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企事业单位档案管理制度及借阅流程

档案作为企事业单位各项活动的历史记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和发展的重要依据与凭证。为规范档案管理工作，确保档案的完整、安全、保密与有效利用，特制定本制度及借阅流程。本制度旨在明确档案管理职责，规范操作行为，提升档案管理科学化、规范化水平，为单位决策与发展提供有力支持。

一、档案管理制度

（一）总则

1.管理宗旨：档案管理工作遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、依法利用的原则，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性。

2.适用范围：本制度适用于单位内部各类档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。全体员工均有保护档案的义务。

3.管理机构与职责：单位综合管理部门（或指定专门档案管理部门）为档案管理的职能部门，负责统筹、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门档案的初步收集、整理和移交。档案管理人员须忠于职守，熟悉业务，严格遵守保密纪律。

（二）档案的收集与整理

1.档案收集：各部门在工作中形成的具有保存价值的各类文件材料（包括纸质、电子、声像、实物等），均应及时、完整地收集。档案形成部门应指定人员负责本部门应归档文件材料的积累、整理和向档案管理部门移交。

2.档案整理：归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行科学分类、系统排列、编号、编目和装订。整理过程中应保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法可参照国家或行业相关档案管理规范执行。

（三）档案的保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.日常管理：档案库房应保持整洁有序，档案柜（架）排列规范。建立档案库房管理制度，严格执行入库登记制度。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

3.安全保密：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格控制接触范围。档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。

4.档案保管期限：根据档案的价值确定保管期限，分为永久、长期和短期。定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

（四）档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定：成立档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定，结合单位实际，确定档案的存毁。

2.档案销毁：对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

（五）责任追究

对于在档案管理工作中玩忽职守、违反制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、行政处分直至追究法律责任。

二、档案借阅流程

为规范档案利用行为，提高档案利用效率，保障档案安全，特制定本借阅流程。

（一）借阅条件与范围

1.单位内部工作人员因工作需要，可按规定借阅相关档案。

2.外部单位或人员因特殊情况确需查阅本单位档案的，须持单位介绍信及有效身份证件，经单位分管领导批准后方可查阅，原则上不得带出阅档室。

3.涉密档案的借阅，须严格按照保密规定执行，经单位主要领导批准。

（二）借阅程序

1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号（如有）、借阅目的、借阅期限及所需份数。

2.审批：《档案借阅申请表》须经借阅人所在部门负责人签字同意。借阅重要或涉密档案，须报请单位分管领导或主要领导审批。

3.借阅：档案管理人员对审批手续齐全的借阅申请进行核对，确认无误后，将档案交予借阅人。借阅人应核对档案数量及状况，并在借阅登记册上签字。

（三）借阅期限与归还

1.档案借阅期限一般不超过规定工作日，确因工作需要延长借阅期限的，借阅人应在到期前向档案管理部门申请续借，经批准后方可续借，续借次数一般不超过一次。

2.借阅人应按期归还所借档案。归还时，档案管理人员应对档案进行检查核对，确认无误后，在借阅登记册上注明归还日期并签字。

（四）借阅档案的利用要求

1.借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得污损、折叠、撕毁档案。

2.借阅档案一般不得带出阅档室。确因工作需要带出的，须经单位分管领导批准，并严格遵守保密规定和档案管理要求。

3.查阅档案时，如需摘录、复制，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制，须按保密规定执行。

4.严禁将档案转借他人或带回家中、公共场所。

5.借阅档案涉及的商业秘密、工作秘密和个人隐私，借阅人负有保密义务。

（五）档案的归还与处置

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