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财务管理系统操作规范手册

前言

为规范财务管理系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保财务数据的准确性、完整性、安全性及合规性，提高财务工作效率与管理水平，特制定本手册。本手册旨在为系统操作人员提供清晰、准确的操作指引，适用于公司所有授权使用该系统的财务及相关业务人员。

本手册将随着系统功能的升级及公司业务的发展进行定期修订与完善。所有操作人员在使用系统前，均应仔细阅读并严格遵守本手册中的各项规定。如有疑问或发现手册内容与实际操作不符，请及时向财务部反馈。

一、基本原则

1.1数据真实性与准确性原则

1.2操作授权与职责分离原则

系统操作实行严格的用户授权管理。每位操作人员应使用自己的专属账号登录系统，并对其账号下的所有操作行为负责。不同岗位的操作人员应根据其职责获得相应的操作权限，关键岗位职责（如制单与审核）应严格分离，形成相互监督与制约机制。

1.3安全保密原则

操作人员应妥善保管个人账号密码，不得转借、泄露给他人，亦不得使用他人账号进行操作。严禁将系统敏感信息（包括但不限于财务数据、账号信息、业务数据）泄露给未经授权的第三方。离开工作岗位时，应及时退出系统。

1.4及时性原则

各项经济业务应在规定时限内及时在系统中进行处理，避免因延迟操作影响财务信息的时效性，确保财务数据能够及时反映公司的财务状况和经营成果。

1.5合规性原则

系统操作必须遵守国家财经法律法规、公司财务管理制度及相关业务流程规定。任何操作均不得违反会计准则及内部财务控制要求。

二、系统操作环境与初始准备

2.1操作环境要求

操作人员应确保使用符合系统运行要求的计算机设备，安装指定的操作系统及浏览器版本。保持计算机运行环境的清洁与安全，定期进行病毒查杀及系统维护。

2.2网络环境要求

系统操作需在公司指定的安全网络环境下进行。操作人员应确保网络连接稳定，避免在公共或不安全网络环境中登录系统，以防数据泄露或遭受网络攻击。

2.3用户账户管理

2.3.2用户密码应设置为包含数字、字母及特殊符号的复杂组合，长度不低于规定要求，并定期（建议每季度）更换。避免使用与个人信息相关或过于简单的密码。

三、系统界面与基础操作

3.1系统登录与退出

3.1.1打开指定浏览器，输入系统官方网址，进入系统登录界面。

3.1.2输入用户名及密码，完成身份验证后登录系统。如启用双因素认证，需按提示完成额外验证步骤。

3.1.3登录后，系统将自动跳转至操作主界面。操作人员应确认登录信息（如用户名、登录时间）是否正确。

3.1.4完成操作或离开岗位前，务必通过系统菜单中的“安全退出”功能退出系统，严禁直接关闭浏览器窗口。

3.2主界面布局

系统主界面通常包含菜单栏、工具栏、功能模块区、数据显示区及状态栏等部分。操作人员应熟悉各区域的功能划分，以便快速定位所需操作。

3.3常用基础操作

3.3.1导航与菜单：通过顶部或侧边菜单栏选择所需功能模块。部分常用功能可能在工具栏设有快捷按钮。

3.3.2数据查询：在各功能模块中，可通过设置查询条件（如日期范围、凭证号、科目代码等）检索相关数据。查询条件应尽量精确，以提高查询效率。

3.3.3数据录入：在指定的数据录入界面，根据界面提示及原始凭证信息，在相应字段中准确录入数据。注意字段格式要求（如日期格式、金额精度）。

3.3.5打印与导出：系统支持将查询结果或报表进行打印或导出（如导出为Excel、PDF格式）。导出数据应妥善保管，用于非公开用途时需注意保密。

四、日常业务处理

4.1凭证处理

4.1.1凭证录入

操作人员应根据审核无误的原始凭证，在系统中选择“凭证录入”功能，准确填写凭证日期、凭证类型、附件数量、摘要、会计科目、借贷方金额等信息。

摘要应简明扼要，清晰反映经济业务内容。

会计科目应根据业务性质及公司会计制度规定准确选择，确保核算口径一致。

借贷方金额必须平衡，且与原始凭证金额一致。

涉及外币业务的，应正确选择币种及汇率。

录入完成后，应执行“保存”操作，并进行初步自检。

4.1.2凭证审核

凭证录入完成后，需由具有审核权限的人员进行审核。审核人员应依据原始凭证，对凭证的合法性、合规性、完整性及准确性进行全面检查。

审核通过的凭证，系统将标记为“已审核”状态，方可进行后续记账处理。

审核人员对其审核意见负责。

4.1.3凭证记账与反记账

经审核通过的凭证，由指定人员执行“记账”操作。系统将根据凭证信息自动更新相关账户余额。

原则上，已记账凭证不得随意反记账。如确因特殊原因需要调整，需提交书面申请，经财务负责人批准后，由系统管理员或指定授权人员在特定权限下执行反记账操作，并详细记录操作原因及过程。

4.1.4凭证查询与打印

操作人员可通过“凭证查询”功能，按多种条件组合查询已录入、已