恪尽职守。

（二）档案的建立与接收

1.建档对象：凡与用人单位建立劳动关系的员工，均应建立人事档案。对于新录用、调入的员工，档案管理部门应及时接收其档案材料。

2.材料收集：建档材料应包括但不限于：履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位专业技术职务职业资格材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇出国审批材料、其他有参考价值的材料等。材料收集应及时、准确、全面。

3.材料审核：接收或收集的档案材料必须认真审核，确保材料真实、完整、手续齐全、符合归档要求。对不符合要求的材料，应及时退回形成单位或个人补充完善。

4.建立档案：审核无误的材料，应按照《干部档案整理工作细则》等规定进行分类、排序、编目、装订，建立规范的人事档案。

（三）档案的日常管理

1.档案保管：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案柜应坚固耐用，便于查阅。

2.材料归档：员工在工作期间形成的应归档材料，档案管理部门应及时收集、鉴别、整理后归入本人档案。归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

3.档案存放：档案应按照一定的顺序（如姓氏笔画、档案编号等）有序存放，便于查找。建立档案台账，定期核对，确保账物相符。

4.库房管理：严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

（四）档案的查阅与借阅

1.查阅权限：查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。因工作需要查阅干部档案，须由所在单位（部门）提出申请，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅本人档案须经档案管理部门负责人批准。公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经档案管理部门主管领导批准。

2.查阅要求：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅后，应及时归还，档案管理人员要认真核对。

3.借阅规定：档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况（如政审、考察等）需要借阅档案的，须经档案管理部门主管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借阅期限一般不超过规定时限，逾期须办理续借手续。

4.复制与摘录：查阅者如需复制或摘录档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案管理部门证明章。

（五）档案的转递

1.转递时机：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因离开原单位，档案管理部门应在一个月内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。

2.转递方式：档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，档案管理人员应对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确。

3.转递手续：转递档案须填写《干部档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。确保档案“不走失、不延误、不损坏”。

（六）档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定：对于已故人员的档案，按照国家有关规定进行鉴定。具有永久保存价值的，移交档案馆保存；具有定期保存价值的，按规定期限保存后销毁。

2.销毁程序：销毁档案必须严格按照规定的程序进行，由档案管理部门提出销毁意见，报单位主管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

二、人事档案管理注意事项

（一）强化责任意识，确保档案真实准确

档案管理人员要充分认识人事档案的重要性，以高度的责任心对待每一份档案材料。在材料收集、审核、归档等各个环节，都要仔细核对，确保材料的真实性、准确性和有效性。对于存疑的材料，要及时核实，杜绝虚假材料进入档案。

（二）注重细节管理，保障档案完整